E-Book (Kesekretarisan)

Sheddy N. Tjandra, dkk

KESEKRETARISAN

JILID 1

SMK

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah

Departemen Pendidikan Nasional

Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional

Dilindungi Undang-undang

KESEKRETARISAN

JILID 1

Untuk SMK

Penulis Utama : Sheddy N. Tjandra

May Yulianingsih

Dear Liana

Ukuran Buku : 17,6 x 25 cm

Diterbitkan oleh

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah

Departemen Pendidikan Nasional

Tahun 2008

TJA TJANDRA, Sheddy N.

k Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK /oleh Sheddy N. Tjandra,

May Yulianingsih, Dear Liana ---- Jakarta : Direktorat Pembinaan

Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen

Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan

Nasional, 2008.

vii. 194 hlm

Daftar Pustaka : A1-A3

ISBN : 978-602-8320-37-5

978-602-8320-38-2

KATA SAMBUTAN

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan

karunia Nya, Pemerintah, dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah

Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar

dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, telah melaksanakan

kegiatan penulisan buku kejuruan sebagai bentuk dari kegiatan

pembelian hak cipta buku teks pelajaran kejuruan bagi siswa SMK.

Karena buku-buku pelajaran kejuruan sangat sulit di dapatkan di pasaran.

Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar

Nasional Pendidikan sebagai buku teks pelajaran untuk SMK dan telah

dinyatakan memenuhi syarat kelayakan untuk digunakan dalam proses

pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 45

Tahun 2008 tanggal 15 Agustus 2008.

Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada

seluruh penulis yang telah berkenan mengalihkan hak cipta karyanya

kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk digunakan secara luas

oleh para pendidik dan peserta didik SMK.

Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada

Departemen Pendidikan Nasional ini, dapat diunduh (download),

digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh masyarakat.

Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannya

harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan

ditayangkan soft copy ini diharapkan akan lebih memudahkan bagi

masyarakat khsusnya para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh

Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri untuk

mengakses dan memanfaatkannya sebagai sumber belajar.

Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Kepada

para peserta didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat

memanfaatkan buku ini sebaik-baiknya. Kami menyadari bahwa buku ini

masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan kritik

sangat kami harapkan.

Jakarta, 17 Agustus 2008

Direktur Pembinaan SMK

Kata Pengantar

Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Mahakuasa yang telah

melimpahkan pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga

kami dapat menyelesaikan penulisan buku kejuruan ini.

Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal

Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan

Nasional yang telah mempercayakan penulisan buku kepada tim kami.

Tim penulis buku ini terdiri dari dosen Universitas Indonesia, Dr.

Sheddy N. Tjandra, M.A. (Ketua Tim dan Penanggung Jawab), dengan

anggota Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum., dan guru Sekolah Menengah

Kejuruan yang berasal dari kota Depok, May Yulianingsih, S.Pd. (SMK

Prisma), Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD), Ir. Royhan Benasetya (SMK

Prisma), Meirianti, S.Pd. (SMK Fajar), dan Dewi Achniasari, A.Md. (SMK

Prisma). Penulisan buku juga dibantu oleh Dra. Devi Puspitasari, M.Pd.

(SMK N 25 Jakarta) dan Dra. Sri Swarna (SMK YPPD Depok).

Pemeriksaan naskah buku dilakukan oleh editor Dra. Siti Aisyah, M.M.

dari ASMI Jakarta.

Selain ini, kami juga ingin menyampaikan terima kasih sebesarbesarnya

kepada Bapak Kolonel Pur. Sabeni Kelly, Pimpinan Yayasan

SMK Prisma, Depok yang telah membantu melancarkan penulisan buku

dengan menyediakan fasilitas tempat dan lain-lain, dan kepada Ibu Dra.

Nanis Setyowati, M.Si., staf dari Direktorat Pembinaan Sekolah

Menengah Kejuruan yang banyak membantu tim dalam penyelesaian

penulisan buku.

Dr. Sheddy Nagara Tjandra, M.A.

iii

Tim penulis buku Kesekretarisan:

Ketua/Penanggungjawab : Dr. Sheddy N. Tjandra, M.A. (Universitas

Indonesia)

Anggota : May Yulianingsih, S.Pd. (SMK Prisma, Depok)

Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD, Depok)

Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma, Depok)

Meirianti, S.Pd. (SMK Fajar, Depok)

Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma, Depok)

Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum.

(Universitas Indonesia)

Editor : Dra. Siti Aisyah, M.M. (ASMI Jakarta

Daftar Isi

Kata Sambutan i

Kata pengantar ii

JILID 1

BAB 1

Pendahuluan 1

BAB 2

Organisasi dan Kantor 3

2.1. Pengertian Organisasi 5

2.2 Macam Oraganisasi 9

2.3. Kantor dan Manajemen 12

2.4. pekerjaan kantor 25

2.5. Smuber daya manusia 33

BAB 3

Saran Kantor 36

3.1. Peralatan Kantor 38

3.2. tata Ruang Kantor 94

3.3. Sarana Modern Untuk Pengolahan Informasi 102

BAB 4

Organisai Dalam Kantor 108

4.1. Asas-Asas Pkok Pengorganisasian 112

4.2. Bentuk-bentuk Organisasi 118

4.3. Komunikasi Dalam Organisasi Kantor 126

4.4. Klasifikasi Komunikasi 130

BAB 5

Perencanaan Kerja Kntor, Efisiensi Pekerjaan dan

Kerja Sama 139

5.1. Pengertian Perencanaan Kerja 141

5.2. Proses Perncanaan Kerja 143

5.3. Sifat, Fungsi dan Sumber Perencanaan 144

5.4. Jenis-jenis Perencanaan 147

5.5. Cara mendapatkan Persetujuan Rencana 152

5.6. Efisiensi pekerjaan kantor 153

5.7. Efisiensi Dalam Kantor 157

5.8. Perencanaan Kerja,efisiensi kerja dan Pekerjaan kantor 160

5.9 Kerja Sama 161

BAB 6

Tata Kerja, Sistem kerja, Hubungan Kerja dan

Kepemimpinana 164

6.1. Pengertian 166

6.2. Manfaat dan Asaz 167

6.3. Pengaturan Pokok 168

6.4. Prinsip-prinsip dan Penyusunan 169

6.5. Hubungan kerja dan Kepemimpinan 170

6.6. Kepemimpinan dan Kepengikutan 173

6.7. Hubungan Atasan dan Bawahan 173

BAB 7

Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja 176

7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja 177

7.2. Keamanan 187

Daftar Pustaka A1

Daftar Isi

Kata Sambutan i

Kata pengantar ii

JILID 2

BAB 8

Profesi Sekertaris, Manajer Kantor, dan

Pegawai Administrasi 195

8.1. Sekertaris 196

8.2. Tugas Manajer Kantor 207

8.3. Profesi Sebagai Pegawai Administrasi 209

8.4. Peranan Sekertaris 210

8.5. Pegawai Administrasi 213

BAB 9

Kompetensi Khusus dan Moral Sekertaris 218

9.1. Sepuluh Kompetensi 220

9.2. Nilai-nilai Moral Sekertaris 239

BAB 10

Empat Kemahiran Bahasa 242

10.1. Pandai Membaca dan Menulis 244

10.2. Pandai Mendengnarkan dan Berbicara 253

10.3. Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelpon dan

Menerima Tamu/Bertamu 260

10.4. Kemahiran Baca-tulis 263

10.5. Kemahiran Tulis Dalam Membuat Notula dan Laporan 266

10.6. Kemahiran Dengar dan Tulis Dalam Mencatat

Dikte Dengan Steno 268

BAB 11

Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 270

11.1. Pengetahuan dasar Kearsipan 272

11.2. Memilih Sistem kearsipan yang sesuai 283

11.3. Mengimplementasika Sistem Kearsipan 302

11.4. Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip

Dengan Menggunakan Media Komputer 334

BAB 12

Proses Transaksi Akuntansi 339

12.1. Dokumen-dokumen 341

12.2. Kas Kecil 353

12.3. Rekonsiliasi Bank 355

BAB 13

Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi 359

13.1. Keterampilan E-mail dan Faksimili 362

13.2. Keterampilan Bahasa Tulis SMS Ponsel 371

13.3. Keterampilan Korenspondensi Indonesia 380

13.4. Keterampilan Korenspondensi Luar Negeri 404

Daftar Pustaka A1

Bab I

Pendahuluan

Buku ini berjudul Kesekretarisan sehingga sepintas lalu seperti

buku ini yang membahas materi tentang sekretaris, tetapi sebenarnya

buku ini membahas materi administrasi perkantoran; sehingga materi

tentang profesi sekretaris hanya merupakan salah satu bagian.

Buku ini disusun berdasarkan kompetensi yang ditentukan sesuai

kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tahun 2004 untuk Bidang

Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi

Perkantoran. Ada 18 kompetensi di dalam kurikulum itu, yang kemudian

dijadikan sebagai titik tolak penulisan buku. Ke-18 kompetensi tersebut

adalah sebagai berikut:

1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

2. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan

kerja.

3. Berkomunikasi melalui telepon.

4. Menggunakan peralatan kantor.

5. Merencanakan dan melakukan pertemuan.

6. Melakukan prosedur administrasi.

7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.

8. Menjaga dan melindungi budaya kerja.

9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.

10. Menangani surat masuk dan keluar.

11. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin

integritas.

12. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah.

13. Menghasilkan dokumen sederhana.

14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.

15. Mengatur perjalanan bisnis.

16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.

17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi.

18. Memproses transaksi keuangan.

Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum,

buku ini membahas secara meluas materi-materi perkantoran yang

berkaitan dengan pekerjaan tiga jenis profesi: sekretaris, manajer kantor,

dan pegawai administrasi yang menjadi target buku ini. Materi-materi

tersebut adalah: kantor, organisasi, manajemen perkantoran, sarana

kantor, tata ruang kantor, pengorganisasian dalam kantor, perencanaan

kerja, efisiensi pekerjaan, efisiensi dalam kantor, tata kerja, sistem kerja,

hubungan kerja, kepemimpinan, kepengikutan, pengamanan,

keselamatan kerja, kesehatan kerja, profesi sekretaris, profesi manajer

kantor, profesi pegawai administrasi, kompetensi khusus sekretaris,

moral sekretaris, empat keterampilan bahasa yang harus dikuasa oleh

sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, kearsipan dan

pengarsipan yang juga harus dikuasai oleh ketiga profesi itu, akuntansi

dasar dan keuangan, dan keterampilan komunikasi dan korespondensi

dan sebagainya.

Khususnya bahasan yang berkaitan dengan materi

korespondensi, dalam buku ini, selain membahas korespondensi bahasa

Indonesia dan korespondensi bahasa Inggris; juga dibahas

korespondensi bahasa Jepang. Korespondensi bahasa Jepang dianggap

perlu untuk diajarkan mengingat bahwa korespondensi Jepang, akhirakhir

ini, pemakaiannya mempunyai frekuensi yang sangat tinggi. Hal

tersebut, ditandai sejalan dengan semakin berkembangnya hubungan

bisnis antara Indonesia dan Jepang. Sementara itu, bobot materi yang

diajarkan, diserahkan sepenuhnya kepada sekolah dan tenaga guru yang

ada di masing-masing sekolah.

Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum

dan isi materi, buku ini bertujuan mencetak tenaga lulusan yang nantinya

sanggup dipekerjakan sebagai: 1. Sekretaris, yaitu sekretaris organisasi

atau sekretaris kantor, atau sekretaris perorangan pimpina, atau

sekretaris pribadi tokoh masyarakat; 2. Manajer kantor, yaitu pimpinan

sebuah kantor administrasi baik pemerintah maupun swasta, kantor

lembaga pemerintah maupun kantor badan usaha swasta; 3. Pegawai

administrasi yaitu karyawan kantor yang menangani urusan administrasi

perkantoran, baik pemerintah maupun swasta.

Delapan belas kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum

tersebut, kemudian diramu menjadi materi pelajaran sebanyak 12 bab.

Bab I : Pendahuluan

Bab II : Organisasi dan Kantor

Bab III : Sarana Kantor

Bab IV : Organisasi Dalam Kantor

Bab V : Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan, dan Kerja

Sama.

Bab VI : Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan

Bab VII : Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan kerja

Bab VIII : Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi.

Bab IX : Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris

Bab X : Empat Kemahiran Bahasa

Bab XI : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

Bab XII : Proses Transaksi Akuntansi

Bab XIII : Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi.

Isi ringkas dari masing-masing bab beserta kompetensi kurikuler

diintegrasikan di dalamnya, kemudian dijabarkan melalui bab demi bab

sebagai berikut.

Bab II

Organisasi dan Kantor

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang kantor dan berbagai macam

organisasi tempat para siswa belajar setelah lulus, juga mengenai

pengetahuan kantor dan manajemen termasuk manajemen perkantoran,

kemudian pekerjaan kantor berikut relasinya dengan kolega dan

pelanggan, lalu fungsi-fungsi manajemen, pengetahuan tentang profesi

sekretaris kantor atau sekretaris organisasi dan kesekretariatan,

manajemen perkantoran dan manajernya, kemudian keterampilan

manajemen perkantoran dan keterampilan bekerja secara benar

sebagaimana mestinya.

Kompetensi Inti dari Bab II

1. Bekerja sama dengan

kolega dan pelanggan.

2. Mengikuti aturan kerja

sesuai dengan lingkungan

kerja.

3. Melakukan prosedur

administrasi.

4. Menjaga dan melindungi

budaya kerja.

Pengetahuan tentang kantor

dan organisasi,kemudian

pengetahuan kantor dan

manajemen, pekerjaan

berikut kolega dan

pelanggan, fungsi-fungsi

manajemen, profesi

sekretaris kantor, sekretaris

organisasi dan

kesekretariatan, manajemen

perkantoran dan manajernya,

penngetahuan serta

keterampilan bekerja sabagai

mana mestinya.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang kantor dan organisasi menumbuhkan

kesiapan siswa untuk bekerja, setelah lulus sekaligus

membentuk kompetensi bekerja bersama dengan kolega,

pimpinan kantor dan pelanggan.

2. Pekerjaan kantor yang dilakukan mengikuti manajemen

membentuk kompetensi melakukan prosedur administrasi dan

kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.

3. Pengetahuan kantor dan manajemen, fungsi-fungsi manajemen,

profesi sekretaris atau manajer kantor membentuk kompetensi

bekerja sama dengan pelanggan.

4. Pengetahuan dan keterampilan manajemen perkantoran dan

pengetahuan profesi sekretaris di kantor atau sekretariat

membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja

sesuai dengan lingkungan kerja.

Kata-Kata Kunci

kantor, organisasi, manajemen, perkantoran, pimpinan, kolega,

manajer, kesekretariatan, pelanggan

BAB II

Organisasi dan Kantor

2.1 Pengertian Organisasi

2.1.1 Pengertian

Ada banyak pngertian tentang organisasi dan kantor, disini secara

ringkas akan dijelaskan sbagai berikut.

Organisasi adalah satu jnis wadah perlengkapan di masyarakat

yang dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi

kerja tertntu yang sebesar-besarnya.

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan

administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.

Berarti segala macam urursan di dalam organisasi harus melewati

kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi

juga harus melalui kantor.

Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan

tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup

ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan

membuat wadah yang disebut organisasi.

2.1.2 Unsur-unsur Organisasi

Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian

organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi

akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :

• Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama.

• Proses kerja sama sedikitnya antara dua orang

• Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing

• Ada tujuan tertentu

1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama

Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau

tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu

tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat

bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab

setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut

akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit,

tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat

sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai

keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan

tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah

wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu

misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa

dan sebagainya.

2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang

Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga

merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dlam

praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang,

maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain

proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi

kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti

tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat

sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak

bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.

3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing

Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masingmasing

orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat

lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan

sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang

yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan

bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.

4. Ada tujuan tertentu

Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang

manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya

baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang

baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara

mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain

sebagai berikut :

- Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat

dilaksanakan secara efisien dan efektif

Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar

adalah :

- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.

- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.

- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.

- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.

Unsur-unsur

Organisasi

Ada wadah atau tempatnya

Ada orang-orangnya

Kedudukan dan tugas yang jelas

Ada tujuannya

2.1.3 Asas-asas Organisasi

Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya

asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu

organisasi yang baik perlu dilandasi oleh suatu asas-asas atau prinsipprinsip

tertentu.

Dengan pengetahuan tentang asas-asas atau prinsipprinsip

organisasi maka dalam setiap usaha untuk mengorganisasi kalau

tidak mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka prinsip-prinsip

tersebut harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip

organisasi yang perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut :

o Asas perumusan tujuan

o Asas pembagian kerja

o Asas pendelegasian wewenang

o Asas koordinasi

o Asas efesiensi pengawasan

o Asas pengawasan umum

1. Asas perumusan tujuan

Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus

diperkirakan adalah asas perumusan tujuan. Dengan asas

tersebut maka berarti bahwa sebelum organisasi tersebut

disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari

organisasi itu dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi

tersebut bermaksud agar tujuan yang telah ditetapkan dapat

dicapai secara efisien dan efektif.

2. Asas pembagian kerja

Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan

atau penyusunan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Karena suatu

organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga orang lain yang

kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya

pembagian kerja yang baik. Dengan adanya pembagian kerja

maka tiap orang / bagian akan dapat mengetahui secara jelas

tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya masing-masing

dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan dapat

diharapkan tidak terjadinya kesimpang siurang dalam pekerjaan

sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

3. Asas pendelegasian wewenang

Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan

seorang diri baik karena keterbatasan kemampuan waktu dan

sebagainnya. Untuk itu perlu bagi seorang menajer dalam

melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan sebagian

yang tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya.

4. Asas koordinasi

Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi

maka diharapkan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya jangan

sampai terjadi kesimpang siuran. Akan tetapi, dalam praktek

adanya koordinasi yang baik maka kemungkinan kesimpang

siuran itu tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang atau

setiap bagian mempunyai egoisme untuk berusaha melaksanakan

tugasnya sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya adalah

baik, tetapi kalau tindakan ini berlebih-lebihan artinya tidak

memperhatikan kegiatan-kegiatan lain maka justru dapat

menyulitkan, misalnya bagian produksi berusaha untuk

meningkatkan produksinya sebanyak mungkin tanpa

memperhatikan bagian penjualan, maka ini berarti akan

menimbulan over produksi (produksi yang berlebihan).

5. Asas batas efisiensi pengawasan

Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian

tersebut mempunyai beberapa orang yang dibawah

pengawasannya untuk itu batas-batas efisiensi pengawasan

harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas pengawasan

orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani

untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang tepat

sebenarnya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing

yang tidak dapat dibaut standar secara tegas. Perbedaan

kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor lain

ikut pula menentukan beberapa batas yang paling baik

6. Asas pengawasan umum

Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila

pengawasannya kurang baik untuk itu maka dalam penyusunan

organisasi harus dilakukan sedemikian rupa misalnya diusahakan

penyusunan organisasi yang sederhana sehingga dengan

demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara

keseluruhan.

Asas-asas

penyusunan

organisasi

Perumusan tujuan jelas

Pembagian kerja jelas

Pendelegasian wewenang jelas

Koordinasi jelas

Ada efisiensi pengawasan

Ada pengawasan menyeluruh

2.2 MACAM ORGANISASI

2.1.1 Organisasi Politik

- Ruang lingkupnya

- Macam-macamnya

- Pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan organisasi politik

- Organisasi politik

Ruang linkupnya :

1. kekuasaan eksekutif : pemerintah

2. kekuasaan yudikatif : pelaksana / penegak

3. kekuasaan legislative : pelaksana pembuat undang-undang

(DPR-MPR)

Macam-macamnya :

1. Bentuk Monarki : Suatu bentuk negara yang dikuasai

seseorang yang disebut raja.

2. Bentuk Oligarki : Negara yang dikuasai oleh bebrapa orang

elit politik.

3. Bentuk Demokrasi : Negara yang didasarkan oleh kedaulatan

rakyat.

Pekerjaan yang berkenaan dengan organisasi politik

(partisipasi politik). Polittik artinya proses penyelenggaraaan negara.

Macam-macamnya:

1. Menduduki jabatan politik atau administrasi

2. Menjadi pejabat suatu organisasi politik

3. Menjadi anggota suatu organisasi politik

4. Menjadi pejabat pemuli (KPU)

5. Menjadi anggota pejabat penyelenggaraan pemilu.

Organisasi politik adalah organisasi yang bertugas dalam

penyelenggaraan negara

2.2.2 Organisasi Bisnis

Bisnis masa depan dalam menghadapi lingkungan / iklim bisnis

pada abad XXI, menunjukan alternatif terbaik harus terdiri dari tenaga

kerja yang kompetitif dan berkualitas, mampu menunjukan eksistensi

organisasi yang kompetitif, sebagai jawaban terhadap tantangan

bisnis di masa datang. Organisasi seperti itu adalah memiliki

karakteristik sebagai berikut:

1. Mampu menjaring, menganalisis dan meanfaaatkan informasi.

Informasi dari sumbernya secara tepat dapat sampai dan

mempengaruhi kehidupan manusia di tempat-tempat yang jauh.

2. Organisasi harus mampu memberikan respon yang tepat sebagai

jawaban terhadap tantangan lingkungan / iklim bisnis. Memilih

bisnis baru yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan

konsumen sekarang dan di masa mendatang.

3. Organisasi harus mampu memberikan respon secara cepat.

Kecepatan sangat penting agar kesempatan / peluang bisnis

sebagai hasil analisis informasi. Tidak direbut / dimanfaaatkan

lebih dulu oleh organisasi bisnis yang lain sebagai pesaing.

4. Organisasi harus mampu menghindari atau memperkecil resiko

bisnis. Resiko tidak sekedar berkenaan dengan bidang material

dan finansial. Jika keliru atau gagal dalam respon, tetapi juga

pada aspek-aspek manusiawai SDM, baik dari segi fisik maupun

psikologis.

5. Dari segi material dan finansial, organisasi harus mampu

mewujudkan rasio yang menguntungkan, mampu

menyelenggarakan dan membiayai program-program.

2.2.3 Organisasi Profesi

Organisasi ini menghimpum orang-orang yang bekerja sesuai

dengan profesi mereka, juga ada kode esik untuk menjaga agar

profesi mereka selalu dihargai dan dihormati.

Contoh:

a) I.S.I : Ikatan Sekretaris Indonesia

b) I.D.I : Ikatan Dokter Indonesia

c) I.C.M.I : Ikatan Cendekiawan Muslim Indonesia.

d) Parfi : Perhimpunan Artis Film Indonesia dll.

2.2.4 Organisasi Sosial

Dr. Koentraningrat membagi-membagi organisasi sosial

kemasyarakatan menjadi 8 macam:

a) Organisasi yang betujuan memenuhi kebutuhan kehidupan

kekerabatan (kinship) atau domestic institution, misalnya:

pelamaran, perkawinan, keluarga, pengasuhan anak dll.

b) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia

untuk mata pencaharian hidup (ecomonic institutions),

misalnya: pertanian, perternakan, perburuhan, industri, dll.

c) Organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ilmiah

manusia (scientific institutions), misalnya: metode ilmiah,

penelitian, pendidikan ilmiah, dll.

d) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan pendidikan

(educational institutions), misalnya: TK, SD, SMP, SMA,

Pondok Pesantren, dll.

e) Organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ilmiah,

menyatakan rasa keindahan dan rekreasi (aisthelic and

Macam

Organisasi

Organisasi politik

Organisasi bisnis

Organisasi profesi

Organisasi social

Organisasi lain

recreational institutions), misalnya: seni rupa, seni suara, seni

drama, dll.

f) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia

untuk berhubungan dengan Tuhan atau alam gaib (religus

institutions). Misalnya: Gereja, Masjid, Doa, Kenduri, dll.

g) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan menuasia

untuk mengatur kehidupan berkelompok atau bernegara

(political institutions), misalnya: pemerintahan, demokrasi,

kehakimam, kepartaian, kepolisian, dll.

h) Organisasi yang bertujuan mengurus kebutuhan jasmani

manusia (cosmetic institutions), misalnya: pemeliharaan,

kecantikan, kesehatan, kedokteran, dll.

Dalam perkembangan masyarakat dan kebudayaan

kita mengenal organisasi sosial atau lembaga

kemasyarakatan, misalnya: organisasi kekeluargaan,

ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi,

keagamaan, pemerintah, dan kesehatan jasmani. Adanya

organisasi tersebut dimaksud untuk memenuhi berbagai

kebutuhan pokok dari kehidupan masnusia. Organisasi itu ada

di dalam setiap masyarakat tanpa memperdulikan apakah

masyarakat tersebut mempunyai taraf kebudayaan sederhana

atau modern.

2.2.5 Organisasi Lain

1) Organisasi Islam

A. Muhammadiyah

Salah satu organisasi islam yang terpenting di Indonesia

adalah Muhammadiyah. Organisasi ini di dirikan di Yogyakarta

pada tanggal 18 Nopember 1912 oleh Kyai H. Ahmad Dahlan atas

saran yang diajukan oleh murid-muridnya dan beberapa orang

anggota Budi Utomo, untuk mendirikan suatu lembaga pendidikan

yang besifat permanen. (Noer, 1980), sejak pembentukannya

pada tahun 1912 di Yogyakarta, Muhammadiyah dianggap

sebagai perkumpulan kaum pedagang muslim kelas menengah ke

atas yang kebanyakan memang menetap di kota.

Upanyanya untuk tetap berada di luar politik praktis barang

kali ikut berperan dalam membesarkan gaung syarikat.

Muhammadiyah menyatakan diri tidak mempunyai ikatan apa pun

dengan partai politik pada tahun 1971.

Sejak tahun 1980-an, Muhammadiyah mengalami kemajuan

yang lebih pesat. Amien Rais pengganti Ahmad Azhar Basyir

sebagai ketua PP Muhammadiyah dari tahun 1994 sampai 1998.

Muhammadiyah mempunyai 2.134 cabang dan mengklaim

memiliki enam juta simpatisan.

B. Nahdhatul Ulama (NU)

NU merupakan organisasi politik atau organisasi sosial

kemasyarakatan. Organisasi ini pernah terlibat dalam pemilu 1955

dan 1971. Bahkan pada tahun 1955 NU berhasil menjadi

pengumpul suara banyak ketiga.

NU merupakan unsur yang mempunyai basis massa yang

paling besar. NU berkonsentrasi pada pengembangan umat pada

era reformasi NU melahirkan sebuah partai politik yang bernama

Partai Kebangkitan Bangsa yang mendapat restu dari tokoh NU,

bahkan ketua NU waktu itu (KH. Abdurrahman Wahid) menjadi

deklarator partai tersebut.

2) Organisasi olah raga

Adalah organisasi yang dibentuk berdasarkan olah raga yang

diselenggarakan oleh masyarakat.

Contoh :

KONI : Komite Olah Raga Nasional Indonesia

PBSI : Persatuan Bulu Tangkis Seluruh Indonesia.

2.3 KANTOR DAN MANAJEMEN

2.3.1 Kantor

A. Pengertian Kantor

Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah

bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi

dan tempat pengendalian kegiatan informasi, lebih lanjut lagi dapat

disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan

keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf

personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.

Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian

kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:

- Dari segi fisik : Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang

bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan

kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat

(records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

- Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat

dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan diantara mereka

yang bekerja sama unutk mencapai tujuan tersebut.

B. Ciri-ciri Kantor

a) Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan

b) Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan

sistem management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam

pekerjaan tata usaha.

C. Unsur-unsur Kantor

a) Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan

gedung

b) Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot

kantor.

c) Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi

kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

2..3.2 MANAJEMEN

2.3.2.1 Arti dan Istilah MANAJEMEN

1. Arti Kata Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa Inggris “management”

yang diambil dari kata manage. Sebenarnya kata manage,

berasal dari bahasa Italia yaitu kata managgio. Kata managgio

pun berasal dari bahasa latin “mannaggiare” yang diambil dari

kata manus yang berarti hand atau tangan.

Sehingga secara etimologi (segi bahasanya) kata

“manage” diartikan sebagai:

a) House Keeping yang berarti rumah tangga

b) To train a horse yang berarti melatih kuda dengan menghentakhentakan

kakinya.

c) To direct and control yang berarti memimpim dan mengawasi.

Berdasarkan uraian di atas, management diartikan

sebagai the act or art of managing conduct, direction and control

(sebagai tindakan atau seni pengurusan, pengaturan,

pengarahan, dan pengawasan).

2. Istilah-istilah manajemen di Indonesia

Sampai saat ini belum ada keseragaman penulis istilah

management ke dalam bahasa Indonesia. Diantaranya ada yang

menulis menejemen, ada pula yang menulis management dan

sebagian lagi lebih suka dengan istilah manajeman. Istilah yang

terakhir ini dipakai dalam buku ini, dengan pertimbangan istilah

tersebut sudah umum digunakan dan sesuai dengan ucapan

dalam bahasa Indonesia.

Meskipun demikian, pada beberapa lembaga ditemukan

sejumlah istilah yang pada dasarnya mempunyai maksud dan

pengertian yang sama dengan istilah management, yaitu pada :

a) Lembaga Administrasi Negara (LAN) menggunakan istilah

Kepemimpinan.

b) Universitas Indonesia (UI) menggunkan istilah

Ketatalaksanaan.

c) Universitas Gajah Mada (UGM) Yogyakarta menggunakan

istilah Pengurusan.

d) Lingkungan Militer Angkatan Darat menggunakan istilah

Pembinaan

e) Balai Pembinaan Administrasi (Universitas Gajah Mada

Yogyakarta) menggunakan istilah manajemen.

f) Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (Depdikbud)

seringkali menggunakan istilah Pengelolaan.

g) Komisi istilah bahasa menganjurkan istilah management.

h) Dr. Winardi.S.E. menyesuaikan ucapan bahasa Indonesia

dengan istilah manajemen.

2.3.2.2 PENGERTIAN MANAJEMEN

Dijelaskan bahwa manajemen merupakan inti dari

administrasi. Administrasi merupakan proses penyelenggaraan

dsn pengendalian dari suatu badan usaha secara keseluruhan,

sedangkan manajemen merupakn proses penggerakan dan

pengawasan unsur manusianya.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini diberikan beberapa definisi

manajemen yang dikemukankan oleh beberapa sarjana dari

Indonesia dan sarjana barat sebagai bahan perbadingan.

1. Definisi manajemen dari beberapa sarjana Indonesia.

a) Sukamto Reksohadiprodjo. M. COM.

Manajemen adalah suatu usaha merencanakan,

mengorganisasikan, menggerakan, mengkoordinasikan,

serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar

tujuan organisasi tercapai secara efien dan efektif.

b) Prof. Dr. Sondang P. Siagian. MPA.

Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan

untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai

tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.

c) Drs. Sukarno K.

Manajemen berarti proses pembimbingan dan

pengawasan terhadap segala kegiatan yang dilakukan

oleh orang-orang untuk mencapapi tujuan yang

dikehendaki.

d) Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo.

Menejemen adalah menyelenggarakan sesuatu

dengan menggerakan orang-orang, mesin-mesin, dan alatalat

sesui dengan kebutuhan.

e) Drs. The Liang Gie.

Manajemen adalah proses yang menggerakan

tindakan-tindakan dalam usaha kerja sama manusia

sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar

tercapai.

2. Definisi manajemen dari beberapa sarjana barat

a. George R Terry.

Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan

terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.

b. John D. Millet

Manajemen adalah proses penyediaan fasilitas-fasilitas

kerja dan pembimbingan terhadap orang-orang yang tergabung

dalam suatu organisasi resmi untuk mencapai sesuatu tujuan.

c. Harold Kcontz dan Cyrill O’donnel

Manajemen adalah penyelesaian pekerjaan melalui

kegiatan-kegiatan dari orang lain.

Pengertian manajemen yang dikemukakan para ahli

tersebut dapat dikatakan bersifat universal (umum). Dalam arti

bahwa, manajemen dapat ditetepkan dalam berbagai bidang

usaha manusia, baik dalam pabrik, sekolah, bank, hotel, rumah

sakit, kantor bahkan sampai kepala kehidupan rumah tangga.

Manajemen merupakan proses pencapaian tujuan melalui

kegiatan orang lain. Tujuan yang dimaksud adalah sasaran

manajemen yang harus dicapai secara efektif dan efisien. Dalam

mencapai tujuan, kegiatan manajemen harus dapat menyatukan

pikiran, perasaan, kemauan, bahan-bahan, tenaga (orang-orang),

uang, mesin dan segala fasilitas lainnya yang dibutuhkan,

sehingga apa yang diharapkan dapat benar-benar tercapai

dengan efektif (tepat guna)dan efisien (daya guna). Dengan

demikian, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu

proses penggerakan kerja sama dengan orang lain dan segala

fasilitas yang diperlukan

2.3.2.3 SASARAN MANAJEMEN

Sasaran adalah rincian singkat dan tegas mengenai apa yang

akan dicapai. Sedangkan manajemen merupaka suatu proses kegiatan

yang di laksanakan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya tersebut merupakan sasaran manajemen.

Dengan demikian, sasaran manajemen merupakan suatu

perincian yang jelas dalam kegiatan manajemen guna memperoleh suatu

cara, tekhnik, metode yang sebaiknya di lakukan agar dengan sumbersumber

atau sasaran yang terbatas (=modal, bahan-bahan, dll) dapat

diperoleh hasil yang sebesar-besarnya. Dalam ilmu ekonomi dikenal

dengan prinsip ekonomi, yaitu: dengan pengorbanan yang sekecilkecilnya

guna memperoleh hasil yang sebesar-besarnya.

Secara garis besar, sasaran manajemen ini merupakan suatu

cara untuk memperoleh hasil yang efisien (hemat guna) dalam bidang:

1. Tenaga dan pikiran.

2. Material dan biaya yang diperlukan.

3. Waktu yang tepet, cepat dan hemat.

Dalam pengertian sasaran manajemen tersebut sudah disinggung

tenteng pengertian efisien dan efektif. Dalam arti, segala sesuatunya

dilakukan dengan berdaya guna dan tepat guna (= tepat, cepat, hemat,

dan selamat).

Efisien : Perbandingan yang terbaik antar suatu haisil dengan

usahanya atau anatara pemasukan dengan pengeluaran.

Efektif : Suatu kemampuan untuk dapat menyelesaiakn tugastugas

yang diserahkan sesuai dengan rencana (tepat waktunya).

Tepat : Menunjukan kena sasarannya; Apa yang di kehendaki

tercapai atau menjadi kenyataan.

Cepat : Menunjukan waktu; Tidak banyak waktu terbuang, selesai

pada waktunya.

Hemat : Berarti dengan biaya yang sekecil-kecilnya diperoleh

hasil yang sebesar-besarnya, tanpa adanya pemborosan atau

penghamburan biaya, bahan, tenaga, waktu dan pemikiran.

Selamat : Menunjukan kelancaran proses; Segala

sesuatunya sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa mengalami

hambatan-hambatan, kelambatan atau kemacetan-kemacatan.

Jadi berdasarkan pengertian tadi, dapat dijelaskan kembali

bahwa ssuatu yang efektif belum tentu dikatakan efisien. Karenanya

menitik beratkan pada hal-hal yang berbeda.

Efektif :

Pada tujuan yang akan dicapai sesuai rencana, kurang

memperhatikan usaha atau biaya yang dipergunakan. Dengan biaya

berapa saja asal tujuan tecapai. Hal ini memungkinkan terjadinya

pemborosan atau penghamburan-penghamburan yang tidak perlu.

Efisien :

Pada segi usaha atau biaya yang dipergunakan, kurang

memperhatikan tujuan yang akan di capai sesuai rencana. Kapan tujuan

itu akan tercapai tidak menjadi masalah, asal biaya bisa di hemat

seminimal (sekecil) mungkin.

Dari uraian –uaraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa

suatu sasaran manajemen dapat di capai secara efektif dan efisien bila

dapat melaksanakan prinsip-prinsip dengan usaha yang sekecil-kecilnya

bisa mendapakan hasil yang sebesar-besarnya.

2.3.2.4 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN

Prinsip dapat diartikan sebagai suatu kenyatan atau

kebenaran umun dan dijadikan pedoman (petunjuk arah) terhadap pikiran

dan tindakan yang akan dilakukan.

Prinsip-prinsip manajemen merupakan suatu pedoman

dasar tetapi tidak mutlak untuk diterapkan terhadap proses manajemen

dalam segala bentuk kegiatannya (top, middle, dan lower management).

Sehingga penyimpangan atau kesalahan-kesalahan yang pokok dalam

pekerjaan dapat terhindar.

Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry

Fayol hanya menampilkan garis-garis besarnya saja, diantaranya

terdapat 14 (empat belas) prinsip-prinsip umum manajemen yakni:

1. Pembagian Kerja

Dalam organisasi / perusahaan yang sudah maju, sebagai akibat

dari perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologinya yang

menuntut adanya spesialisasi / pengelompokan tenaga kerja yang

teratur dan tepat. Karena spesialiasai orang-orang inilah, maka

diperlukan adanya pembagian kerja / tugas yang sesuai dengan

kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimilikinya. Sehingga tujuan

organisasi yang akan dicapai, menjadi lebih terarah, efektif, dan

efisien.

2. Kekuasaan dan tanggung jawab

Dengan adanya pembagian kerja yang baik didalam organisasi

tersebut, sudah tentu dalam pelaksanaannya mereka diberi

kekuasaan (wewenang) dan tanggung jawab sebagai kepercayaan

dari pihak atasan. Pelimpahan kekuasaan dan tanggung jawab yang

dilakukannya itu, tiada lain untuk memudahkan tekknik pengawasan

agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien.

3. Disiplin

Peraturan dan disiplin yang diterapkan merupakan pedoman

khusus untuk menggerakan dan mendorong kepatuhan serta

kesediaan para pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik,

tertib, dan tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan sehingga bisa

menghemat waktu. Disiplin harus dilaksanakan secara formal

terhadap semua anggota manajemen, tidak boleh dibeda-bedakan.

4. Kesatuan Perintah

Setiap anggota bawahan hanya mempunyai seorang atasan

(pimpinan) langsung, yakni kepada siapa ia akan memberikan laporan

dan pertanggung jawabannya, serta dari siapa ia menerima perintah,

instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja. Semua itu perlu untuk

kelancaran dalam melasanakan tugasnya, sehingga tidak

membingungkan para bawahan.

5. Kesatuan Pengarahan

Setiap unit / satuan tugas organisasi yang mempunyai fungsi dan

tujuan yang sama harus dikoordinasikan pada satu arah dan satu

rencana. Dalam arti, semua kegiatan, semua sumber dana,

pemikiran, kehlian dan kemampuan (bakat) ditunjukan hanya kepada

satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara seefektif dan

seefisien mungkin. Sehingga, rencana semula yang telah dirumuskan

sasarannya dapat terlaksananya dengan sempurna.

6. Mengabdikan Kepentingan Sendiri Kepada Kepentingan Umum

Manusia sebagai unsur pelaksanaan rencana dalam setiap

kegiatan organisasi perusahaan, mempunyai andil besar didalamnya.

Oleh karena itu, setiap anggota bawahan diusahaan agar mau diajak

untuk lebih mengutamakan kepentingan bersama dari pada

kepentingan pribadi. Hal ini perlu, disamping untuk menciptakan suatu

iklim kerja sama yang baik, juga agar setiap kegiatannya berjalan

sesuai dengan rencana bersama.

7. Penggajian Pegawai

Gaji merupakn pengaruh yang sangat besar terhadap status

sosial seseorang. Pembayaran gaji/upah pegawai harus adil, menarik,

dan cukup untuk memenuhi pegawai sendiri maupun kebutuhan

keluarganya. Karena, semua itu akan memberikan motivasi

(dorongan semangat) yang tinggi kepada setiap pegawai dalam

menyumbangkan tenaga dan pikirannya terhadapa perkembangan

organisasi perusahaan yang bersangkutan.

8. Pemusatan koordinasi

Agar para pegawai tidak dibingungkan oleh kesimpangsiuarang

dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang

dibebankannya, perlu adnya pemusataan (Sentralisasi) kekuasaan

(wewenang) dalam kelompok tunggal, dan kepemimpinannya

diserahkan kepada satu orang pemimpin, tanpa menimbulkan sifatsifat

kediktatoran saat menjalankan kepemimpinaannya.

9. Jenjang Bertingkat

Agar pembagian tugas-tugas dan kekuasaan dapat terlihat

dengan jelas, perlu disusun satuan-satuan tugas organisasi yang

bertingkat-tingkat secara vertikaldan horizontal. Sehingga terdapat

rantai jenjang bertetangga tiap bagian organisasi hal ini dapat

memberikan pedoman dari masa printah / instruksi itu diterima dan

kepada siapa pertanggung jawaban harus disampaikan.

Usahakan agar tingkat-tingkat jenjang organisasinya (seperti

pimpinan puncak, kepala bagian, kepala seksi) berjumlah sedikit,

sehingga saluran hubungan dari atasan sampai kebawahan tidak

terlampau panjang.

10. Ketertiban

Keteraturan dan kelancaran kegiatan suatu organisasi sangat

penting. Oleh karena itu, setiap anggota pegawai yang terikat dalam

kegiatan usaha pencapaian tujuan bersama harus mau mematuhi dan

mentaati segala ketentuan-ketentuan yang ada, seperti mematuhi

prinsip-prinsip pembagian kerja kesatuan arah, penggajian pegawai,

disipli kerja dsb.

11. Keadilan

Unit pimpinan tidak boleh memperlakukan pegawai

bawahannya dengan semena-mena, tetapi harus adil dan bijaksana

seperti mem-PHK (pemutusan hubungan kerja) tanpa alasan yang

kuat. Hargailah setiap prestasi pegawai yang dicapainya sebagai

karya nyata. Berilah kesempatan mengeluarka saran / ide, pendapat,

kritik dan informasi yang membangun, dalam upaya pengambilan

keputusan yang lebih tepat. Tidak ada satu orang pun yang

diistimewakan, karena hal itu dapat menimbulkan pertentangan.

12. Stabilitas Kondisi Pegawai

Manusia sebagai anggota organisasi, dihadapkan kepada

keterbatasan-keterbatasan baik dari segi fisik maupun mental. Dari

keterbatasan itulah, maka dalam setiap kegitannya pegawai perlu

menjaga kestabilan kondisi kerja pegawai, yakni menjaga /

memelihara hubungan yang harmonis diantara sesama anggota,

menjaga kesehatan, menjaga keselamatan kerja, dan sebagainya

yang dapat menimbulkan kelancaran dan kelangsungan proses

kegiatan manajemen.

13. Prakarsa

Setiap pimpinaan hendaknya selalu mengharga saran-saran,

ide / gagasan, kritik dan informasi yang dikemukakan oleh anggota

bawahan. Karena semua itu merupakan suatu prakarsa yang dapat

menciptakan cara-cara kerja (pikiran-pikiran) baru yang lebih efektif

dan efisien dalam mencapai tujuannya, sehingga organisasi lebih

cepat berkembang.

14. Semangat Kesatuan

Organisasi merupakan kegiatan kerja sama untuk mencapai

tujuan bersama. Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik dan

lancar, maka perlu pembinaan bimbingan, dan motivasi yang terus

menerus terhadap pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan

rasa setia para pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan jiwa

setia kawan yang tinggi. Dengan rasa kesetiakawanan yang tinggi

inilah, lahir suatu tata hubungan yang harmonis diantara sesama

anggota, memiliki semangat persatuan-persatuan, senasip

sepenaggungan dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang telah

ditetapkan bersama.

2.3.3 Manajemen Perkantoran

2.3.3.1 Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan

data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan

terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan

mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.

Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office

work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar

pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan

terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran.

(Office Management).

Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan

yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan,

mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode,

material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta

mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan,

serta tujuan organisasi tercapai.

2.3.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

1. Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai

bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya

tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang

akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya,

disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak

dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu

14 Prinsip

Manajemen

Ada pembagian kerja yang jelas

Wewenang dan tanggung jawab seimbang

Bekerja secara disiplin

Ada kesatuan perintah

Ada kesatuan pengarahan

Mendahulukan kepentingan umum

Ada pengupahan yang menarik

Ada pemusatan koordinasi

Ada jenjang bertingkat atasan-bawahan

Bekerja tertib

Ada keadilan

Perlu stabilitas kondisi pegawai

Pimpinan punya prakarsa

Ada semangat kesatuan

adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli,

tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang

manajer kantor.

Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitaskativitas

yang berhubungan dengan.

a. Perencanaan perkantoran (Office Planning)

b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)

c. Pengawasan perkantoran (Office Controling)

a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi

perencanaan tentang :

1) Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk

gedung

2) Tata suara

3) Tata warna

4) Tata ruang kantor

5) Ventilasi

6) Penerangan / cahaya

7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

9) Anggaran (Budgeting) perkantoran

b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi

suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan

fungsi-fungsi organisasi tsb.

c) Pengawasan Perkantoran.

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

1. Kualitas pekerjaan kantor

2. Waktu pekerjaan kantor

3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

4. Biaya perkantoran

5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor

6. Pelayanan kantor

7. Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor

adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan

tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun

barbagai tugas dinas lainnya.

Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan

menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta

semua sarana yang saling terkait didalamnya”, yaitu:

a) Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi

kantor, antara lain:

1. Faktor lingkungan tetangga.

2. Faktor dekat.

3. Faktor harga.

4. Faktor dekat labour market.

5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.

6. Faktor keamanan.

b) Gedung

1. Dapat memberikan fasilitas.

2. Menjamin kesehatan

3. Berkesan yang baik.

4. Fleksibel.

5. Keseimbangan biaya keuntungan.

c) Peralatan

Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:

1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, lacilaci,

dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang

mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk

menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative.

2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita

mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakau lainnya.

d) Interior

Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan

kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela,

penerangan, dan hiasan kantor.

e) Mesin-mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesinmesin

kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur

kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

3. Tujuan Manejemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah

tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah

memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan

pisikologis.

.. Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan

sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan

mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing

untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan

ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu

dan tenaga.

.. Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.

.. Pisikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.

Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu

tidak sesuai denga perncanaan. Dan dalam proses kegiatannya

menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu

dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumbersumber

daya (resources) yang akan dimanfatkan. Dalam proses

mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsifungsi

manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari

manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.

Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa.

Tujuan manajemen perkantoran antara lain:

1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan,

guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.

2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya

yang sesuai .

3. Membantu organisasi / perusahaan, memelihara serta memenuhi

kebutuhannya.

4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi

pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.

5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak

terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

2.3.3.3 Fungsi Manajemen Perkantoran

Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas

organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode,

dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya

tersebut diperuntuhkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan,

penyimpanaan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor

tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap

pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen

terhadap sumber daya tersebut.

Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi

tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus

mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membantuk

keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi

manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya,

di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

.. Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor

1. Perencanaan

Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah

menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan

penentuan cara yang matang dari kegitan-kegiatan yang akan

dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian

tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,

perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan

mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran

perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.

Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlia yang

diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan

peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,

agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah keseluruhan proses

pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan

wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakan

sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian

tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah

satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus

dilakukan dalam proses manajemen perkantoran .

3. Penggerakan

Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif

bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan

ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah

dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai)

yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para

pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem

yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam

rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan

oleh pimpinan, antara lain:

a. Mendorong atau memberi semangat kerja

b. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.

c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap

pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan

Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan

seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang

sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan

objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran

meliputi:

a) Kualitas pekerjaan kantor

b) Waktu pekerjaan kantor

c) Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor

d) Biaya perkantoran

e) Alat peralatan dan perabotan kantor

f) Pelayanan kantor

g) Dokumentasi.

2.4 Pekerjaan Kantor

2.4.1 Pengertian Pekerjaan Kantor

2.4.1.1 Arti Bekerja

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan.

Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut

dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah

ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan

satu sama lain, sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap

demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka

penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan

tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung

atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan /

tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan

proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada

prosedur kerja.

2.4.1.2 Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian

yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna.

Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesinmesin

maupun maual, sehingga membantu mutu pekerjaan,

memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan

waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan,

maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

a. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan

mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya

belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap

dipergunakan bila mana diperlukan.

b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam

peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan

kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya

langsung siap pakai.

c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan

keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih

berguna.

d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai

cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan

berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan

aman.

f. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugastugas

rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan

berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa

pekerjaa tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,

grafik, dan chard.

2.4.1.2.1 Pekerjaan Tulis-menulis.

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,

prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan

disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila

mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah

warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi

bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan

reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,

besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun

mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya

kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan

lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada knator yang

sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus

mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang

baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat.

Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan

promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat

menambah relasi / hubungan lebih luas.

Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan

tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan

berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang

diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim

dan disimpan.

2.4.1.2.2 Mengetik

Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru

tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat,

nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca

pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.

c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya

banyak.

e) Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan

syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor.

Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan

mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata

usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan

dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki

pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik,

bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi,

jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

2.4.1.2.3 Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak

berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui

bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti

terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan

biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah

pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang

masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor

tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih

berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari

yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya

harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan

rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara

(APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak

barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin

(Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:

1) Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan

kesehatan, dan sebagainya.

2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan

dan mesin-mesin.

3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman

surat atau barang dan sebagainya.

4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya

rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung

dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang

dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macammacam

transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau

perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,

seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang,

menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang

simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji,

lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku

kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.

Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja

buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas

dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara

mengerjakan buku kas.

Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi

nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang

kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaranpengeluaran.

Keterangan :

Sisi Debet di bagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian penerimaan

- lajur jumlah uang yang diterima

Sisi Kredit dibagi atas :

- lajur tanggal

- lajur uraian pengeluaran

- lajur jumlah

Menutup dan membukua kembali buku kas :

1) Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.

2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri,

kemudian hitung selisih jumlahnya.

3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit,

selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar,

selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.

4) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil

penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu

garis lurus.

5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya,

yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada

kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.

2.4.1.2.4 Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan,

bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah

pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang

dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya

pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar

pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis

dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah

analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai

car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

a. Jadwal

Jadwal merupakan perencanaan terhadap

penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak

lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkain

pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun

yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan

khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis,

agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan

dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat

sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi

mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan

format kantor B.

2.4.2 Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS

Porwardarminta, peranan asala kata “peran” artinya sesuatu yang

menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan

kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat

kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum,

yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang

perkembangan oerganisasinya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan

pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan

membantu pimpinan dalam merencanakan dan

mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil

tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2. Pelayanan bagi masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang

berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan,

kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap

kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang

bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya

data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.

Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan

keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau

keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya

bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan

atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan

pekerjaan kantor adalah :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu

melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan

organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi

pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau

melakukan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan

orgasasi sebagai suatu keseluruhan.

2.4.3 Ciri-ciri pekerjaan kantor

1. Bersifat pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah

melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok

kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai

pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan

dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu

pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan

kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit)

yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam

organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung

mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan

operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan.

Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan

menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani

kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes segenap bagian organisasi

Olehkaren pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap

semua perkerjaan operatif.

3. Dilakukan semua pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap

bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua

orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan

kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya

bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi

monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan

dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak

mengubah kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya

seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data

atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima

telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para

pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa

mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai

rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula

mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku

ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan

kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan

kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan

suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan

merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.

Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial

mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan

pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari

atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

2.4.4 Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang

didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila

masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan

kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs.

Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan

sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-peanan mengantarkan dan mengirimkan

dengan kapal

2. Membuat rekening

3. Menyimpan warkat

4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang

belum selesai.

5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.

6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat

(duplicating and addressing work )

7. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima

tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as

telephone, receiving visitors, messengerservice)

8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk

menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang

tidak perlu.

9. surat menyurat, mendikte, mengetik

10. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada

perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui

banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil

penyelidikan menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan

tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan

perbandinngan waktu dalam presentase sebagai berikut :

1. Mengetik ( typing ) = 24,6%

2. Menghitung ( calculating) = 19,5%

3. Memeriksa ( checking ) =12,3%

4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%

5. menelpon ( telephoning ) = 8,8%

6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%

7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%

8. lain-lain = 12,5%

________________________

Jumlah =100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing

Well dan GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan

kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta

hasil yang diperoleh,sbb :

1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

- Mengetik - Menyalin

- Menghitung - Memilah-milah ( sortir )

- Memeriksa - Melekatkan

- Menstensil - Menandai

- Membubuhkan cap / stempel - Menyampul

- Menelepon - Membagi- bagi

2. Bahan baku

Bahan baku yang yang lajim digunakan delam pekerjaan

kantor adalah :

- Abjad / huruf - Tanda baca

- Angka - Tanda hitunng, dan

- Garis - Tulisan

2.5 Sumber daya manusia

Pengertian sumber daya manusia

Berikut ini di tengahkan tiga pengertian yang masing- masing

menyatakan sebagai berikut :

a. Sumber Daya Manusia (SDM) adalah manusia yang bekerja di

lingkungan suatu organisasi ( di sebut juga personil, tenaga kerja,

pekerja atau katyawan )

b. Sumber Daya Manusia adalah potensi manusia sebagai penggerak

organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.

c. Sumber daya manusia (SDM) adalah potensi yang merupakan asset

dan berfungsi sebagai modal (non Material /non financial ) di dalam

organisasi bisnis yang dapat diwujudkan eksistensi organisasi.

Ketiga pengertian tersebut tidaklah bertentangan,

meskipun pengertian yang pertama dan kedua sifatnya sangat

sederhana untuk itu akan diketengahkan beberapa identifikasi

mengenai unsure-unsurnya sebagai berikut :

1. Unsur manusia yang dilihat dari potensinya disebut sumber daya,

berbeda dengan sumber daya material. Manusia sebgai sumber

daya bersifat potensi/abstrak, tidak dapat di ukur dari jumlahnya.

Potensi itu marupakan proses dan hasil. Interaksi subtansi fisik dan

psikis, berupa kemampuan mencipta, kemampuan menghayal,

kemampuan berpikir yang menghasilkan gagasan, kreativitas,

inisiatif, kemampuan memecahkan masalah, memproduksi,

wawasan ke masa depan, keterampilan dan keahlian, dan lain0lain.

Kemampuan itu sangat tinggi nilainnya, jika dikongkritkan menjadi

kegiatan bisnis yang kompetitif sebgai kemampuan yang tidak

dimiliki manusia . Oleh karena itu jumlah yang banyak tidak akan

berarti apabila bukan terdiri dari SDM yang potensial dan

berkwalitas. Sebaliknya seorang atau beberapa orang-orang saja

yang potensial mengantarkan organisasinya dalam mencapai

sukses.

2. Manusia adalah Sumber daya yang lurus disediakan pembiayaannya

untuk imbalan atas pekerjaan dan jasa-jasanya kepada

organisasi/perusahaan imbalan tersebut pada dasarnya merupakan

penghargaan, dan sekaligus ganjaran akan memberikan

kontrribusinya secara maksimal pada usaha mencapai tujuan

organisaisi/perusahaan. Oleh karena itu jumlah dana yang

dibayarkan berupakan kompensasi langsung dan tidak langsung

akan menjadi sangat besar, yang secara langsung akan

mempengaruhi harga dasar pokok (barang atau jasa) yang

dipasarkan. Dengan kata lain pembiayaan (Cost) tersebut secara

otomatis berfungsi sebagai modal. Sumber Daya Manusia seperti itu

keahliannya sangat terbatas dipasar tenaga kerja. Sumber Daya

Manusia seperti itu mengharuskan perusahaan memprogramkan dan

membayarkan kompensasinya secara bersama dengan

organisasinya/perusahaan sejenis oleh karena itu Sumber Daya

Manusia di lingkungan perusahaan ditempatkan juga sebagai modal

(non material/non financial) yang harus diperhitungkan dalam

pembiayaan (Cost) agar tujuannya untuk meriah ke untungan dapat

diwujudkan.

3. Didalam ketiga pengertian diatas terdapat juga unsure kketiga yakni

potensi nyata (real) secara fisik dan psikis yang dimiliki manusia

sebagai makhluk yang unik dan kompleks. Manusia sebagai sumber

daya material dan financial bagai sebuah perusahaan (organisasi).

SDM merupakan subyek yang aktif dan menentukan, bukan obyek

yang pasif dan di tentukan sebagaimana kedua psikis yang

dimilikinya Sumber Daya Manusia melakukan berbagai kegiatan,

yang salah satu diantaranya disebut bekerja sebagai usaha

mewujudkan ekstensi organisasi/perusahaan. Untuk itu manusia

mempergunakan Sumber Daya Material dan financial sebagai alat

guna mencapai tujuan strategis organisasi /perusahaan. Dalam

usaha SDM memaksimalkan pencapaian tujuan tersebut.

Fungsi-fungsi manajemen SDM di lingkungan organisasi,

khususnya perusahaan/Industri. Fungsi-fungsi manajemen SDM

dimaksud adalah :

1. Pelayanan (Service)

Manajemen SDM berfungsi untuk membeikan pelayanan

kepada para pekerja dalam rangka meningkatkan dan

mengembangkan kemampuannnya, agar menjadi sumber daya

manusia yang kompetitif. Pelayanan diberikan dengan

menyelenggarakan program-program yang berisi kegiatan

perluasan wawasan, menciptakan rasa aman dan kepuasan

bekerja.

2. Kontrol

Manajemen SDM berfungsi untuk mengontrol perwujudan

kontribusi para pekerja dalam mencapai tujuan bisnis

perusahaan/industri, melalui prose mempaartisipasikan diri dari

cara memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam

meningkatkan produktivitas.

3. Pengembangan

Fungsi ini diwujudkan manajemen SDM melalui proses

memberikan kesempatan pada pekerja untuk meningkatkan

pengetahuan, keterampilan dan profesionalitasnya dalam berkerja

melalui berbagai kegiatan , diantaranya berupa usaha pekerja

yang bersangkutan dengan mendapat dorongan dan dukungan

perusahaan/industri.

4. Kompensasi dan akomodasi

Fungsi ini dalam manajemen SDM pada dasrnya

bermaksud untuk mewujudkan dan mengembangkan rasa aman

dan kepuasan kerja di lingkungan para pekerja, rasa aman dan

kepuasan itu merupakan kondisi dan memungkinkan para pekerja

bersedia bekerja keras dengan disiplin dan moral kerja yang

tinggi.

5. Advis

Funsi ini di wujudkan manajemen SDM berupa pemberian

Informasi, bantuan, saran dan pendapat kepada para manajer dan

bahkan manajer tertinggi (stop manager) dalam mengambil

keputusan atau menyelesaikan masalah SDM di lingkungannya

masing-masing.

BAB III

Sarana Kantor

3.1 Peralatan Kantor

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa

adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan

kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia,

untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat

tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang

efektif. Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern

bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefesien

mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh

karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang

tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor

(office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan

untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri

perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.

Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan

kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam

mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa

peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai

tujuan yang diinginkan.

Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang

dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor

adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar

atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor.

Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut :

1. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun

bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan

tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan

lama.

2. Mesin kantor (office machines)

Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu

kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor.

3. Perbekalan kantor (office supplies)

Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian

sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya

dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis seperti kertas,

tinta pensil, pulpen dan lain-lain.

4. Hiasan kantor (office ornament)

Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada

umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang

menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung

mempengaruhi kinerja di dalam kantor.

3.1.1 Perabot Kantor

Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana

prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam

suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot

kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat

digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya

terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan

lama.

Furniture dengan ukuran dan bahan yang tepat akan

meningkatkan produktivitas kerja pekerja kantor. Dalam desain

hal ini disebut dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman

misalnya akan membuat penggunanya betah dalam melakukan

pekerjaannya. Selain itu furniture yang ergonomis akan mencegah

terjadinya cedera bagian tubuh akibat pekerjaan yang berulang

(repetitive stress injuries).

Dalam kesempatan ini hanya akan dibahas beberapa

perabotan kantor yang secara umum dipakai di Indonesia.

Diantaranya adalah : meja, kursi, lemari kabinet, laci-laci kartu,

rak filing dan sebagainya.

1. Meja

Meja tulis atau meja kerja :

a. Ukuran luas permukaan mejanya :

Luas sempitnya permukaan meja hendaknya disesuaikan

dengan kedudukan dan jabatan orang yang

mempergunakannya. Tapi yang penting harus diperhatikan

ialah bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar

agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh

orang yang mempergunakannya.

b. Tingginya :

Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai yang

mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni yang

dapat membentuk jarak antara mata orang yang sedang

menulis atau membaca (dengan duduk diatas kursi)

dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.

Contoh beberapa jenis meja :

Meja Staf

Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian

administrasi atau tata usaha.

Meja Resepsionis (penerima tamu)

Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun

untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui

informasi yang berhubungan dengan perusahaan

Meja Direksi

Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan

bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran

seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam

perusahaan tersebut.

Meja Rapat

Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat

Meja Samping

Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris

pimpinan, biasa disebut meja return.

2. Kursi

Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan

tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang

yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi

kursi rata-rata 0,46 m

Contoh beberapa jenis kursi

3. Lemari

a. Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya

(volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ adalah

termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itu

Kursi hadap

Kursi Pimpinan

Kursi Staf

termasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan

B termasuk golongan C. lemari ini biasanya

dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers)

yang belum diolah atau belum di file.

b. Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan

bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang

sudah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga

untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama

dengan lemari warkat.

c. Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan

uang , check dan surat berharga lainnya.

4. Filing Cabinet

Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari

bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map

file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x

35 cm.

5. Laci-laci kartu

Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci

yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.

filing kabinet menyamping filing kabinet beroda

Laci penyimpan kartu indeks

6. Peralatan

Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu,

dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor

seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone),

pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat

TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis,

gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya.

Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas

tersebut serta penggunanya, disamping untuk memenuhi

ketentuan jabatan seseorang, asas keserasian, juga tetap

perlu diperhatikan untuk meningkatkan efesiensi.

Contoh lain dari perabot kantor :

lemari laci arsip beroda

Bagian kecil perabot dengan lereng-lereng atau

kaki, dengan laci yang biasanya ditaruh di bawah bangku

atau meja

Kabinet peraga

Lemari laci arsip beroda

Kabinet peraga

Kabinet biasanya dengan lipatan, ada raknya,

untuk memeragakan dan menyusun buku, majalah, dan

brosur

Kabinet alat tulis

Kabinet besar dua-pintu dengan rak, untuk

menyimpan peralatan kantor dan berbagai keperluan

sehari-hari

Panel yang dapat dipindah

Pembatas yang biasanya ada kakinya dan digunakan

untuk menyekat berbagai ruang kerja

Kabinet penyimpan alat tulis

Panel yang dapat dipindahkan

Loker

Kabinet besar dua-pintu dengan daun untuk menggantung

pakaian dan menaruh berbagai barang

Lemari pendek

Perabot kantor panjang-pendek dengan laci atau

kompartemen untuk menyimpang berbagai barang

loker

Lemari pendek

Kualitas

Tentang kualitas perabotan kantor yang bagaimanakah

yang akan dipergunakan oleh sesuatu instansi adalah tergantung

kepada kemampuan keuangan, daya muat ruangan, sifat bidang

kegiatan, dan beban kerja instansi yang bersangkutan. Untuk itu

maka pemikiran dan perencanaan yang setepat-tepatnya dalam

menentukan kualitas perabotan yang manakah yang akan

dipergunakan perlu dilakukan jauh sebelum tindakan pembelian

dilakukan.

Penggolongan ukuran maupun kualitas perabotan yang

dimaksud dapatlah dipakai sebagai pedoman, baik dalam rangka

perencanaan pembelian maupun dalam rangka melaksanakan

penelitian bidang perabot kantor. Perlu pula diterapkan ilmu

ergonomi, yaitu ilmu yang mempelajari keserasian perbandingan

antara manusia (pegawai) dengan alat-alat/perabotan kerja

sehingga ikut menjamin adanya suasana kerja yang

menggairahkan.

Meja kerja seorang pegawai perlu dilengkapi bermacammacam

perlengkapan dan alat-alat penting guna pelaksanaan dan

penyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya.

Perlengkapan meliputi barang yang awet pakai dan barang

yang habis pakai. Pengertian awet pakai adalah barang-barang

yang tahan lama dalam pemakaiannya, misal : alat pelubang

kertas yang lama kelamaan bisa rusak. Sedangkan benda yang

habis pakai, tak selalu berarti benda tersebut menjadi musnah

atau habis tanpa bekas, misal : karet penghapus yang dapat

dipakai berulang kali.

Pada umumnya untuk benda-benda keperluan yang habis

dalam pemakaian disebut : Office Supplies (bekal tata usaha).

3.1.2 Mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin

kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun,

mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan

dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat

mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia

usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan

maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan

mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut

manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan

efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut,

tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan

menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan

serta manfaat yang banyak.

Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran

yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan

dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah

pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta

pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat

banyak kesibukan.

Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin

kantor, hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.

2. Jenis mesin hendaknya praktis.

3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan

pekerjaan.

4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

5. Mutu mesin harus baik.

6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam

pekerjaan.

7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan

pegawai.

9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk

meletakkan mesin tersebut.

Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan

kantor (office machine and equipment) sangat diperlukan dalam

rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja setiap

instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah

penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam usaha

memperlancar prosedur dan metode kerja itupun harus mendapat

perhatian pula.

Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan

adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia

dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun

yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang

bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat

mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka

menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi.

Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi

hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang

mempunyai ciri sebagai berikut :

1. Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup

banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang sama,

sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang

yang mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan formulirformulir

dengan mesin stensil.

2. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga

manusia, misalnya alat-alat besar sebagai mesin-mesin

penarik atau pengangkut barang berat.

3. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan.

Misalnya pembuatan surat-surat rangkap (dengan

tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga

pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak,

perlu dipergunakan mesin cetak.

4. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus

diketik.

5. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika

dikerjakan dengan otak manusia bisa terjadi kesalahan.

Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk

otomatisasi pekerjaan rutin. Misalnya saja mesin hitung

ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan,

mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan

menyortir data.

Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan

mesin adalah :

- Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak

- Pekerjaan yang berat bagi manusia

- Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan

- Hasil pekerjaan yang berformat rapi

- Pekerjaan yang harus teliti

Macam-macam mesin

Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaan

mesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin dan

perlengkapan, yaitu :

1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia

disebut sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat besar

: fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo peralatan

atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator dan

sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif

(paperwork).

2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money

Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk mass-production.

Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering

seperti mesin pintal, mesin-mesin komputer (dalam jangka

panjang), mesin-mesin penggandaan dan sebagainya.

3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time

Saving Machine, misalnya komputer, mesin photocopy, mesin

penggandaan, mesin atau alat komunikasi dan transportasi

dan sebagainya.

Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak

diperlukan, dan banyak dipergunakan dalam rangka menunjang

pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah:

1. Komputer

2. Mesin tik

3. Mesin tik elektronik

4. Mesin fotokopi

5. Faksimil

3.1.2.1 Penggunaan Mesin Kantor

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor

walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan

beberapa keuntungan dan kerugian.

Keuntungan penggunaan mesin kantor:

1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal

dan sesuai kebutuhan.

2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.

3. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah

dilaksanakan.

6. Mesin penghancur kertas

7. Printer

8. Mesin Stensil

9. OHP

10. Proyektor LCD dan lain-lain

4. Memudahkan pengawasan.

5. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

6. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

7. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan

penggunaan tulisan tangan.

8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat

menambah mutu pekerjaan.

Kerugian penggunaan mesin kantor:

1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah

tinggi

2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk

pengadaan dan pemeliharaannya.

3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu

adanya biaya untuk melatih mereka.

4. Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit

didapatkan dan diterapkan.

5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin

tertentu bila terjadi kerusakan.

Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut juga pesawat

kantor, yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai

alat untuk mengadakan komunikasi, baik dilingkungan sendiri

(intern) maupun dengan lingkungan luar (ekstern) kantor.

Dengan adanya mesin komunikasi dalam kantor, dapat

diperoleh keuntungan, diantaranya :

.. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan

secara cepat dan efesien.

.. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata

hubungan dilingkungan kantor.

.. Meningkatkan produktivitas kerja.

.. Mempercepat proses pekerjaan.

3.1.2.1.1 Komputer

Komputer

Secara umum komputer telah menggantikan fungsi mesin tik

sebagai alat untuk membuat warkat dan dokumen sekaligus

menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer

dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat

lunak (software)

Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok

perangkat keras (hardware)

1. CPU (Central Processing Unit)

Merupakan bagian penting

pada sebuah komputer seperti halnya otak pada

manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi

yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam

komputer. CPU sendiri di dalamnya adalah gabungan

dari beberapa perangkat keras (hardware) seperti :

processor, harddisk, vga card, sound card yang

tersusun diatas sebuah motherboard (papan induk)

2. Monitor

Adalah layar sebagai alat yang digunakan

untuk menampilkan hasil komunikasi antara

pengguna komputer dengan CPU, sehingga pemakai

akan mengetahui apakah hasil dari komunikasinya

benar atau salah (sesuai atau tidak) akan terlihat

melalui layar monitor

3. Papan tuts (keyboard)

Yaitu bagian komputer yang terdiri atas deretan tuts huruf dan

angka serta tombol lain. Keyboard adalah alat yang digunakan untuk

perantara komunikannya. Apapun yang dikehendaki oleh pengguna

diinformasikan kepada CPU dengan menekan tuts-tuts pada keyboard.

4. Mouse

Digunakan oleh komunikan sebagai penggerak kursor pada

layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan

memilih objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan gambar panah

yang bergerak seiring pergerakan mouse. Dengan 3 (tiga) buah

tombol di depannya, kanan, tengah (scrolling) dan kiri

Disamping itu ada beberapa peralatan pelengkap dari

komputer yang mempunyai fungsi yang sama penting dalam

mendukung kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan komputer.

Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer :

Printer

Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara pengguna

dengan CPU seperti yang nampak pada layar monitor ke dalam

selembar kertas, bisa berupa tulisan atau gambar.

CD/DVD ROM Drive

Alat ini digunakan untuk membaca CD/DVD agar kita bisa

ketahui isinya CD/DVD dengan melihat pada layar komputer.

Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang diluar

dengan kabel yang terhubung pada komputer.

CD/DVD itu sendiri adalah sebuah piringan optik yang

digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya

dikembangkan untuk menyimpan audio digital. Cakram padat

diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap menjadi format standar

pemutaran rekaman audio komersial per pertengahan 2006.

CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat

ditulisi). Perkembangan CD/DVD terkini memungkinkan CD/DVD

dapat ditulisi berulang kali (Re Write / RW) yang lebih dikenal

dengan nama CD/DVD-RW.

USB Flash drive

USB flash drive adalah perangkat komputer yang sangat

populer saat ini. USB flash drive (sering juga disebut flash disk)

pelan-pelan menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan

data kerja portabel. Ukurannya kecil, ringan, bentuknya pun sangat

beragam. Penggunaannya pun amat mudah. Tinggal dicolokkan

pada port USB, yang merupakan standar perangkat antarmuka

komputer sekarang ini. Umumnya berkapasitas 128 MB sampai 2

GB, dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini

sudah ada yang berkapasitas 32 GB. Bandingkan dengan sebuah

disket yang hanya berkapasitas 1,44 MB.

Dibandingkan dengan disket dan cakram padat (CD), flash disk

memiliki kelebihan karena praktis, lebih awet, relatif lebih banyak

menyimpan data, serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah.

Kekurangannya adalah karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai

2 cm), flash disk gampang jatuh, hilang atau tercecer apalagi bagian

penutupnya jika tidak hati–hati menyimpannya. Oleh karenanya flash disk

sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci dan sebagainya.

Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan sebagai programprogram

atau aplikasi, biasanya setiap komputer telah dipersiapkan

aplikasi-aplikasi ini, berikut contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan

komputer kantor yang menggunakan sistem windows :

1. Pengolahan kata (microsoft word)

Suatu program atau aplikasi yang lebih sering digunakan di kantor-kantor

pada saat ini dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat tabel,

dokumen, warkat atau surat-surat lain untuk mendukung kegiatan yang

berbentuk administrasi

2. Pengolahan angka (microsoft excel)

Program atau aplikasi ini biasa digunakan dalam pembuatan dokumen

yang mengenai perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka dan

keuangan seperti neraca, laporan akuntansi, statistik dan sebagainya

3. Pengolahan data (microsoft access)

Program ini digunakan untuk pengolahan pendataan suatu informasi,

menjadi database. program ini digunakan oleh orang yang sudah

mempelajari secara mendalam penggunaannya.

4. Presentasi (powerpoint)

Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi

menjadi lebih menarik, biasanya digabungkan dengan LCD proyektor

Cara penggunaannya adalah

Menyalakan komputer : tekan tombol on pada CPU dan monitor

lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi atau

program yang akan digunakan.

Mematikan komputer : usahakan dulu menutup atau keluar dari

aplikasi atau program yang sedan digunakan kemudian klik start>klik

turn off computer>kemudian klik turn off bila benar-benar akan

dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati dengan sendirinya,

setelah itu cabut stop kontak.

3.1.2.1.2 Mesin Tik Manual

Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa yang dijumpai

sehari-hari pada tiap kantor. Mesin tik ini dikenal dengan 3 (tiga) model,

yaitu :

1. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang

rol/gandaran mulai dari 13” (13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini

dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan

menggunakan ukuran kertas dobel folio.

2. Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”. Mesin tik ini juga

dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan pekerjaan

dengan menggunakan kertas berukuran 1½ kali folio.

3. Portabel, yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran

antara 9½” hingga 10”. Mesin ini dianggap sangat praktis karena

bentuknya yang mudah dibawa ke mana-mana.

Cara menggunakannya sangat mudah

Masukan selembar kertas kosong yang akan diketik ke dalam

mesin tik melalui rol/gandaran lalu putar tombol rol/gandaran yang

letaknya ada pada sebalah kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas

masuk.

Perawatan alat ini cukup membersihkan balok huruf dan angka

yang terbuat dari baja yang tersusun rapi seperempat lingkaran. Juga

memberikan pelumas pada sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts

ditekan tidak menimbulkan kemacetan akibat karat.

Mesin tik manual

3.1.2.1.3 Mesin Tik Elektrik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakkan

dengan mempergunakan tenaga listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciriciri,

antara lain:

1. Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik

2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah

saklar (on-off switch)

Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu :

1. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf batang

2. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola

Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada dasarnya tidak jauh

berbeda dengan mesin tik manual, perbedaannya terletak pada sistem

kerjanya saja. Karena tenaga yang dipergunakan adalah tenaga dari

aliran listrik, maka mesin ini kita hubungkan dengan aliran listrik melalui

stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik

rumah atau kantor.

Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan

mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan

kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan

terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk

dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan

mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.

Mesin tik elektrik

3.1.2.1.4 Mesin Fotokopi

Adalah alat untuk

menggandakan dokumen

dengan memperbesar

atau memperkecil ukuran

dari aslinya.

Naskah asli yang

digandakan dengan

mesin fotokopi ini akan

menghasilkan rekaman

naskah yang baik

kualitasnya dan mirip

atau mendekati aslinya,

tetapi berwarna hitam

tulisannya. Oleh karena itu, banyak orang yang mempergunakan

jasa fotokopi untuk menggandakan naskah, baik untuk keperluan

pribadi, dinas, maupun kepentingan pendidikan.

Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus,

transparansi atau master duplikasi.

ara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidak terlalu sulit

dengan syarat sebelum mengoperasikan kita harus mempelajari

terlebih dahulu petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan

mesin tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan

3 bagian utama, yaitu :

1. Bagian bak kertas kosong

Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik

kertas sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman

naskah yang diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut

harus diletakkan terbalik

2. Bagian mesin pemroses

Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan

alat elektronik, maka terjadilah perekaman naskah asli dipindahkan

ke atas kertas yang telah terkena tinta.

3. Bagian bak penampung hasil

Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas hasil fotokopi

diletakkan

Di bawah ini kita akan menjelaskan cara pemeliharaan

mesin fotokopi, yaitu :

Mesin fotokopi

1. Setelah selesai dipakai, kita harus melepaskan mesin fotokopi dari

sakelar listrik agar tidak terlalu panas mesinnya.

2. Kita harus membersihkan mesin fotokopi tersebut pada bagian papan

kaca dan lainnya setiap seminggu sekali.

3. Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan ditutup kembali agar

terbebas dari debu dan air

Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur kertas

diperlukan untuk menghancurkan

arsip-arsip atau dokumen yang sudah

tidak terpakai lagi atau nilai gunanya

(kadaluarsa). Karena fungsinya

sebagai penghancur kertas, maka

peranannya sangat besar, sehingga

rahasia yang ada di dalam dokumen

tersebut tidak dapat diketahui oleh

orang lain. Dengan hancurnya kertas

dalam bentuk kecil,

sangat sulit kerahasiaannya

diketahui oleh orang lain, apalagi

sebelum dibuang sobekan kertas tersebut diaduk terlebih dahulu.

Umumnya daya potong mesin penghancur kertas sebanyak 20

halaman sekaligus dengan memotong memanjang berukuran 2-2,5

mm dan besar cacahan ukuran folio dapat menjadi 46 hingga 144

cacahan karena penggunaan sistem gigi piranha pada mesin ini.

Cara pengoperasiannya sangat mudah, yaitu sebagai berikut :

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, namun

sebelumnya hilangkan dahulu klip atau steples yang ada pada kertas

2. Masukan kertas ke dalam mesin, dan tekan tombol on agar mesin

menyala dan siap memotong

3. Setelah selesai tekan tombol off ambil potongan kertas yang ada

dalam kotak mesin untuk dibuang

Perawatan mesin ini cukup sederhana yaitu hanya dengan selalu

membersihkan pada bagian pisaunya dari kotoran yang berupa sisasisa

kertas yang tinggal disela-sela gerigi

Mesin

penghancur

kertas

Printer dot matrik

3.1.2.1.6 Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam

bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.

Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat

mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas.

Alat ini beroperasi apabila dihubungkan dengan komputer atau

alat lain yang dapat mendukung seperti kamera digital. Printer

menghasilkan cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan

kebutuhan yang diinginkan.

Ada beberapa macam jenis printer, antara lain :

1. Dot Matriks

Sistem kerja pencetak ini adalah menubrukkan sekelompok titik

kecil ke atas pita karbon sehingga bergabung membentuk karakter ke

atas kertas (impact system), seperti pada mesin ketik. Umumnya dari

segi kualitas tidak terlalu baik, tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks

dengan kepadatan ganda (double density) menggunakan struktur bintik

yang lebih halus sehingga menghasilkan karakter dengan kualitas yang

lebih baik.

Printer dot matrix masih banyak digunakan karena biaya

operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan sistem impact, hasil

ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti

mesin ketik. Selain itu dot matrix juga dapat dipakai untuk kertas

bersambung (continuous paper), maupun kertas khusus yang memiliki

lubang disampingnya (tractor feed).

Kekurangannya adalah dot matrix umumnya menghasilkan suara

yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk

mencetak grafik maupun foto, kemampuan warnanya sangat terbatas,

serta umumnya lambat dalam mencetak.

Printer laser

2. Pancaran tinta atau Ink jet

Sistem cetak printer ini ialah menyemprotkan cairan tinta yang

berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke media cetak. Saat ini

tipe inkjet merupakan jenis printer yang paling banyak dipakai karena

relatif murah biayanya, hasil cetak yang baik termasuk untuk warna

yang tajam serta kemudahan pemakaiannya.

Dibandingkan dengan dot matrix, printer ink-jet lebih tenang

suaranya waktu bekerja. Bisa mencetak lebih detail dan hasilnya lebih

halus, bahkan ada yang sampai berkualitas sebaik foto. Jika

dibandingkan dengan laser printer, inkjet dapat langsung mencetak

tanpa waktu pemanasan (warming-up)yang berarti. Printer ink-jet

dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli

keseluruhan catridge.

Kekurangannya adalah, tinta ink-jet amat rentan terhadap air.

Oleh karena itu hasil cetakannya sebaiknya dikeringkan terlebih

dahulu sebelum dipakai. Tinta asli dari pabrik yang disebut original

cadridge biasanya cukup mahal. Oleh sebab itu banyak yang

menyediakan jasa pengisian ulang tinta yang relatif lebih murah,

walaupun terkadang kualitas cetaknya jauh di bawah tinta asli.

3. Laser

Printer ini mencetak memakai toner dalam satu catridge

khusus yang bekerja dengan elektro magnetik seperti pada

mesin fotokopi.

Printer tinta Cartdrige

Printer tinta

Dibandingkan dengan printer dot matriks maupun ink-jet yang dapat

langsung mencetak data, laser printer mengumpulkan dulu image yang

hendak dicetak dalam satu halaman ke memory buffer. Hal ini

menyebabkan halaman pertama butuh beberapa detik sebelum dapat

mencetak. Namun untuk halaman berikut yang sama sangatlah cepat,

karena selanjutnya tinggal mencetak yang telah ada di memory.

Oleh karena itu laser printer cenderung tidak dapat dipakai untuk

format kertas besar maupun halaman yang kaya akan informasi grafik

seperti foto, kecuali apabila ditambahkan kapasitas memory. Kertas yang

digunakan tidak boleh terlalu tipis karena akan cenderung melengkung

maupun kusut akibat panas dalam proses pencetakannya.

Laser printer lazimnya digunakan dalam suatu kantor yang banyak

mencetak dokumen. Bila dihitung-hitung, laser printer amat irit dalam

biaya operasional karena sebuah catridge toner dapat digunakan untuk

ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi sampai ratusan

halaman per menit. Selain itu hasil cetaknya pun amat tajam, sehingga

dokumen yang dihasilkan terkesan professional.

Cara pengoperasian printer pada umumnya adalah dengan :

1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya

menggunakan aplikasi microsoftword

2. Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan

(dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer)

3. Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang

mempunyai simbol gambar printer

3.1.2.1.7 Mesin Penjumlah

Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna mempermudah

dan memperlancar pekerjaan khususnya bagi pegawai bagian

keuangan atau kasir, karena dengan menggunakan peralatan

bantu mesin penjumlah, kita dapat mengurangi kesulitan-kesulitan

pekerjaan serta dapat mengurangi pengeluaran energi yang besar.

Mesin

penghitung uang

Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya :

1. Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya pegawai bank, sering

melakukan pekerjaan hitung-menghitung

uang dalam jumlah besar yang tentunya

hal ini memerlukan ketelitian dan kejujuran

dari pegawai yang bertugas. Agar

pekerjaan menghitung uang dapat

dilakukan dengan cepat dan akurat maka

diperlukan alat khusus yang dapat

digunakan untuk menghitung uang dalam jumlah

banyak. Alat seperti ini disebut dengan money

counter.

2. Mesin Hitung Saku (kalkulator)

Mesin hitung saku atau yang biasa disebut kalkulator adalah mesin

hitung yang menggunakan tenaga baterai atau ada pula yang

menggunakan tenaga matahari.Mesin hitung saku memiliki ukuran

dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga dengan jumlah digit

yang berbeda-beda, antara lain memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16

tergantung kebutuhan.

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi menjadi 3, yaitu :

a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak digunakan di kantor

atau dunia perdagangan, kalkulator ini hanya digunakan untuk

operasi sederhana seperti menambah, mengurangi, mengkali dan

membagi.

b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki tombol-tombol khusus

yang hanya digunakan untuk hitungan matematika.

Calculator pocket

Kalkulator saku

c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang memiliki tombol-tombol

yang dapat digunakan untuk menyimpan hitungan dan menampilkan

kembali hitungan yang biasa digunakan untuk hitungan keuangan.

3. Printing Kalkulator

Ini adalah kalkulator yang

dilengkapi dengan printer untuk mencetak hasil hitungan. Mesin

hitung elektronik jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan atau

toko-toko.

4. Mesin kasir (cash register)

Mesin cash register adalah alat

yang digunakan untuk menyelesaikan

transaksi secara tunai. Mesin ini ada

2 (dua) macam, yaitu :

Printing calculator

Printing kalkulator

Scientific calculator

Kalkulator matematika

Cash Register

a. Mesin cash register dengan infra merah (scanner)

Jenis mesin ini banyak digunakan di toko swalayan besar, seperti

hypermarket. Penggunaan mesin ini lebih mudah, kasir hanya

tinggal menyorot scanner ke arah barcode barang yang terdapat

pada kemasan. Otomatis pada mesin cash register ini akan muncul

kode, nama barang dan harganya karena sebelumnya data atau

informasi mengenai itu sebelumnya telah dimasukan dalam memori

mesin ini.

b. Mesin cash register manual

Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor atau toko kecil, apotik

dan sebagainya.

3.1.2.1.8 Mesin Stensil

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil dokumen berbentuk

lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas

master” yang disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua

warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil yang terpisah

harus dibuat dan penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk

setiap warna.

Mesin stensil

manual

Mesin stensil manual

dan elektrik

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil manual dan

mesin stensil listrik. Terdapat pula model dengan bantalan-dasar, yang

merupakan jenis duplikator stensil termurah dan memadai bila volume

kerja yang harus dilakukan sedikit.

Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000

lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani

dengan baik.

Duplikator stensil kerap dibatasi untuk memproduksi salinan pada

kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini cocok untuk jenis laporan,

spesifikasi, daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.

Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai berikut :

1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya huruf pada tuts

dibersihkan terlebih dahulu dengan sikat kawat halus karena sering kotor

terkena endapan beas karbon atau tip-eks.

2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll mesin tik agar

menghasilkan bekas ketikan yang baik di sit stensil.

3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak perlu tergesa-gesa. Hal

ini dikarenakan kesalahan pengetikan memang dapat dibetulkan dengan

koreksi, tetapi akan menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.

4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra kuat, tetapi denga

normal hentakan saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang

baik.

5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan sebelum kita

melepaskannya dari mesin.

6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap

tinta. Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan

tulisan tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master dapat

pula disiapkan dengan proses pengopian pemindahan-panas atau

dengan pemotong stensil elektronik.

7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang

melekat rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, bisa menggunakan

tangan atau listrik.

Cara perawatan mesin stensil adalah sebagai berikut :

1. Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa debu, serbuk kertas dan

lain-lain.

2. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari

langsung.

3. Rol perataan tinta/cairan (inpression roller) dibersihkan dengan sabun

(untuk mesin stensil jangan menggunakan bensin atau minyak tanah).

4. Kain penyaring (silk screen) dibersihkan dengan bensin

5. Setelah dibersihkan, pada bagian yang berputar diberi minyak

pelumas.

3.1.2.1.9 Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk

menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi

visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau

gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar,

sehingga memperoleh hasil proyeksi yang

lebih jelas dan besar. Perbedaan yang

mendasar dari OHP (Overhead Projector)

dengan LCD Projector adalah presentasi yang

ditayangkan dengan OHP, dapat dibuat atau

ditulis langsung pada transparansi filem.

Overhead Projector (OHP) dapat digolongkan

menjadi dua, yaitu :

1. Classroom Overhead Projector (OHP

kelas)

Bentuknya lebih besar, untuk dipergunakan dalam kelas/ruang rapat

secara tetap (tidak perlu dipindah-pindah)

2. Portable Overhead Projector (OHP kecil)

OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat khusus untuk pembicaraan

yang berpindah-pindah

Transparancy film (transparansi) adalah sebuah media yang memuat

tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP,

berbentuk plastik. Macam-macam transparansi :

OHP

1. Menurut proses pembuatannya, dapat dibedakan menjadi 3, yaitu :

a. Dengan tangan, yaitu menulis atau menggambar langsung

pada lembaran transparansi dengan menggunakan marking pen

b. Dengan mesin fotokopi, transparansi yang dibuat dengan

mesin fotokopi ini adalah transparansi khusus yang disebut PPC

film

c. Dengan mesin transparancy maker, yaitu mesin yang

dipergunakan untuk membuat transparansi khusus infrared film

2. Menurut bentuknya, dapat dibedakan menjadi 4, yaitu :

a. Transparansi biasa atau sederhana yang terdiri dari 1

lembar transparancy film dan dibingkai, untuk menyampaikan

informasi sederhana yang diperlihatkan sekaligus

b. Transparansi rol yaitu transparansi yang terbuat dari

transparansi rol film untuk menyampaikan informasi yang berturutturut

atau seri

c. Transparansi overlay yaitu yang terdiri dari 2 lembar

dengan salah satu bagian tepinya dijadikan satu berfungsi untuk

menyampaikan informasi yang ditambahkan pada transparansi

dasar

d. Transparansi flap yaitu transparansi yang ditutup dengan

beberapa kertas yang berfungsi untuk menyampaikan informasi

yang lebih jelas jika disampaikan sebagian-sebagian.

Langkah-langkah pengoperasian OHP dibagi menjadi 2

(tiga) tahap, yaitu persiapan, penyajian dan selesai penyajian :

1. Persiapan

a. Meletakkan dan membuka layar di tempat yang mudah terlihat

kira-kira 1,2 m dari lantai (rata-rata orang duduk)

b. Letakkan OHP di tempat yang tidak mengganggu penglihatan

dengan posisi lurus menghadap layar.

c. Aturlah transparansi di dekat OHP agar mudah menggunakan

sesuai dengan urutannya

d. Mengatur tempat duduk agar jelas, terdepan paling dekat

dengan layar ± 3 m dan paling jauh dengan layar ± 9 m.

2. Penyajian

a. Letakkan transparansi dengan tepat pada saat lampu OHP

dimatikan

b. Penyaji (komunikator) tetap menghadap terus ke arah peserta

(komunikan), tidak perlu menghadap layar atau membelakangi

peserta kecuali kontrol ketepatan fokus dan letak

tulisan/gambar

c. Tidak menunjuk sesuatu di permukaan layar, tetapi cukup

menunjuk pada permukaan transparansi dengan pensil atau

pulpen yang tidak menggelinding

d. Mematikan lampu untuk mengalihkan perhatian peserta

(komunikan) bukan untuk menghemat listrik

e. Menutup dengan sebagian tulisan atau gambar yang belum

diperlukan untuk menuntun perhatian presentasi

Cara pemeliharaan OHP adalah :

1. Bagian luar dibersihkan dengan kain halus, tidak

diletakkan di bawah sinar matahari langsung dan tidak diletakkan

pada sembarang tempat

2. Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk menghindari debu

dan bersihkan lensa dengan tissu pembersih lensa

3.1.2.1.10 Proyektor LCD

Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu memperbesar

tampilan gambar, foto maupun data dari komputer ke layar atau

bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan

langsung harus berbentuk digital , oleh karena itu alat ini

dihubungkan dengan alat digital lain seperti : kamera, komputer

atau laptop.

Dibandingkan dengan OHP (Overhead Projector) keunggulan alat

ini lebih kepada visual yang ditampilkan, karena dokumen yang

akan dipresentasikan dibuat dengan aplikasi powerpoint atau

aplikasi lain, maka presentasi dapat lebih menarik di visualisasikan,

selain dapat menggunakan efek audio yang dihubungkan ke

speaker. Keunggulan lainnya data yang di-presentasikan juga

dapat dihapus dan diubah tanpa memerlukan tranparansi film.

Cara pengoperasian LCD :

LCD proyektor

Secara umum penyajiannya hampir sama dengan OHP

namun pengoperasian alat ini adalah menghubungkan LCD

dengan komputer

1. Pasang layar putih di depan LCD proyektor dengan jarak ± 9m

2. Pastikan proyektor LCD dan komputer dalam keadaan tidak

menyala

3. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor ”VGA in”

pada proyektor LCD, lalu hubungkan ujung yang lainnya

dengan konektor VGA pada komputer

4. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada

proyektor lalu hubungkan ujung lainnya dengan sumber listrik

5. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor terlebih dahulu

lalu komputernya

6. Sesuaikan posisi fokus dan zoom

3.1.2.1.11 Mesin-mesin lain

Mesin Scanner

Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan

untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti

dokumen, foto, gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu

pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai

data digital.

Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusus scanner

tersebut, sehingga scanner dapat digunakan

Scanner

Pemindai

Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung pada kegunaan

dan cara kerjanya, antara lain:

1. Pemindai gambar

2. Pemindai barcode

3. Pemindai sinar-X

4. Pemindai cek

5. Pemindai logam

6. Pemindai Optical Mark Reader (OMR)

Di antara jenis-jenis pemindai tersebut, pemindai gambar adalah yang

paling sering disebut sebagai pemindai.

Cara penggunaanya:

1. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan

tombol kontak

2. Buka aplikasi scanner yang terdapat di dalam komputer

3. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan

halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan

tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di komputer secara

otomatis men-scan data tersebut dan menaruhnya di dalam

komputer

Mesin Binding

Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk keperluan

persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan dapat dilakukan

dengan mempergunakan penjepret yang besar untuk buku atau diklat.

Selain mempergunakan alat jepret untuk kertas atau steples, dapat pula

menggunakan mesin penjilid khusus terutama untuk buku atau diklat

yang mempunyai ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan

Mesin binding listrik

menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat penguat

yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk spiral.

Penggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat kemampuan

menampung yang besar, karena penjilidan dengan mesin binding dapat

dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan

perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari kemampuan

besar atau kecilnya kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan

Mesin penjilid dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu :

a. Mesin penjilid buku

mesin ini bentuknya lebih besar dan berfungsi untuk menjilid bukubuku

dalam jumlah besar, biasanya terdapat di percetakanpercetakan

b. Mesin penjilid laporan

bentuknya lebih kecil dan dipergunakan untuk menjilid laporan

dengan penjilid plastik atau kawat spiral, biasanya terdapat di kantorkantor

Dari tenaga yang dipergunakan sebagai pengerak mesin ini dapat

dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu :

a. Mesin penjilid manual, yaitu yan digerakkan dengan tangan

(tenaga manusia)

b. Mesin penjilid listrik, yaitu yang digerakkan dengan tenaga listrik.

Cara kerja mesin binding adalah sebagai berikut :

1. Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau

urutannya

2. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis

3. Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam

lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi

Mesin binding manual

4. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi

plastik penjilid

Cara mempergunakan mesin penjilid :

1. Posisi gagang (handle) tegak lurus, kertas yang akan dijilid

diratakan, penuntunan kertas diletakkan pada papan

kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai

menyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15

lembar).

2. Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan

menekan gagang ke depan sampai kertas itu berlubang,

kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus.

3. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik

dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan

punggung di belakang.

4. Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya

untuk membuka gigi rin plastik penjilid.

5. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak

sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada

ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap

kedepan.

6. Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover

dibawah dan gagang ditarik kembali pada posisi tegak

lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi.

7. Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai

lepas.

Cara pemeliharaan mesin penjilid

1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak

mudah berkarat.

2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang

dilubangi dibersihkan

3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

Mesin Laminating

Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas

yang dihasilkan berasal dari energi listrik. Mesin laminating digunakan

untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas dengan

plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air

atau dimakan kutu rayap.

Cara kerja mesin ini seperti alat setrika, yaitu menggunakan

energi panas yang dihantarkan melalui 2 (dua) rol yang bergerak

sehingga lembar plastik yang akan melapisi dokumen, sertifikat atau

kartu-kartu identitas akan merekat pada dokumen tersebut.

Cara penggunaannya :

1. Nyalakan mesin dengan menghubungkan stop kontak ke

aliran listrik.

2. Tunggu sampai mesin terasa panas sebelum digunakan

(sama seperti setrika pakaian).

3. Lapisi dokumen atau kartu-kartu identitas yang akan

dilaminating dengan selembar plastik tipis yang khusus

dibuat untuk laminating

4. Lapisi juga dengan kertas agar plastik tidak menempel

pada rol penghantar panas

5. Lakukan berulang-ulang hingga plastik laminating merekat

pada dokumen atau kartu-kartu identitas.

Mesin laminating

Mesin Absensi

Karyawan merupakan asset yang terpenting bagi suatu

perusahaan, untuk itu biasanya perusahaan memiliki divisi atau

bagian yang khusus menangani masalah manajemen karyawan

(pegawai), yaitu HRD (Human Resource and Development).

Fungsi divisi ini menangani permasalahan manajemen karyawan

mulai dari perekrutan, penempatan, evaluasi kerja, absensi, dan

sebagainya yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan

mengenai karyawan tersebut.

Untuk itu kegunaan dari mesin ini adalah menangani data

absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran

karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan

bisa dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang

lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan).

Ada 3 (tiga) jenis untuk mesin semacam ini, yaitu:

1. Yang menggunakan kartu absensi

Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan

mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu

Mesin absen kartu

2. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan

mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat

menggesek kartu tanda pengenal magnetik (biasanya

terdapat di samping atau di atas mesin)

3. Dan yang menggunakan pengenalan sidik jari

Mesin dengan sebuah jam digital

yang terdapat di depan mesin yang

menunjukkan waktu pada saat itu dan

tempat untuk men-scan sidik jari (biasanya terdapat di

depan mesin)

Mesin ini juga dilengkapi dengan report daily attendance

dan periodic attendance (khusus untuk absensi finger scan).

Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history atau catatan

kehadiran karyawan, jam kerja karyawan dan menjadi dasar

perhitungan gaji dan lembur karyawan

Mesin absen

Finger scan

Mesin absen ID

card

Untuk mesin absensi sidik jari (finger scan) kita mesti

menghubungkannya dengan suatu aplikasi absensi yang diinstal

ke dalam komputer sehingga secara otomatis data mengenai

kehadiran sehari-hari dan periode kehadiran karyawan atau

pegawai dapat diketahui secara cepat tepat dan akurat

Cara penggunaan tiap mesin ini adalah :

1. Mesin absen kartu

Untuk mesin ini kartu absen telah dibuat khusus, dimana

kita tinggal mengisi nama pegawai, jabatan, bulan dan

keterangan lain (tiap kartu berbeda). Kartu biasanya

ditempatkan pada tempat yang telah disediakan dan tidak

jauh dari mesin ini, kita tinggal mengambil kartu atas nama

kita dan memasukkannya ke dalam mesin tersebut lalu

secara otomatis kartu akan tercetak tanggal dan jam yang

bisa kita lihat di depan mesin ini pada saat kita

memasukkan kartu

2. Mesin absen ID card (tanda pengenal)

Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan

menggesek ID card atau tanda pengenalnya dimana tanda

pengenal ini dilengkapi semacam pita magnetik dibalik

tanda pengenal tersebut, lalu secara otomatis data akan

terkirim ke komputer untuk diproses

3. Mesin absen sidik jari (finger scan)

Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan

men-scan sidik jarinya kemudian menekan nomor pegawai

yang mana secara otomatis data waktu kehadiran dan

pulang akan terkirim ke komputer untuk diproses

3.1.2.2 Mesin-mesin Kantor untuk Komunikasi

Saling berkomunikasi sesama manusia pada dasarnya

adalah untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan

kegiatan manusia itu sendiri. Komunikasi dalam suatu

perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kegiatan seperti

menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan

perusahaan bahkan juga dalam memasarkan barang atau jasa

merupakan salah satu bentuk komunikasi.

Komunikasi pada masa ini banyak melalui sebuah media

alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data dapat cepat

disampaikan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang

kecil

3.1.2.2.1 Interkom atau Aifon

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu

intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.

Intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau

intertelepon. Beudrat adalah kabel yang berfungsi untuk

menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat

intercom yang lainnya.

Menurut pandangan masyarakat, Intercom merupakan alat

komunikasi intern yang menghubungkan rumah yang satu dengan

rumah yang lain, antara desa yang satu dengan desa yang lain

atau antara satu kota dengan kota lain.

Sedangkan menurut pengertian di kantor, Intercom atau

lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat

komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau

keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian

ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi intercom

Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi berfungsi

sebagai berikut.

1. Fungsi intercom di kantor

Fungsi intercom di lingkungan kantor, yaitu :

.. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi

secara efektif dari satu pihak kepihak liannya.

.. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau

kantor.

.. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.

.. Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan

produktivitas kerja pegawai.

2. Fungsi intercom pada masyarakat umum

Dalam masyarakat umum, intercom berfungsi sebagai berikut :

.. Sebagai media informasi, Intercom berguna untuk

membina kerukunan sosial.

.. Sebagai media pengetahuan, Intercom berguna untuk

mendengarkan pengetahuan-pengetahuan yang disiarkan

oleh organisasi intercom.

.. Sebagai media hiburan, Intercom semata-mata hanya

bersifat menghibur melalui acara yang disusun oleh

organisasi intercom.

Cara mengoperasikannya

Untuk mengoperasikan intercom, dapat dilakukan langkahlangkah

sebagai berikut :

1. Intercom yang digunakan di kantor-kantor

.. Angkat handset (gagang telepon)

.. Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud atau yang

diinginkan

.. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C (Call)”, sehingga

terdengar nada panggil

.. Lakukan pembicaraan

2. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum

.. Nyalakan tombol On untuk menghidupkan pesawat

.. Pilih atau cari saluran yang dituju

.. Lakukan pembicaraan dengan orang yang dituju.

3.1.2.2.2 Telepon

Pengertian Telepon

Telepon berasal dari kata tele

yang berarti jauh dan phone yang artinya

suara berhubungan telepon yaitu

penyampaian informasi dari satu pihak ke

pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri

maupun ke luar kantor.

Pesawat telepon adalah alat yang digunakan untuk

menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk mendengarkan

suara atau pembicara. Sedangkan penyampaian informasi dari

jarak jauh dengan mempergunakan pesawat telepon sering

disebut dengan istilah telephoning atau peneleponan.

Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander Graham Bell

tahun 1874 hinggasaat ini telah banyak mengalami perubahan.

Kini, dibeberapa negara penelepon tidak perlu lagi memutar

nomor telepon. Mereka cukup masukan kartu khusus, bahkan kita

phone

dapat melihat wajah lawan berbicara pada saat menerima

telepon.

Sejarah perkembangan telepon

Secara kronologis, sejarah perkembangan telepon adalah

sebagai berikut :

a. Tahun 1874, pertama kali telepon ditemukan oleh Alexander

Graham Bell

b. Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan sebagai alat

komunikasi jarak jauh yaitu antara New York dan Chicago

c. Pada tahu 1915, terpasang trans Pacific sebagai jalur baru

untuk komunikasi jarak jauh

d. Tahun 1906, dipergunakannya telepon sistem tabung vacum

e. Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon dengan sistem

transistor

f. Tahun 1951, mulai digunakan sistem tenaga baterai

g. Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon mobil

Macam-macam pesawat telepon

Ada beberapa macam pesawat telepon, antara lain.

a. Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di

rumah-rumah

b. PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu pesawat

telepon yang pengoperasiannya melalui operator (tidak

langsung)

c. PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat

telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa

melalui operator.

Cara penggunaan telepon dapat dibedakan, yaitu sebagai

berikut:

Penggunaan telepon untuk percakapan lokal

1. Penggunaan telepon untuk percakapan lokal dapat

dilakukan melalui dua cara yaitu:

a. Melalui pesawat sendiri

Wireless

Telephone

b. Melalui pesawat umum

2. Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan

internasional

Untuk mengadakan percakapan interlokal dan

internasional, ada beberapa cara yaitu sebagai berikut:

a. Melalui pesawat sendiri, dengan memutar kode wilayah yang

dikehendaki, dilanjutkan dengan memutar nomor telepon

yang dikehendaki. Hal ini dapat dilakukan jika pesawat itu

memiliki sentral otomatis.

b. Melalui pesawat dengan mengajukan permintaan kepada

operator interlokal pada kantor telepon setempat, dengan

menyebutkan:

.. Nomor telepon dimana kita akan bicara;

.. Nama kita dengan jelas;

.. Nama kota dan nomor telepon orang atau instansi;

.. Nama orang atau pejabat yang hendak diajak bicara.

c. Melalui KBU (Kamar Bicara Umum) di kantor telepon. KBU

adalah sebuah pos telepon yang disediakan untuk umum

agar yang berkepentingan dapat melakukan percakapan

dengan aman dan tenang.

1. Pelayanan telepon dengan SLJJ (Sambungan Langsung

Jarak Jauh)

Untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang

telekomunikasi, Perumtel telah memasang suatu jaringan

telepon otomatis dengan fasilitas SLJJ. Dengan SLJJ ini

dapat diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a. Dapat berhubungan langsung ke kota-kota besar

seluruh Indonesia;

b. Percakapan tidak di kenakan minimum 3 menit;

c. Tidak perlu membuang waktu untuk menunggu;

d. Menghemat tenaga dan waktu.

Percakapan dengan SLJJ ini biayanya di hitung

berdasarkan lama pulsa, sedangkan banyaknya pulsa tergantung

dari jarak berhubungan. Makin jauh dan makin lama hubungan,

biaya semakin tinggi. Biasanya pengguna SLJJ pada malam hari

akan lebih murah (50%) dari pada percakapan SLJJ pada siang

hari.

Cara menelepon dengan SLJJ, sebagai berikut:

a. Siapkan kode wilayah dan nomor telepon lokal yang dituju;

b. Putar kode wilayah SLJJ;

c. Putar nomor telepon lokal.

2. Langkah-langkah menggunakan telepon

Dalam menggunakan telepon, ada beberapa langkah yang

harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:

a. Tata cara menangani telepon ke luar

1) Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat

seperlunya!

2) Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan

mengangkat telepon sebelum nomor telepon di

ketahui!

3) Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan barulah

memutar nomor telepon yang di kehendaki!

4) Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat

teleponnya, katakanlah nama kantor atau instansi dan

nomor telepon yang kita kehendaki!

5) Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan bicara

yang bukan-bukan!

6) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya

gangguan telepon, jangan mengetuk-ngetuk kait

telepon!

7) Jika pembicaraan sudah habis, letakkan telepon

secara perlahan dan jangan sampai dalam keadaan

miring!

8) Perlu diketahui pada waktu memilih nomor telepon

jangan sekali kali menggunakan pensil atau benda

lainnya, tetapi pergunakanlah jari telunjuk!

b. Tata cara menangani telepon masuk

1) Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan

jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali!

2) Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan

kanan memegang alat tulis dan block note!

3) Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan

hormat misalnya: “Selamat siang, SMK PRISMA

Depok“. Hindarkan menjawab dengan mengatakan

“halo”!

4) Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon

dengan penuh perhatian.

5) Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar

mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.

6) Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan

penting harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya.

7) Menutup telepon setelah penelepon memutuskan

hubungan terlebih dahulu.

3.1.2.2.3 E-mail

Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e)

atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam

bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah

salah satu cara komunikasi modern saat ini, yaitu dengan kirim

mengirim surat melalui jalur internet.

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar

per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat

elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk

membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya

surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya

ditagih per pengiriman.

Bila hendak mengirim pesan melalui media ini, sebaiknya

harus mengetahui program atau aplikasi untuk menjelajahi

website-website yang ada di internet, atau sering kita sebut

browser.

Salah satu browser yang terkenal adalah microsoft internet

explorer, namun ada juga yang komputer lain yang menggunakan

mozilla firefox, opera, netscape navigator sebagai aplikasi

browsernya.

e-mail dianggap yang paling cepat dan termurah karena

registerasi pembuatan e-mail masih ada yang gratis, namun

terbatas dalam kapasitasnya, e-mail lebih mirip seperti kotak surat

hanya saja dalam dunia maya (internet)

Cara membuat e-mail (contoh membuat e-mail dengan

situs yahoo.com) :

1. Jalankan aplikasi browser (internet explorer atau mozilla) dan

pastikan komputer kamu terhubung dengan jaringan internet,

Lalu ketik pada address, ketikan alamat yahoo.com

2. Kemudian klik mail lalu akan muncul halaman log-in untuk

mengisi ID e-mail dan passwordnya, bagi yang belum

mempunyai e-mail terlebih dahulu mendaftarkan diri dengan

mengklik daftar

3. Ikuti semua pertanyaan dengan mengisi keteranganketerangan

yang ada

4. Bila pengisian serta petunjuk diikuti dengan benar, lalu klik

buat akun saya, maka pembuatan e-mail akan berhasil

Email halaman depan pada saat log-in/sign up

Halaman e-mail

untuk mengisi

keteranganketerangan

sebelum

mendaftar

halaman depan www.yahoo.co.id

5. perlu diingat ID yahoo atau passwordnya agar tidak kesulitan

pada saat membuka e-mail

6. Selebihnya ikuti petunjuk yang ada

7. Pada saat membuka e-mail kembali terlebih dahulu menulis ID

yahoo dan passwordnya kemudian klik log-in atau sign-in tidak

perlu meng-klik sign-up lagi, atau bisa langsung menekan

tombol enter

3.1.2.2.4 Ponsel (HP)

Handphone saat ini bukanlah hal baru dalam dunia

komunikasi. Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam

dunia komunikasi, karena dinilai lebih cepat dan lebih portabel,

dengan kata lain lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan

dapat dibawa kemana-mana.

Perubahan yang sangat cepat dalam perkembangan

teknologi telepon selular menjadikan telepon selular tergolong

dalam beberapa generasi.

Ada pun perkembangan teknologi selular ini dapat

dirangkum sebagai berikut:

1. Generasi pertama: analog, kecepatan rendah (low-speed),

cukup untuk suara. Contoh: NMT (Nordic Mobile Telephone)

dan AMPS (Analog Mobile Phone System)

2. Generasi kedua: digital, kecepatan rendah - menengah.

Contoh: GSM dan CDMA2000 1xRTT

3. Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (high-speed), untuk

pita lebar (broadband). Contoh: W-CDMA (atau dikenal juga

dengan UMTS) dan CDMA2000 1xEV-DO.

Handphone/

mobilephone

Antara generasi kedua dan generasi ke-3, sering

disisipkan Generasi 2,5, yaitu digital, kecepatan menengah

(hingga 150 Kbps). Teknologi yang masuk kategori 2,5G adalah

layanan berbasis data seperti GPRS (General Packet Radio

Service) & EDGE (Enhance Data rate for GSM Evolution) pada

domain GSM dan PDN (Packet Data Network) pada domain

CDMA.

Ponsel atau biasa kita sebut handphone dibuat dalam

berbagai bentuk dan ukuran yang dilengkapi dengan dengan

perangkat-perangkat canggih seperti radio dan kamera digital

bahkan permainan (game) namun itu tergantung nilai harga

ponsel tersebut, makin mahal harga ponsel makin banyak fiturfitur

yang terdapat dalam ponsel tersebut.

Terdapat berbagai fitur-fitur komunikasi atau istilah-istilah

dalam teknologi ponsel, seperti :

1. SMS (Short Message Service)

Adalah sebuah layanan yang dilaksanakan dengan sebuah

telepon genggam untuk mengirim atau menerima pesanpesan

pendek yang berupa teks.

2. MMS (Multi Media Message Service)

Adalah jasa layanan pesan yang memfasilitasi para

pengguna telepon selular untuk melalukan pertukaran pesan

multimedia. MMS dapat dikatakan sebagai bentuk evolusi

dari SMS atau Short Messaging Service, dimana pada

layanan pesan tersebut terdapat transmisi jenis media

tambahan yang meliputi teks, image, audio, animasi,

videoklip atau kombinasi antar media-media tersebut.

3. Voice Mail

adalah fitur pesan berupa suara yang tersimpan pada

provider yang digunakan dan fitur ini berfungsi ketika ponsel

yang dihubungi tidak dijawab (diangkat). Biasanya pesan

yang ada akan diberitahukan oleh provider melalui SMS

(Short Message Service). Bila pesan ingin di dengar, kita

menghubungi nomor yang telah ditunjuk oleh provider yang

kita gunakan

4. Bluetooth

Adalah spesifikasi industri untuk jaringan kawasan pribadi

(personal area networks atau PAN) tanpa kabel.

Bluetooth menghubungkan dan dapat dipakai untuk

melakukan tukar-menukar informasi di antara peralatan87

peralatan. Spesifiksi dari peralatan Bluetooth ini

dikembangkan dan didistribusikan oleh kelompok Bluetooth

Special Interest Group. Bluetooth beroperasi dalam pita

frekuensi 2,4 Ghz dengan menggunakan sebuah frequency

hopping traceiver yang mampu menyediakan layanan

komunikasi data dan suara secara real time antara host-host

bluetooth dengan jarak terbatas.

Kelemahan teknologi ini adalah jangkauannya yang pendek

dan kemampuan transfer data yang rendah.

5. GPRS (General Packet Radio Services)

Adalah suatu teknologi yang memungkinkan pengiriman dan

penerimaan data lebih cepat, Sistem GPRS dapat digunakan

untuk transfer data (dalam bentuk paket data) yang berkaitan

dengan e-mail, data gambar (MMS), dan penelusuran

(browsing) Internet. Layanan GPRS dipasang pada jenis

ponsel tipe GSM dan IS-136, walaupun jaringaan GPRS saat

ini terpisah dari GSM. Dalam teorinya GPRS menjanjikan

kecepatan mulai dari 56 kbps sampai 115 kbps, sehingga

memungkinkan akses internet, pengiriman data multimedia

ke komputer, notebook dan handheld computer.

6. PDA/Smartphone

Personal Digital Assistants disingkat PDA adalah sebuah alat

elektronik yang berbasis komputer dan berbentuk kecil serta

dapat dibawa kemana-mana. PDA banyak digunakan

sebagai pengorganisir pribadi pada awalnya, tetapi karena

perkembangannya, kemudian bertambah banyak fungsi

kegunaannya, seperti kalkulator, penunjuk jam dan waktu,

permainan komputer, pengakses internet, penerima dan

pengirim surat elektronik (e-mail), penerima radio, perekam

video, dan pencatat memo. Selain dari itu dengan PDA

(komputer saku) ini, kita dapat menggunakan buku alamat

dan menyimpan alamat, membaca buku-e, menggunakan

GPS dan masih banyak lagi fungsi yang lain. Bahkan versi

PDA yang lebih canggih dapat digunakan sebagai telepon

genggam, akses internet, intranet, atau extranet lewat Wi-Fi

atau Jaringan Wireless. Salah satu ciri khas PDA yang paling

utama adalah fasilitas layar sentuh.

Cara pengoperasiannya sama dengan telepon biasa pada

umumnya, yaitu menekan nomor tujuan lalu tunggu hingga

tersambung. Bila telah selesai tekan tombol off atau tombol yang

bergambar gagang telepon berwarna merah, bila akan menerima

telepon tekan tombol yang bergambar gagang telepon berwarna

hijau

3.1.2.2.5 Faksimili

Faksimili adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima

data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik

berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan

pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem

komunikasi sambungan kabel.

Untuk penggunaan faksimili yang mempergunakan

pesawat telepon, maka terlebih dahulu teleponnya harus

menggunakan sistem sambungan SLI (Sambungan Langsung

Internasional) dan untuk memperoleh sambungan ini harus

mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel.

Cara penggunaannya

Mengirim faksimili

1. Letakkan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah

pada tempatnya, di ADF

2. Memasukkan nomor tujuan dengan menggunakan fitur onetouch,

speed dial, search atau memasukan secara manual

3. Setelah itu tekan tombol start

Menerima faksimili

1. Angkat gagang telepon

2. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili (bunyi beep)

3. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar telepon, letakkan

gagang telepon

Faximile

3.1.2.2.6 Voice over Internet Protocol (VoIP)

Dengan makin majunya perkembangan teknologi

khususnya internet, sekarang ini selain penggunaan e-mail untuk

komunikasi tertulis, makin marak komunikasi suara melalui

telepon menggunakan jaringan internet yang disebut Voice over

Internet Protocol (VoIP), VoIP tidak menggunakan jaringan

telepon biasa (analog). Suara kita diubah kembali menjadi kode

digital dan dialirkan melalui jaringan internet, ditempat tujuan

sinyal digital diubah kembali sehingga dapat terdengar oleh lawan

bicara.

Untuk menggunakan VoIP, kita perlu jaringan internet

kecepatan tinggi (broadband). Bentuknya bisa berupa telepon

khusus VoIP, melalui perangkat komputer, maupun dengan

telepon biasa yang dihubungkan ke adaptor VoIP khusus. Apabila

melalui komputer , kita memerlukan mikrofon dan perangkat lunak

(software) khusus VoIP. Sekarang ini ditempat-tempat tertentu

seperti : airport, mall, café tersedia layanan “hotspot” dimana kita

di area tersebut kita bisa menggunakan VoIP secara nirkabel

(wireless)

Keuntungan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet

Protocol), adalah :

1. Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh.

Dengan dua lokasi yang terhubung dengan internet maka

biaya percakapan menjadi sangat rendah.

2. Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada

untuk suara. Berguna jika perusahaan sudah mempunyai

jaringan. Jika memungkinkan jaringan yang ada bisa dibangun

jaringan VoIP dengan mudah. Tidak diperlukan tambahan

biaya bulanan untuk penambahan komunikasi suara.

3. Penggunaan bandwidth yang lebih kecil daripada telepon

biasa. Dengan majunya teknologi penggunaan bandwidth

untuk voice sekarang ini menjadi sangat kecil. Teknik

pemampatan data memungkinkan suara hanya membutuhkan

sekitar 8kbps bandwidth.

4. Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon lokal yang

sudah ada. Dengan adanya gateway bentuk jaringan VoIP

bisa disambungkan dengan PABX yang ada dikantor.

Komunikasi antar kantor bisa menggunakan pesawat telepon

biasa.

5. Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabungkan menjadi

jaringan yang besar. Contoh di Indonesia adalah VoIP Rakyat.

6. Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari PC

sambung ke telepon biasa, IP phone handset

Namun ada pula kelemahan dari penggunaan VoIP (Voice

over Internet Protocol), yaitu :

1. Kualitas suara tidak begitu jernih, ini merupakan efek dari

kompresi suara dengan bandwidth kecil maka akan ada

penurunan kualitas suara dibandingkan jaringan PSTN

konvensional. Namun jika koneksi internet yang digunakan

adalah koneksi internet pita-lebar / broadband seperti Telkom

Speedy, maka kualitas suara akan jernih - bahkan lebih jernih

dari sambungan Telpon dan tidak terputus-putus.

2. Ada jeda dalam berkomunikasi. Proses perubahan data

menjadi suara, jeda jaringan, membuat adanya jeda dalam

komunikasi dengan menggunakan VoIP. Kecuali jika

menggunakan koneksi Broadband (lihat di poin pertama).

3. Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet perlu janji

untuk saling berhubungan.

4. Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang menghubungkan

antara VoIP dengan PABX (IP telephony gateway) relatif

berharga mahal. Diharapkan dengan makin populernya VoIP

ini maka harga peralatan tersebut juga mulai turun harganya.

5. Berpotensi menyebabkan jaringan terhambat/Stuck. Jika

pemakaian VoIP semakin banyak, maka ada potensi jaringan

data yang ada menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik.

Pengaturan bandwidth adalah perlu agar jaringan di

perusahaan tidak menjadi jenuh akibat pemakaian VoIP.

6. Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan baik akan

menimbulkan kekacauan dalam sistem penomoran

Bagan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet

Protocol)

Multi Function Device (MFD)

Kecenderungan mesin kantor dengan makin canggihnya

perkembangan teknologi serta semakin mahalnya biaya sewa

ruangan kantor, membuat berkembangnya mesin yang

menyatukan beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus.

Mesin ini umumnya disebut Multi Function Device (MFD) atau All-

In-One (AiO) yang di dalamnya terdapat fungsi print, fax, scan dan

fotokopi. Sebagian MFD bahkan bisa berfungsi sebagai e-mail

center dan memory card reader.

Harganya amat beragam, tergantung dari fitur-fiturnya,

spesifikasi teknis dan kemampuan jaringannya. Fungsi printer

bisa berupa tinta ink-jet atau laser, hitam putih maupun berwarna.

Untuk penggunaan di rumah, printer ink-jet hitam putih yang

murah sudah memadai, sedangkan untuk kantor besar cenderung

memakai printer laser berwarna dengan kapasitas jaringan yang

besar.

Keuntungan memakai MFD adalah menghemat ruangan

dan lebih murah dibandingkan dengan membeli beberapa mesin

dengan fungsi berbeda. Kita tidak perlu mengadakan mesin

printer, fax, scanner, fotokopi secara terpisah tetapi cukup dengan

membeli satu MFD saja. Kebutuhan pengolahan dokumen dapat

dilakukan di satu tempat. Demikian juga dengan daya listrik serta

ruangan yang dibutuhkan dapat dihemat.

Kekurangannya adalah apabila salah satu bagian dari

mesin rusak, kemungkinan besar seluruh fungsi lainnya tidak bisa

dipakai. Kerusakan di satu bagian bisa menyebabkan seluruh

sirkuit di dalamnya harus diganti. Selain itu biasanya kualitas

fungsi MFD hasilnya tidak sebaik mesin yang khusus.

Contoh dari mesin Multi Function Device (MFD)

3.1.2.3 Perawatan Mesin Kantor

Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara

dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam

kondisi yang memuaskan.

Yang dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan

terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk

mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut

dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil

sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.

Biasanya ada buku petunjuk dari mesin-mesin tersebut

yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi

kerusakan pada mesin seperti cara penggunaan yang baik atau

sebagainya. Namun tidak ada salahnya dibuat jadwal

pemeliharaan rutin.

Samsung SF-565P

Multi-Function

Fax/Laser Printer

Oleh sebab itu perlu jadwal waktu sebaik-baiknya untuk

diadakan service/perbaikan dalam rangka pemeliharaan dan

peningkatan penggunaan mesin-mesin kantor, yaitu :

a. Pemeliharaan

Perawatan terhadap perlengkapan materil dengan tujuan agar

perlengkapan itu dapat lebih awet (mengurangi kecepatan

rusak). Pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan

sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang

lebih ringan.

b. Reparasi

Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil, agar dapat

berfungsi lagi sebagaimana mestinya.

c. Peningkatan

Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang

lebih baik lagi sehingga umurnya dan nilainya juga bertambah.

d. Penggantian

Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan

perlengkapan lain yang lebih cocok/baru.

e. Penambahan

Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama

sehingga nilai total dari perlengkapan yang sejenis itu

bertambah.

Pemeliharaan atau barang-barang tidak bergerak relatif

lebih mudah daripada terhadap barang yang bergerak, baik

bergerak ditempat (mesin-mesin) maupun bergerak dengan

menempuh suatu jarak (mobil, kapal, kereta api, pesawat terbang

dan lain-lain).

Apabila jenis barang yang bergerak lebih banyak dari

barang tidak bergerak, maka di dalam pemeliharaan lebih banyak

jenis keahlian yang terlibat di dalamnya. Bukan hanya jenis

barang-barang dan keahlian saja yang banyak pada barang

bergerak ini tetapi juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang

tersebut melebihi dari frekuensi pemeliharaan terhadap barang

tetap. Hal ini berpengaruh dalam usaha-usaha yang efesien

mengenai pemeliharaannya artinya dalam hal pemeliharaan

barang-barang yang bergerak lebih meminta perhatian yang

sungguh-sungguh supaya efesien. Apakah dalam pemeliharaan

ini terdapat juga pemborosan, sehingga diperlukan usaha-usaha

untuk penghematan? Jawabnya adalah ya, seperti halnya dalam

pekerjaan persuratan, disinipun terdapat pemborosan.

Pemborosan dalam hal ini tiada terpakainya suatu peralatan,

sehingga jauh dari hasil yang dapat dicapai dalam waktu tertentu.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan

pemborosan, dalam pemeliharan/pemakaian barang dapat

disebutkan antara lain:

1. Kelengahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses

produksi.

2. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara,

panas, debu, cairan yang tajam dan lain-lain.

3. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang

menyebabkan cepatnya kerusakan.

4. Pemakaian barang berlebih, dan kelebihan itu tidak

dikembalikan ke gudang.

5. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak

tepat.

6. Pemakain yang kasar atas alat-alat.

7. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan.

8. Kehilangan atas alat-alat kecil.

9. Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan

tujuannya.

10. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan

sendiri oleh operator.

11. Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada

mesin.

12. Kelalaian pengurusan atau barang-barang atau mesin yang

tidak dalam pemakaian.

13. Penghapusan barang sebelum waktunya.

Sebagai contoh bagaimana terjadinya pemborosan atau

ketidak-efesienan dalam pemeliharaan dan pemakaian, seperti

komputer yang merupakan mesin vital dan memegang peranan

dalam seluruh sistem pengoperasian mesin-mesin kantor lain

dalam pekerjaan perkantoran.

3.2 Tata Ruang Kantor

A. Pengertian

Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini,

mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk

meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang

mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George

R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958

menyatakan sebagai berikut :

“Office layout in the dertemination of space requirement and the

detailed utilization of this space in order to provide a practical

arrangement of the physical factors considered necessary for the

execution of the officework within reasonable cost”.

(tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhankebutuhan

ruang dan tentang penggunaanya secara terinci dari

ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari

faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja

perkantoran dengan biaya yang layak).

Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan

sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat

perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat,

sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa

dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

B. Tujuan

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan

pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan

lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin

lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah

serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja.

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain

adalah :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.

4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik

yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara

bising lainnya.

5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :

a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.

b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada

waktu tertentu.

c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan

dikemudian hari.

3.2.1 Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor

Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard

Muther mengutarakan tentang Azas-azas Pokok Tata Ruang

adalah sebagai berikut :

1. Azas Jarak Terpendek :

Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.

2. Azas Rangkaian Kerja :

Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut

rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian

pekerjaan.

3. Azas Penggunaan Segenap Ruang :

Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak

hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas

maupun ke bawah

4. Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja :

Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya

tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :

a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor

b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.

3.2.2 Penyusunan Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang kantor, yaitu

1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices)

2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)

3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama / bertaman

(Landscape Offices).

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk

tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata

ruang kantor berhias.

3.2.2.1 Tata Ruang Kantor Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Berkamar

adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam

kamar-kamar kerja.

Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :

.. Konsentrasi kerja lebih terjamin

.. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau

terlindungi.

.. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu

terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.

.. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut

bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:

.. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar,

sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi

berkurang.

.. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan

ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya.

.. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan

perkembangan organisasi.

.. Mempersulit pengawasan.

.. Memerlukan ruangan yang luas.

3.2.2.2 Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor Terbuka

adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh

beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan

tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka

.. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara,

pengaturan warna dan dekorasi

.. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahanruangan

dan tidak memerlukan biaya tinggi

.. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan,

penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.

.. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan

kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan,

penggunaan telepon dan lain-lainnya.

Kerugian tata ruang kantor terbuka

.. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan

.. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh

konsentrasi

.. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak

jelas

.. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan

.. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas

atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga

mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

3.2.2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah

ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan

lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar

lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan

alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang

nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan

ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :

.. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja

.. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan

.. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan

.. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan

dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah

dicapai

Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :

.. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi

lainnya.

.. Biaya pemeliharaan tinggi

.. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

.. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk

tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata

ruang kantor berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu

dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai

keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata

ruang kantor gabungan

100

3.2.3 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran

Yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang

perkantoran antara lain adalah sebagai berikut :

1. Penerangan/cahaya

Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk

keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai,

maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang

terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas

(kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas,

sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi,

dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam

melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut

tidak dapat dicapai secara efektif.

Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua,

yaitu :

a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari

b. Cahaya buatan, berupa lampu

Cahaya buatan dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :

.. Cahaya langsung

.. Cahaya setengah langsung

.. Cahaya tidak langsung

.. Cahaya setengah tidak langsung

Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “Foot

Candle”.

Foot-Candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari

sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang jatuh

disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah

lilin berukuran biasa.

2. Tata warna

Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan

direncanakan dengan teliti dan sebaik-beiknya. Meskipun

pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan

penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna

mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan

pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang,

sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri

dapat merangsang perasaan manusia.

101

Di bawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat

merangsang/mempengaruhi perasaan manusia.

Warna Sifat Pengaruh Untuk

Ruangan

1. Merah

2. Kuning

3. Biru

Dinamis,

merangsang

dan panas

Keanggunan,

bebas, hangat

Tenang,

tentram dan

sejuk

Menimbulkan

semangat

kerja

Menimbulkan

rasa gembira

dan

merangsang

urat syaraf

mata

Mengurangi

tekanan atau

tegangan

Pekerjaan

sepintas lalu

(singkat)

Gang-gang

jalan lorong

Berpikir

konsentrasi

Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna

juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya, adapun

banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung

dari macam warna itu sendiri.

3. Ventilasi/pengatur udara

Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang

dan efesien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang

udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan

pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik

bekisar 13-24 °C. oleh karena itu perlu diusahakan adanya

ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara

dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap

mendapat udara segar dan nyaman.

4. Dekorasi

Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna

yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya

mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus

diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna

perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

102

5. Suara bising

Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan

kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar

supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan

lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan

meningkat.

6. Musik

Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai

dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan

dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat

dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja.

Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.

7. Keamanan

Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang

Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan

dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betulbetul

dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.

3.3 Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi

Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar

biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami

perubahan corak dan sifat. Kalau zaman dahulu perlengkapannya

cukup berupa lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi

dengan pita rekaman, layar gambar, papan magnetik dan lembar film,

sedangkan alatnya dapat berupa berbagai macam mesin

perkantoran. Yang mana sangat membantu dalam mengolah

informasi.

Mencatat, memberikan, dan menyebarluaskan informasi/data

kepada setiap orang, merupakan salah satu bentuk dari pengolahan

informasi/data. Mesin perkantoran sebagai sarana pembantu kegiatan

manusia dalam melaksanakan kegiatan administrasi banyak

ragamnya dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan

teknologi itu sendiri yang mana sangat membantu dalam pengolahan

informasi /data.

Namun secara umum penggunaan sarana modern dalam

pengolahan informasi adalah untuk efesien tenaga, waktu dan biaya

dan juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai

103

3.3.1 Otomatisasi Kantor

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi

modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan

di bidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi

modern khususnya di bidang elektronika membawa kemudahan

dalam melaksanakan tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor yang

memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja

yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat

membantu mempercepat proses.

Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau

memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah

satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah

dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat

dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan

pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yangsangat

mendesak dapat segera diselesaikan.

Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data

yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpensikan,

disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad

teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa

penanganan informasi akan lebih efesien bila dilakukan dengan

menggunakan alat-alat elektronis. personil yang mengelola

informasi harus mempunyai sistem otomatisasi sesuai dengan

tuntutan yang ada.

Otomatisasi adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata

kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan

seefesien mungkin atau mesin, sehingga bahan dan sumber yang

ada dapat dimanfaatkan. Otomatisasi atau sering juga dipakai

istilah mekanisasi adalah merupakan usaha penyempurnaan

pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan dengan cara

mengurutkan masing-masing bagiannya sehingga prosedur itu

akan berjalan “sendiri” secara otomatis.

Berarti pula bahwa prosedur dapat diterapkan, baik untuk

bidang-bidang pekerjaan teknik maupun administratif, terutama

untuk pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan secara tetap dan

terus-menerus (misalnya karena adanya sistem, skema prosedur

kerja, dan buku pedoman kerja).

104

Tujuan otomatisasi adalah :

1. Pemanfaatan yang se-efesien mungkin atas uang,

tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat

kerja.

2. Pemeliharaan kecepatan dan ketetapan prosedur

kerja.

3. Meningkatkan produksi.

Dalam rangka menerapkan otomatisasi, yang perlu

diperhatikan adalah:

1. Mengenai segi kerjanya :

a. Tujuan dari kerja termaksud

b. Jenis pekerjaan yang diperlukan

c. Volume dan frekuensi kerja per hari (per minggu)

d. Skema arus kerjanya

2. Mengenai segi mesin yang akan digunakan :

a. Cara mendatangkan/mengadakan mesin

termaksud

b. Sistem kerja mesin (termaksud operator dan

kapasitas kerja)

c. Pemeliharaan spare-partsnya

d. Pengadaaan/pengisian sumber data

e. Ruang untuk menempatkan mesin

f. Tenaga operatornya

g. Pengaruh bagi operator mesin atau tenaga kerja

lainnya.

Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin

efesiensi, tetapi juga mengurangi atau mengembangkan

kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan dengan bantuan

mesin cetak. Oleh sebab itu maka penentuan pola otomatisasi

informasi perlu memperhatikan 4 hal, yaitu :

1. Sifat pengguna informasi

2. Lingkungan informasi

3. Cara menggunakan informasi

4. Tujuan pengguna informasi

Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan

kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja

105

secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan

sungguh-sungguh yang kemudian secara teknis dapat memenuhi

kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan dapat

diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar

maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis

informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem tangan (manual)

dapat diganti dengan sistem otomatis (menggunakan mesin).

Potensi yang canggih melalui otomatisasi menyebabkan

pengolahan informasi dapat terjadi atas bermacam-macam

pengelompokan dalam berbagai format dan dalam berbagai

media penyimpanan. Didalam otomatisasi, semua

pengelompokan dapat disatukan kedalam satu pangkal data dan

dapat ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam

memperoleh informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi

disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai

kebutuhan calon pengguna. Otomatisasi dapat mengumpulkan

secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah

melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengelolaan informasi secara otomatis telah

berkembang sehingga mempunyai banyak variasi, dan membawa

kemudahan dalam melaksanakan tugas. Untuk kantor-kantor

yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume kegiatan

yang tinggi, menggunakan alat modern akan meringankan atau

mempermudah proses.

3.3.2 Pemanfaatan Komputer

Modernnya peralatan yang diciptakan, seperti komputer

tidak menyebabkan pengetahuan dan masalah penanganan

informasi dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu

saja.

Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang

dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan

instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan

menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Ketepatan suatu komputer bekerja tergantung pada

ketepatan manusia dalam memberi umpan informasi. Pada

dasarnya, koputer adalah merupakan suatu alat yang akan salah

berfungsi apabila tidak digunakan dengan benar, walaupun

kesalahan dapat bersumber pada alat tersebut.

106

Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam

pekerjaan kantor adalah merupakan tuntutan dan kewajaran yang

dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau

manual. Teknologi komputer, termasuk salah satu teknologi yang

berkembang dengan pesat, oleh sebab itu perlu segera

dimanfaatkan. Penggunaan komputer dapat meningkatkan

efesiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi.

Sehubungan dengan hal tersebut, yang perlu dipersiapkan

dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa

penggunaan komputer membawa serta metode baru dalam

pencatatan dan penyimpanan informasi, yang mempengaruhi cara

bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan

didistribusikan kepada yang membutuhkannya.

Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam

menunjang pengelolaan informasi secara terpadu, sehingga

sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam

menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer

mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat

menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format

yang dapat diinterpretasikan komputer melalui wujud baca mesin.

Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara

maksimal, dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk

dipertanggungjawabkan, mengingat komputer merupakan mesin

modern yang terbilang cukup mahal. Dengan demikian dalam hal

penentuan atau merencanakan penggunaan komputer, perlu

dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1. Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau

penggunaan komputer hanya pemborosan saja?

2. Menentukan jenis komputer apa yang harus

dipergunakan sesuai dengan kebutuhan.

3. Pengadaan atau penggunaan komputer, apakah

dengan cara :

a. Membeli komputer.

b. Menyewa komputer atau menggunakan jasa suatu

pusat data.

c. Memakai komputer bersama-sama dengan

organisasi lain (time sharing).

Karena komputer merupakan alat, sehingga tak dapat

menggantikan peranan manusia dalam proses pengambilan

keputusan. Supaya komputer dapat berfungsi sesuai dengan yang

diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat

107

menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang dapat

berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi

mencapai tujuannya dengan efesien. Tegasnya, berhasil atau

tidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia

yang merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.

108

Bab IV

Organisasi Dalam Kantor

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang organisasi yang ada di dalam

kantor, relasi antara kantor sebagai organisasi yang bertujuan dengan

pimpinannya, azas-azas pokok dalam pengorganisasi, bentuk-bentuk

organisasi; pengetahuan dan keterampilan tentang komunikasi dalam

organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan

pimpinan, serta pengetahuan tentang jenis-jenis komunikasi.

Kompetensi Inti dari Bab IV

1. Bekerja sama dengan

kolega dan pelanggan.

2. Melakukan prosedur

administrasi.

3. Menghasilkan dokumen

sederhana.

4. Mengatur perjalanan

bisnis.

5. Mengaplikasikan

keterampilan dasar

komunikasi.

6. Memberi pelayanan

kepada pelanggan.

Bermacam-macam

pengetahuan tentang

organisasi di dalam kantor,

relasi antara kantor dan

pimpinan serta kolega dan

bermacam-macam

pengetahuan dan

keterampilan tentang

komunikasi dalam organisasi,

komunikasi antara kolega,

komunikasi dengan

pelanggan dan pimpinan.

109

Kompetensi dan isi bab

1. Bermacam-macam pengetahuan tentang organisasi di dalam

kantor dan komunikasi dalam organisasi akan membentuk

keterampilan berkomunikasi di dalam organisasi.

2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses

perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk

kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai

dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur

keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.

3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk

kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan.

4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja

efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi

menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.

5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, dan pemikiran bekerja

efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen

sederhana (misalnya notulen laporan).

6. Pengetahuan dan keterampilan kerja sama membentuk

kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

Kata-Kata Kunci

perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran,

keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.

110

BAB IV

Organisasi Dalam Kantor

Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang

melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi

merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara

sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama

secara efektif dalam mencapai tujuan.

Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti

manusia, sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi,

struktur dan lingkungan. Unsur-unsur dalam organisasi tersebut dapat

diuraikan sebagai berikut :

1. Manusia

Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi

baru ada, jika ada manusia (orang-orang) yang bekerjasama.

Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja

2. Sasaran/ Tujuan

Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai

3. Tempat Kedudukan

Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena

organisasi memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat

berkumpulnya Manusia (orang-orang)

4. Pekerjaan

Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus

dikerjakan serta ada pembagian kerjanya.

5. Teknologi

Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis

6. Struktur

Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar

manusia yang satu dengan yang lainnya, sehingga tercipta

organisasi

7. Lingkungan

Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling

mempengaruhi.

Sebagai kelanjutan dari BAB II unsur organisasi jika diuraikan lebih jauh,

akan mempunyai unsur-unsur sebagai berikut.

111

Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya

yaitu “Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah

keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan

tatausaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai

tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi.

Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu

kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung

jawab) dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan

bersama.

Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan

dengan sebaik-baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan

perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan

pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang

paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat

ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta

merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat

dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan

komunikasi yang lebih lancar.

Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari “Office Work”

oleh karena setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian

atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan dari

kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab.

Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang

beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan

dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orang

mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang

dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan

dapat berjalan dengan lancar dan efesien.

.. Ada orang-orangnya

.. Ada tujuan bersama

.. Ada tempat kedudukan

.. Ada pekerjaan atau tugas

.. Ada teknologi yang diterapkan

.. Ada Struktur koordinasinya

.. Ada lingkungan mendukung

Unsur- unsur

Administrasi

112

4.1. ASAS – ASAS POKOK PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan

kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan,

pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang

dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenangwewenang

tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya.

Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan

organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas ,

yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara

Sentralisasi dan Desentralisasi.

4.1.1. Asas Sentralisasi (pemusatan)

Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor

pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan

manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus

bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran.

Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang

bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah

organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam

hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas

pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha

dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris

atau bagian TU.

Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :

a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang

perkantoran.

b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.

c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat

diterapkan secara cepat dan seragam).

d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan

e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat

f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi

g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi

h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap

Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai

berikut :

a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin

dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap

bagian.

113

b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam

waktu).

c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.

d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.

e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.

Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang

menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan

keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer.

Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara

skematis:

SENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR

Garis Koordinasi Organisasi

Kekuasaan teknis

4.1.2. Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran

dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan

yang seakan-akan berdiri sendiri.

Manajer Tertinggi

(General Manager)

Manajer

Keuangan

Manajer Kantor

Pusat

Menejer

Tehnik

Tehnis Ka TU

Umum

Ka TU Teknis

114

Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat

di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor

terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi

masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. dan

setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan

kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak

melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian

keuangan hanya beertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada

bagian keuangan.

Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh

organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga

melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapaat dalam

lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu

perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi,

memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya.

Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah

a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala

keperluan unitnya masing-masing.

b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang

bersangkutan

c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang

sesuai dengan syarat-syarat tertentu.

d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif

e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan

Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :

a. Pekerjaan akan terlalu bebas

b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi

c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip

d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor

(adanya pemborosan biaya).

Contoh bagan Asas Desentralisasi

115

DESENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR

4.1.3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi

Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat

dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan

bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada

seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang

tepat bila dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit

bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor tersebut

merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan

desentralisasi.

Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis,

umumnya organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh

karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali organisasi kantor

yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau

desentralisasi.

Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di

atas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi

organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja setelah

diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi,

terutama ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya

setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa

Manajer

Tertinggi

Manajer

Keuangan

Manajer Kantor

Pusat

Menejer

Tehnik

Tehnis Ka TU

Umum

Ka TU Teknis

116

melepaskan/melupakan kemungkinan perkembangan di kemudian

hari.

Namun demikian, untuk menghindari banyaknya gangguan

terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif

mendapat bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli

perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan pusat.

Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya

Manajemen Perkantoran. Asas-asas Pokok Pengorganisasian

adalah sebagai berikut :

a. Asas Pembagian Tugas

Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas

untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian

yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas

termaksud. Oleh karena itu maka perlu adanya perumusan

tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi,

benturan dan kekaburan

b. Asas Fungsionalisasi

Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu

masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang

mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional

berkewajiban memprakarsainya.

c. Asas Koordinasi

Asas ini menekankan perlunya setiap bagian

menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik

dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan

serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran,

pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang

diembannya.

d. Asas Kesinambungan

Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas

harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan

kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa

tergantung pada diri pejabat tertentu.

e. Asas Akrodion

Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat

berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas

dan beban kerjanya.

f. Asas Pendelegasian Wewenang

Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk

melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada

pejabat bawahannya.

117

g. Asas Keluwesan.

Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu

mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan

dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan

kekakuan dalam pelaksanaan tugas.

h. Asas Rentang Pengendalian

Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar

dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang

yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan,

diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya

kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam

mengadakan pengendalian terhadap bawahnya.

Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit

kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan

angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 - 7, sebagai

berikut ;

Hal tersebut penting, dalam hubungan dengan

penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis

pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi

menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta

terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan atau unit

kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dan

setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat

fungsi pengawasan

i. Asas Jalur dan Staf

Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam

penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-

3-7

4-49

27-343

81-2401

Pimpinan tertinggi

Eselon 1

Eselon II

Eselon III

Eselon IV

118

satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara

satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok

instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang

melaksanakan tugas-tugas bantuan.

j. Asas Kejelasan dalam Pembaganan

Asas Pembaganan mengharuskan setiap\organisasi

mengambarkan susunan organisasinya, agar setiap pihak

yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan

dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.

4.2. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan

departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.

Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur

organisasi, yaitu ;

1. Pembagian kerja

2. Rantai perintah

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi :

4.2.1. Organisasi Garis/Lini

Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari

atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada

orang-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu

perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung.

Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya

terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal

antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk

pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis

wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi mempunyai

tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu

tingkat di atasnya.

Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk

militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis,

karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer

sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung

menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di

dalam sikap pimpinan.

119

Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang

bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung

jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian

terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan

makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih

rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang

wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang

termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah

dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya

bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab

berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga

strukturnya sederhana.

Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala

bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan

termasuk dalam bidang pekerjaannya .

Ciri-ciri organisasi lini.

1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang

dihubungkan suatu garis wewenang/komando

2. Struktur organisasi sederhana dan stabil

3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara

mereka untuk saling mengenal

4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab

dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada

dalam unitnya

5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan,

sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal

6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi

7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil

8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik

2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)

3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan

4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat

berjalan cepat

5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan

langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua

perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan

6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi

7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat

120

8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan

bakat-bakat pimpinan.

9. Adanya penghematan biaya

10. Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis

1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan

dengan tujuan organisasi

2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang

sendiri

3. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara

otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena

sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan

6. Kurang tersedianya saf ahli

Contoh bagan organisasi garis / lini

BAGAN ORGANISASI KANTOR SISTEM GARIS/LINI

4.2.2. Organisasi Staff.

Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya

mempunyai hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya

Manajer Kantor

Arsip / Ekspedisi

Tik /Penggandaan

RT / Inventaris

Arsip Eksvedisi Tik Penggan

daan

Inventaris

121

berfungsi memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf

tidak mempunyai garis komando kebawah.

Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan

sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang

seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja.

Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan dengan bentuk

organisasi lainnya.

BAGAN ORGANISASI STAF

4.2.3 Organisasi Garis dan Staf

Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando

tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi

sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas

memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan

dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran

dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri.

Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar,

pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia

membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang

perkantoran.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf :

1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat

kompleks

2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak

3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung

Manajer kantor

Staf Staf

122

4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua

karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun

terjadi tidak saling mengenal

5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan

secara maksimal

6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah

pegawai tertentu.

7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan

wewenang staf.

Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu

tangan.

2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana

3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat

ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.

4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat

bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.

5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang

jelas.

6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai

dengan spesialisasinya

7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.

8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan

perintah dan bantuan nasihat

2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak

saling mengenal

3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing

menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting

4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf

5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara

pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan

kekacauan dalam menjalankan wewenang

6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang

besar

7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya

sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini

8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang

lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan

sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

123

Contoh bagan :

BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF

4.2.4. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan

macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi

fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar

diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga

setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja.

Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinanpimpinan

yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya

diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/pelaksana akan

mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing

menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya

atas bidang masing-masing.

Ciri-ciri organisasi fungsional :

a. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas

b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan

c. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan

d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas

Manajer kantor

Persuratan

Humas/

Protokol

Penerbitan

Tik Arsip Humas Dokumen Distribusi

Perencanaan

Staf

124

e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau

fungsi yang sama dapat dilakukan

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal

b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masingmasing

c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan

d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon

atas, sehingga berjalan lancar dan tertib

e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang

menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.

f. Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan

b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari

satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya

memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya

sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar

dilakukan

Contoh

BAGAN ORGANISASI BENTUK FUNGSIONAL

Manajer Tertinggi

(General Manager)

Manajer

Keuangan

Manajer

Personalia

Menejer

Tehnik

Karyawan

125

4.2.5. Organisasi Kepanitiaan

Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah

tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut

Keuntungan dari organisasi kepanitiaan :

a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam

pembahasan yang dalam dan terperinci

b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil

c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim

Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan:

a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang

berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas

b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama

c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan,

karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.

Contoh

BAGAN ORGANISASI BENTUK KEPANITIAAN

Presiden

Direktur

Perencanaan

Direktur

Teknik Direktur

Personalia

Bag

126

4.3. Komunikasi dalam Organisasi Kantor

Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian

berita/pesan dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu

tujuan dan pesan dapat dimengerti sedangkan organisasi adalah alat

atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai

tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian

kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang.

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting

dalam kegiatan kantor, sebab kantor merupakan pusat pengolahan

keterangan, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala

sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan

pekerjaan administrasi atau tata usaha.

Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif

dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secar

vertikal atau diagonal. Pengurusan informasi yakni penyampaian dan

penerimaan berita akan dapat berjalan dengan baik, apabila dalam kantor

tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan

menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat

penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.

Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis menulis, membaca,

berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi

atau; keterangan yang berarti bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu

komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah komunikasi yang dpat

berlangsung setiap saat, dimana saja kapan saja, oleh siapa saja dan

dengan siapa saja. Agar komunikasi dapat berjalan egektif, komunikator

harus memiliki ketrampilan dalam berkomunikasi. Tehnik keterampilan

komunikasi tersebut mencakup cara berbicara, cara berpikir dan cara

menggunakan sarana komunikasi.

Dalam berkomunikasi harus memeperhatikan etika. Etika

berkomunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara

komunikator dan komunikan dengan memperhatikan perilaku, sikap yang

baik dan yang tidak baik untuk dilakukan ketika berkomunikasi.

Dalam berkomunikasi harus memperhatikan beberapa hal untuk

menghindari kegagalan, yaitu :

a. Persepsi (pengertian pikiran)

b. Ketepatan

c Kreadibilitas ( unsur kepercayaan kepada orang lain)

d. Pengendalian

e. Kecocokan/keserasian

127

Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis

ialah ketrampilan berkomunikasi, yang mencakup :

a. Keterampilan berbicara

b. Keterampilan mendengarkan

c. Keterampilan membaca

d. Keterampilan menulis

Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus

dilakukan adalah:

a. Menilai diri sendiri secara jujur

b. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan

atau praktek-praktek

c. Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas

Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif .

Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara

yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan

penggunaan umpan balik.

Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka

perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli

komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah

komunikasi internal.

Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses

komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan

yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajewr

harus aktif. Penggunaan manajemen pertisipatif dan komunikasi tatap

muka merupaklan cara meningkatkan efektifitas komunikasi melalui

penggunaan umpan balik.

Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus

memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun

penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan

pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan

benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang

pernerima berita.

Salah satu alat yang digunakan adalah active lestening yang

digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para

manajer. Sebagai dasar peralatan ini adalah menggunakan reflective

statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.

128

The American Managemnt Association (AMA) menyusun sepuluh

pedoman efektifitas komunikasi organisasi sebagai berikut :

1. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum

berorganisasi.

2. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.

3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara

keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.

4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam

merencanakan komunikasi.

5. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada

maupun isi pokok dari pesan anda.

6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan

sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi

penerima.

7. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda.

8. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.

9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi

Anda.

10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk

mengerti serta jadilah pendengar yang baik.

4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan

Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yang

membeli barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang

dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat..

Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga

hubungan baik dengan pelanggan, yaitu:

a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguhsungguh

terhadap pelanggan.

b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua

kebutuhan pelanggan.

c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang

diberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar

memberikan keputusan kepada pelangan.

d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu.

e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu

pembayaran (berhutang).

Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap

yang bijaksana dan tepat karena perusahan akan lebih mampu

mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apapun kekecewaan

pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani.

Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan

tersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik

lagi bagi perusahaan.

129

4.3.2. Komunikasi dengan Pimpinan

Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi

vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke

bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari

manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor.

Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lainlain

serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan

dan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikan

informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi

pada tingkatan yang lebih rendah.

Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan

dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh

informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan

yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk

informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya

berupa laporan, keluhan, saran dan pendapat.

Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat

meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan

efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan

dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang

harmonis.

Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami

tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan

menjadi komunikatif, efektif dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai

berikut :

1. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.

2. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi,

saran dan unsur atau gagasan.

3. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.

4. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan

bicara.

5. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten.

6. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.

7. Menghindari ucapan yang bersifat menilai.

8. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.

9. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat.

10. Menghindari respon yang monoton.

130

4.3.3 Komunikasi dengan Kolega

Kolega adalah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dapat

dilakukan secara horizontal, meliputi pola aliran dalam organisasi yang

terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama atau para

pekerja pada organisasi yang sama atau perusaaan yang sama.

Kegunaannya menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan

pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan

dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan

mereka.

4.4 Klasifikasi Komunikasi

Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitu

sebagai berikut :

4.4.1. Menurut lawan Komunikasi

a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam :

1) Satu lawan banyak

Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator

dengan sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatu

informasi, kebijakan, pemecahan masalah atau yang lainnya.

Biasanya dilakukan pada saat rapat, seminar dimana pimpinan

rapat atau nara sumber memberikan informasi kepada

sekelompok komunikan

2) Banyak lawan satu

Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator

dengan satu komunikan. Contoh para demonstran kasus

pembebasan tanah menginginkan berbicara dengan walikota

3) Banyak lawan banyak

Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikator

dengan sekelompok komunikan. Contoh para demonstran yang

akan memasuki istana presiden dihalangi oleh para

PASPAMPRES.

b. Komunikasi pribadi

Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu

komunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinya

pembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia.

Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi dengan

pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya.

Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahnya yang bersifat

rahasia.

131

4.4.2. Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi menjadi 2 macam

a. Komunikasi perseorangan

Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan

seorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia

bisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi

perorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive

maupun telepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan,

biasanya dilakukan satu siswa dengan satu penguji.

b. Komunikasi dalam kelompok

Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam

pergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok

rekannya. Dalam kehidupannya kadang-kadang terjadi kelompok

orang untuk melakukan hubungan dengan seseorang atau

dengan sekelompok orang lain.

Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang sengaja

seperti dalam rapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi

tidak disengaja, seperti ngobrol di warung, dipinggir jalan, di

lapangan olah raga , dihalaman rumah dihalaman kantor dan alin

sebagainya.

Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang

tersebut dinamakan komunikasi kelompok (Group

Communication). Sedangkan yang dimaksud dengan pengertian

kelompok adalah sesuatu kumpulan manusia yang mempunyai

hubungan sosial yang nyata dengan sesamanya.

Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti

komunikasi itu dapat berlangsung antara seseorang komunikator

dengan sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua orang

dan bersifat lebih terbuka dalam membicarakan masalahmasalah

yang menyangkut kepentingan orang banyak. Apabila

jumlah orang di dalam kelompok komunikasi sedikit, dinamakan

komunikasi kelompok kecil (small group communication), dan jika

jumlah orang di dalam komunikasi kelompok banyak dinamakan

komunikasi kelompok banyak ( larke group cominication).

Komunikasi kelompok kecil (small group communication)

adalah ditujukan kepada kesatuan psikologis, interaksi dan

prosesnya berlangsung secara dialogis. Dalam komunikasi

kelompok kecil maupun keomunikasi kelompok besar tidak

berdasarkan hitungan banyak tidaknya jumlah orang yang

berkomunikasi melainkan berdasarkan pada kualitas proses

komunikasinya.

132

Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar

adalah komunikasi yang di tujukan kepada perasaan komunikan

dan prosesnya berlangsung secara linier (lurus). Contohnya:

untuk komunikasi kelompok besar adalah rapat raksaksa di

sebuah lapangan atau ruangan yang cukup luas.

Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam

kehidupan sehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian

berkomunikasi dengan kelompoknya. Hubungan yang baik antar

manusia adalah merupakan jembatan keberhasilan di dalam

komunikasi kelompok.

4.4.3. Menurut Cara Penyampaiannya

a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua :

1) komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan

secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,antara

komunikator dan komunikan bertatapan langsung dalam

pemberian dan penerimaan informasi secara lisan. Misalnya

pada saat rapat, wawancara, seminar dll.

2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang

diatasi oleh jarak, antara komunkator dan komunikan tidak

bertatapan langsung dalam memberikan dan menerima

informasi secara lisan tapi dengan menggunakan media,

misalnya Televisi, telepon, radio, dll.

b. Komunikasi tertulis

Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk

surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta.

4.4.4. Menurut Maksud Komunikasi

Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang

dilakukan dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat

dibedakan sebagai berikut :

a. Memberi perintah

Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator

yang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikan

mengenai tugas tugas yang harus dijalankan

b. Memberi nasehat

Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan

nasehat pada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib

c. Berpidato

Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam

bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh:

pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar

d. Memberikan ceramah

133

Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang

komunikator di hadapan banyak pendengar yang membicarakan

suatu hal berupa pengetahuan yang akan diberikan kepada

komunikan.

e. Rapat

Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang

bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak

organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat

(conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para

anggota lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau

menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan

bersama.

f. Perundingan

Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan

karena dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai

kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan

pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang

menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan

kepada pihak-pihak yang terkait.

g. Pertemuan

Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam

komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan

merupakan jenis media yang sangat penting dalam organisasi

baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal

h. Wawancara

Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana

komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis

media komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal

antara pihak atasan dengan bawahan.

4.4.5. Menurut Kelangsungannya

Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat

dibagi menjadi 2 macam, yaitu :

a. Komunikasi langsung

Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak

dibatasi oleh jarak dan tanpa bantuan perantara atau

media komunikasi, misalnya : tatap muka

b. Komunikasi tidak langsung

Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang

dibatasi oleh jarak sehingga dalam pelaksanaannya

membutuhkan bantuan media komunikasi

4.4.6. Menurut Perilaku

Komunikasi dilihat dari sudut prilaku dapat dibagi menjadi 3

macam, yaitu :

134

a. Komunikasi formal

Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam

lingkungan organisasi yang secara resmi telah diatur dalam

stuktur organisasi.

Ciri-ciri komunikasi formal :

1. Informasi mempunyai sangsi resmi, tegas dan jelas.

2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara

resmi.

3. Ada prosedur tertentu.

4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau

masalah proses penyelenggaraan kerja.

5. Media yang sering digunakan adalah surat.

6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai

wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka

pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi

b. Komunikasi Informal

Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu

organisai tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam

suatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang ada

terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan

pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas.

c. Komunikasi Non Formal

Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam

pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non

formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota

organisasi atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan

atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau

peraturan-peraturan tertentu.

Cirri-ciri komunikasi non formal adalah :

1) Waktu dan tempat tidak menentu

2) Tidak ada prosedur yang mengikat

3) Tidak ada hierarki tertentu

4) Objek pembicaraannya tidak menentu

5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan

4.4.7. Menurut Ruang Lingkup

Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam,

yaitu:

a. Komunikasi internal

Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam

lingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi

135

internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu

komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi

diagonal

b. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung

antara organisasi dengan masyarakat yang ada di luar

organisasi atau perusahaan. Pelaksanaan komunikasi

eksternal dilakukan dengan cara mengunakan radio, televisi

atau media lain. Komunikasi eksternal ini berupa bakti sosial,

sunatan masal, pengabdian masyarakat, dsb.

Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu:

1) fungsi ke luar, yaitu meinmbulkan kepercayaan

dan bertujuan mendapatkan dukungan dari

masyarakat

2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan

untuk mengetahui sampai dimana keinginan dan

tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang

dilakukan oleh organisasi.

4.4.8. Menurut Arah Informasi

Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi ke atas

yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan

untuk memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan

dapat juga berupa laporan, pendapat atau saran.

b. Komunikasi ke bawah

Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya

atau dari manajemen puncak ke manajemen menengah

kemudian ke manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa

perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas

c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara

pegawai yang mempunyai tugas , wewenang dan tanggung jawab

yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesama

pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru

d. Komunikasi Diagonal

Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat

kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai

wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya,

pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala

bagian keuangan

e. Komunikasi satu arah

Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu

komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari

136

komunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepada

orang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan

reaksi. Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan

penyampaian pesan untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan

oleh komunikan. Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam

suatu birokrasi, baik pemerintah maupun swasta, antara seorang

pejabat yang memiliki wewenang tinggi kepada bawahannya,

komunikasi jenis ini juga dapat berlangsung antara bawahan dan

atasan

Keuntungan komunikasi satu arah:

1. Berlangsung top down, cepat dan efisien

2. Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan kepuasan

tersendiri dari pihak komunikator, karena pihak komunikan tidak

ada kesempatan untuk memberikan reaksi

3. Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerima

berita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau

menilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahan pimpinan.

Kelemahan komunikasi satu arah:

1. Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan penerima

berita dibiarkan dalam keadaaan tidak jelas karena tidak ada

kesempatan untuk bereaksi.

2. Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter

3. Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga

menimbulkan ketegangan.

f. Komunikasi dua arah:

Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogis

yaitu komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimana

komunikator memberikan informasi kepada komunikan.

Komunikan diberikan kesempatan untuk memberikan tanggapan

atau feedback sehingga terdapat saling pengertian antara kedua

belah pihak. Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai

apakah komunikan memperhatikan, mendengarkan, memahami,

menyetujui atau menolak pesan atau informasi yang disampaikan.

Keuntungan komunikasi dua arah :

1. Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas

2. Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan

tepat karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan

3. Kesalahpahaman dapat dihindari

137

4. Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban,

kekeluargaan dan demokratis

Kelemahan komunikasi dua arah:

1. Informasi disampaikan secara lambat, tidak efesien.

2. Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita

(komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator (pimpinan)

yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidak sehat

3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah

yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya

4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga

akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin.

5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit

diukur kebenarannya.

4.4.9. Menurut Jaringan Kerjanya

a. Jaringan kerja rantai

Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau

saluran informasi melalui jaringan/rantai komando, melalui

saluran hierarki organisasi. Dengan demikian dalam

jaringan kerja rantai saluran informasi mengikuti pola

komunikasi formal.

b. Jaringan kerja lingkaran

Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi

melalui saluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan

kerja lingkaran merupakan kebalikan dari jaringan kerja

rantai. Saluran komunikasi lebih singkat atau lebih pendek

c. Jaringan kerja roda/bintang

Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat

pendek. Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu

sentral saja

d. Jaringan saluran total

Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang

dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain, atau

jumlah hubungan yang dilakukan oleh seorang pemmpin

dengan para bawahannya.

Sehubungan daengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan

ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan

computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan

penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi

dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang

membutuhkannya.

138

Dunia perkantoran membutuhkan computer dalam menunjang

pengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudah

waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi

canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis

dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format

yang dapat diinterprestasikian computer melalui wujud baca mesin.

Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup

pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Kurang dapat dimanfaatkannya computer secara maksimal dapat

dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan.

Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan

computer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah :

1. Apakah sudah waktunya menggunakan computer atau penggunaan

computer hanya pemborosan saja ?

2. Menentukan jenis computer apa yang harus dipergunakan sesuai

dengan kebutuhan.

3. Penggandaan atau penggunaan computer, apakah dengan cara :

a. Membeli computer

b. Menyewa computer atau menggunakan jasa suatu pusat data

c. Memakai computer bersama-sama dengan organisasi lain (time

sharing)

Karena computer merupakan alat, sehingga tidak dapat

menggantikan perananan manusia dalam proses pengambilan

keputusan. Supaya computer dapat berfungsi sesuai dengan yang

diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat menggantikan

peranan manusia sebagai mahluk yang dapt berfikir dan dapat

menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan

efesien. Tegasnya, berhasil atau tudaknya proses komputerisasi, akan

sangat tergantung manusia yang merupakan unsur terpenting dalam

seriap organisasi.

139

Bab V

Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang perencanaan kerja yang

mencakup pengertian, proses perencanaan, sumber perencanaan,

macam-macam rencana, dan berbagai hal lain, yaitu seperti

perencanaan; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan yang mencakup

pengertian, syarat-syarat, dan azas-azas efisiensi kerja, serta pemikiran

untuk bekerja efisien; kemudian usaha efisiensi dalam kantor yang

mencakup pemeliharaan, pemakaian barang, upaya penghematan di

segala bidang dan sebagainya. Kemudian adalah tentang kerja sama di

dalam kantor, dengan pimpinan, kolega dan pelanggan.

Kompetensi Inti dari Bab V

1. Mengikuti prosedur

keamanan, keselamatan

dan kesehatan kerja.

2. Bekerja sama dengan

kolega dan pelanggan.

3. Melakukan prosedur

administrasi.

4. Merencanakan dan

melakukan pertemuan.

5. Menggunakan peralatan

kantor.

6. Menghasilkan dokumen

sederhana.

7. Mengikuti aturan kerja

sesuai dengan lingkungan

kerja.

Pengetahuan tentang

perencanaan kerja,

pengertian, proses

perencanaan, macammacam

rencana dsb.;

pengetahuan tentang

efisiensi pekerjaan, syarat

dan azas efisiensi kerja,

pemikiran bekerja efisien,

dan efisieni dalam kantor

menyangkut pemeliharaan,

pemakaian barang dan

upaya penghematan dan

sebagainya; kerja sama di

dalam kantor dengan pimpian

kolega dan pelanggan.

140

Kompetensi dan isi bab

1. Perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk

kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai

dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur

keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja.

2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan

serta efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi

melakukan posedur administrasi sebagaimana mestinya.

3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk

kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan.

4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja

efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi

menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.

5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan pemikiran bekerja

efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen

sederhana. (misalnya notulen dan laporan)

Kata-Kata Kunci

perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran,

keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.

141

Bab V

Perencanaan Kerja, Efesiensi Pekerjaan

Dan

Kerja Sama

5.1 Pengertian Perencanaan Kerja

Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha

atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk

mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan.

Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti masuk akal sehingga

bisa dipertanggung jawabkan. Tujuan yang dimaksud sudah tentu dalam

arti bukan tujuan individual (perorangan) melainkan merupakan tujuan

kolektif (ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) yang secara

tepat dapat dikatakan sebagai tujuan kantor sesuai dengan pembahasan

di dalam buku ini. Perencanaan mengahasilkan rencana sebagai bentuk

kongkritnya.

Jadi, perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan

usaha untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis dan logis,

sampai pekerjaan itu selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan

bersama. Kongkritnya adalah rencana kerja.

Untuk menyusun dan melaksanakan perencanaan atau

perencanaan kerja, harus dilakukan serangkaian kegiatan kongkrit

sebagai berikut :

i. Mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan.

ii. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang

direncanakan.

iii. Menentukan tujuan yang hendak dicapai

iv. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan

pelaksanaan untuk mencapai tujuan.

v. Menentukan fasilitas yang diperlukan.

vi. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan.

vii. Menentukan oleh siap dan berapa lama harus dilaksanakan.

viii. Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya.

Keterangan :

(i) Informasi dan data yang diperlukan adalah informasi dan data yang

akan dipakai untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu.

(ii) Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak

untuk menyusun rencana yang bertujuan tertentu dan sedapat

mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya adalah orang dalam)

(iii) Tujuan yang dimaksud sudah tentu merupakan tujuan kantor yang

harus bermuara pada keberhasilan atau kemajuan kantor.

142

(iv) Sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan

agar supaya tujuan kantor bisa tercapai.

(v) Fasilitas yang dimaksud adalah fasilitas atau sarana pendukung yang

dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

(vi) Waktu dan tempat pelaksanaan rencana.

(vii) Orang dan jangka waktu pelaksanaan.

(viii) Alasan apa dan bagaimana caranya untuk melaksanakan rencana

Contoh :

Ada pabrik sepatu ingin merencanakan memproduksi sepatu anak yang

diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang.

Untuk menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian

kegiatan sebagai berikut.

(i) Mengumpulkan informasi dan data dari masyarakat dan pertokoan

tentang sepatu anak yang lagi laku di pasaran .

(ii) Mengumpulkan pemikiran dan ide dari dalam pabrik tentang sepatu

anak yang mau diproduksi.

(iii) Menentukan sepatu anak dengan model dan tipe serta harga

perkiraan tertentu yang diperkirakan bisa laku di pasaran.

(iv) Menentukan apa-apa saja yang harus dilaksanakan misalnya

pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan kerja yang

diperlukan.

(v) Menentukan fasilitas atau sarana pendukung yang diperlukan

misalnya mesin-mesin apa saja yang diperlukan.

(vi) Menentukan perkiraan waktu dan tempat memproduksi sepatu yang

dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang dimiliki lebih dari satu

lokasi)

(vii) Menentukan penanggungjawab proyek dan jangka waktu percobaan

mulai dari produksi sampai masa aktif percobaan pemasaran untuk

dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali.

(viii) Menentukan alasan hendak memproduksi sepatu yang dimaksud

pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana.

Kegiatan

.. Informasi dan data

.. Pemikiran dan ide

.. Tujuan

.. Objek dan urutan

.. Fasilitas

.. Waktu dan tempat

.. Siapa dan jangka waktu

.. Alasan dan Cara

Penyusunan

perencanaan

kerja

melaksanakan

143

5.2 Proses Perencanaan Kerja

Proses perencanaan kerja memerlukan beberapa tahapan kegiatan

sebagai berikut :

(i) Melaksanakan langkah-langkah pendahuluan

a) Meninjau keadaan termasuk kemungkinan.

b) Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyusun rencana.

c) Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha

lain yang berkaitan dalam arti mendukung rencana atau

kebalikannya.

d) Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir

persiapan menyusun seluruh rencana.

(ii) Menyusun rencana

Pada tahap ini seluruh persiapan rencana selesai dibicarakan, lalu

dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang

diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor

yang melaksanakan dan sebagainya.

(iii) Melaksanakan rencana

Pada tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun

dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja kongkrit sesuai dengan

yang tercantum di dalam perencanaan kerja.

(iv) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan

Pada waktu pelaksanaan, pengawasan perlu dilakukan yang

bertujuan :

a) Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang

direncanakan.

b) Mengecek ada tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan.

Jikalau ada, harus buru-buru diambil tindakan perbaikan.

Sebelum itu, perlu dipelajari dulu apakah penyimpangan itu masih

bisa diperbaiki atau tidak, lalu apa yang menjadi penyebab

penyimpangan itu. Sudah tentu perbaikan dilakukan jikalau

disimpulkan masih bisa diperbaiki, sebaliknya jikalau tidak, maka

ada kemungkinan pelaksanaan itu dihentikan.

(v) Mengadakan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan termasuk

pengawan.

Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan

terhadap seluruh perecanaan kerja dimulai dari awal sampai selesai.

Evaluasi ini juga merupakan alat bantu terhadap pengawasan.

Dengan evaluasi yang terus menerus, maka satu perencanaan kerja

dalam pelaksanaannya mestinya tidak sampai gagal, karena usaha

evaluasi dapat dengan cepat mengetahui jikalau terjadi kejanggalan

yang menjurus ke arah kegagalan rencana. Dengan evaluasi,

kejanggalan itu bisa diperbaiki.

144

5.3 Sifat, fungsi dan Sumber Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi utama dari manajemen, maka

perencanaan juga merupakan fungsi utama dari manajer atau pimpinan.

Langkah

pendahuluan

menyusun

rencana kerja

.. Bagaimana keadaan dan memungkinkan

.. Berapa lama waktunya

.. Bagaimana peraturan atau yang lain

.. Pengesahan

Menyusun

rencana

.. Tujuan apa

.. Kegiatan apa yang perlu

.. Pembiayaan berapa

.. Penanggung jawab siapa

.. Pelaksananya bagian kantor apa

.. Waktunya kapan

.. Tempatnya dimana

.. Makan waktu berapa lama

.. Caranya bagaimana

.. Pengawasan bagaimana

.. Evaluasi bagaimana

Melaksanakan

rencana

.. Operasi-operasi kerja konkret sesuai

rencana

Melakukan

pengawasan

.. Apakah pelaksanaan sudah sesuai?

.. Apakah terjadi penyimpangan?

Mengadakan

evaluasi

.. Penilaian, pertimbangan dan

penyimpulan seluruh perencanaan kerja

awal sampai akhir

.. Juga sebagai alat bantu pengawasan

145

Yang paling menentukan dalam perencanaan adalah faktor

manusia, karena perencanaan dibuat, dijalankan, diawasi dan dievaluasi

oleh manusia, sehingga semua itu pun adalah mengenai manusia,

karena faktor manusialah yang menentukan berhasil tidak

perencanaanitu. Oleh karena itu, seseorang pimpinan atau manajer harus

mengetahui sifat dari perencanaan.

Sifat Perencanaan

Perencanaan memiliki sifat sebagai berikut :

(i) Melekat pada fakta atau kenyataan yang ada di depan mata.

(ii) Dapat memperkirakan kejadian-kejadian mendatang yang berasal

dari fakta atau kenyataandi depan mata.

(iii) Mengikuti akal sehat yang ada.

(iv) Dapat berkembang mengikuti situasi dan kondisi yang ada.

(v) Berkesinambungan sehingga semakin lama semakin sempurna.

(vi) Peningkatan atau perbaikan atau penyempurnaan

Keterangan :

a) Perencanaan dibuat justru berdasarkan fakta atau kenyataan atau

kejadian yang ada di depan mata, jadi tidak dibuat-buat begitu

saja, atau dibuat berdasarkan khayalan.

b) Berangkat dari fakta atau khayalan atau kejadian yang ada di

depan mata, dalam perencanaan semestinya dapat diperkirakan

kejadian-kejadian yang akan datang sehingga perencanaan itu

dapat dibuat dengan menyesuaikan diri atau mengatasi kejadiankejadian

mendatang itu.

c) Sudah jelas perencanaan dibuat berdasarkan akal sehat kita,

yang sering disebut orang ‘secara rasional’, jadi bukan dibuat-buat

tanpa ada yang dasar yang bisa dipertanggung jawabkan.

d) Justru perencanaan dibuat berdasarkan fakta atau kenyataan

atau kejadian yang ada sekarang, maka perencanaan itu mesti

dibuat sedemikian rupa sampai dapat dikembangkan sesuai

dengan situasi dan kondisi yang ada dan ada kemungkinan

berubah-ubah.

e) Perencanaan harus dibuat menjadi sesuatu yang bersifat dapat

dilanjutkan di kemudian hari pada tahap yang lain, sudah tentu

dengan tujuan baru yang dibuat berdasarkan tujuan lama dengan

maksud supaya sambung-menyambung.

f) Ada perencanaan dibuat dengan tujuan peningkatan, yaitu tujuan

meningkatkan apa yang sudah ada sekarang misalnya

peningkatan mutu barang.

Ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan perbaikan, yaitu

tujuan memperbaiki sesuatu yang dianggap buruk, sudah tentu

dengan target supaya menjadi baik, dan ada juga perencanaan

dibuat dengan tujuan penyempurnaan, yaitu tujuan membuat

sesuatu yang sudah baik tetapi masih ingin dibuat menjadi lebih

baik lagi.

146

Fungsi Perencanaan :

Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting

adalah sebagai berikut :

(i) Sebagai pedoman kerja

(ii) Sebagai alat koordinasi

(iii) Sebagai alat pengawan kerja

Keterangan :

1. Sebagai pedoman kerja, perencanaan dapat menjadi pegangan

sekaligus petunjuk bagi semua yang diikutsertakan di dalam

perencanaan bagaimana semestinya pekerjaan yang dimaksud di

dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan

yang telah ditentukan.

2. Koordinasi yang dimaksud adalah penguasaan sekaligus pengarahan

oleh atasan kepada bawahan. Perencanaan dapat digunakan oleh

seorang pimpinan sebagai alat untuk mengkoordinasi bawahannya

dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

3. Sebagai alat pengawasan kerja, perencanaan dapat dijadikan

patokan bagi mereka yang ditugasi sebagai pengawas untuk

memeriksa para pekerja yang diikutsertakan apakah mereka semua

bekerja sesuai dengan ketentuan yang digariskan di dalam

perencanaan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

Sumber Perencanaan :

Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti sekretaris

dan manajer kantor, selain dituntut mengetahui sifat dan fungsi

perencanaan, dia juga dituntut mengetahui sumber-sumber perencanaan.

Sifat

perencanaan

.. Menempel pada kenyataan

.. Dapat menduga kejadian mendatang

.. Menurut akal sehat yang ada

.. Tidak dibuat-buat begitu saja

.. Dapat mengikuti situasi dan kondisi

.. Dapat sambung-menyambung

.. Semakin lama semakin sempurna

.. Ada yang peningkatan

.. Ada yang perbaikan

.. Ada yang penyempurnaan

Fungsi

perencanaan

.. Sebagai pedoman kerja

.. Sebagai alat kordinasi

.. Sebagai alat pengawasan

147

Maksudnya adalah titik tolak yang menjadi dasar untuk membuat satu

perencanaan.

Ada beberapa macam sumber perencanaan , antara lain adalah :

(i) Kebijaksanaan dan pengarahan dari pimpinan.

(ii) Kebutuhan yang mendesak untuk mengatasi suatu masalah.

(iii) Hasil evaluasi yang menuntut perbaikan atau penyempurnaan.

(iv) Akibat dari usulan yang diajukan pihak-pihak tertentu yang terkait.

Keterangan :

1. Pimpinan yang dimaksud di sini adalah atasan langsung atau orang

lain yang berwenang. Pimpinan itu mengeluarkan kebijaksanaan yang

menuntut perlu penyusunan satu perencanaan dengan tujuan yang

dijelaskan lebih dulu.

2. Muncul masalah, akibatnya masalah itu perlu diatasi. Untuk

mengatasi masalah tersebut, perlu penyusunan satu perencanaan

yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang menyadari

hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satu

perencanaan.

3. Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan / atau sedang berjalan,

tetapi hasilnya tidak memuaskan, akibatnya keluar kebijaksanaan dari

pihak pimpinan untuk menyusun satu perencanaan baru yang

bertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut atau menyempurnakan

usaha itu.

4. Pihak-pihak tertentu yang dimaksud di sini ada kemungkinan adalah

pihak yang berwenang (pemerintah), atau masyarakat terkait, atau

pegawai kantor sendiri dan sebagainya. Mereka dengan inisiatif

sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu

perencanaan dengan tujuan tertentu.

5.4 Jenis-jenis Rencana

Perencanaan berwujud kongkrit sebagai rencana dan

perencanaan kerja berwujud kongkrit sebagai rencana kerja.

Sumber

perencanaan

.. Kebijakan pimpinan

.. Kebutuhan yang mendesak

.. Melanjutkan dari evaluasi

.. Usulan dari pihak tertentu

148

Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau

kegiatan, wujud kongkritnya yang memuat isi usaha atau kejadian itu

adalah rencana. Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan

usaha untuk melaksanakan pekerjaan, maka wujud kongkrit dari isi

perencanaan mengenai pekerjaan itu adalah rencana kerja.

Dalam perencanaan ada bermacam-macam rencana. Ciri-ciri

rencana itu ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

b) Ruang Lingkup

c) Jangka waktu

d) Materi

e) Administrasi pemerintahan

f) Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah

• Ruang Lingkup

Macam rencana yang ditinjau dari ruang lingkup antara lain adalah

1) Rencana kebijaksanaan

Rencana ini hanya memuat pokok-pokok pikiran mengenai materi

rencana berikut metode pelaksanaannya.

2) Rencana program atau proyek

Rencana ini bersifat lebih nyata, sudah memuat hal-hal kongkrit

mengenai pelaksanaan rencana karena sudah dilengkapi dengan

perhitungan biaya

3) Rencana operasional

Rencana ini merupakan rencana pelaksanaan, memuat kegiatankegiatan

operasional yang nyata berikut sasaran yang mau

dicapai sesuai tujuan rencana.

• Jangka waktu

Ditinjau dari segi jangka waktuada tiga macam rencana :

1) Rencana jangka panjang

Rencana ini membutuhkan waktu yang lama sekali dalam

pelaksanaannya sampai selesai dan biasanya merupakan

rencana mengenai suatu usaha atau suatu masalah yang

berukuran besar.

2) Rencana jangka pendek

Rencana ini biasanya dibuat untuk mengatasi masalah yang

muncul seketika dan bersifat mendesak secepatnya untuk

dilaksanakan.

3) Rencana jangka sedang

Rencana ini merupakan rencana yang bersifat di antara rencana

panjang dan rencan pendek

• Materi

Ditinjau dari segi materi ada bermacam-macam rencana antara lain

adalah

149

1) Rencana finansial

Tentang keuangan

2) Rencana pendidikan

Tentang pendidikan

3) Rencana produksi

Tentang pembuatan barang di dalam satu perusahaan

4) Rencana penjualan

Tentang usaha pemasaran barang oleh satu perusahaan

• Administrasi pemerintahan

Macam rencana ditinjau dari segi administrasi pemerintahan antara

lain adalah ;

1) Rencana nasional

Mencakup seluruh negeri

2) Rencana daerah

Antara lain berukuran propinsi

3) Rencana perkotaan

Mengenai kota-kota

4) Rencana pedesaan

Mengenai desa-desa.

• Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah

Macam rencana ditinjau dari segi kemasyarakatan atau keseluruhan

masalah antara lain adalah ;

1) Rencana umum

Mencakup lapisan masyarakat atau keseluruhan masalah yang

dibicarakan.

2) Rencana khusus

Hanya mengenai sebagian dari masyarakat atau sebagian dari

masalah yang dibicarakan.

Profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi

perlu memiliki pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang

diuraikan di atas. Khususnya profesi manajer kantor yang secara

struktural di dalam kantor merupakan profesi pimpinan, maka pemilikan

pengetahuan tersebut tidak dihindari. Profesi Sekretaris pun karena

berkedudukan sebagai pembantu dekat seorang pimpinan, maka dituntut

juga memiliki pengetahuan itu. Profesi pegawai administrasi meskipun

tidak seketat profei manajer kantor dan sekretaris, tetapi karena

kemungkinan besar terlibat di dalam kegiatan penyusunan rencana,

maka pemiilikan pengetahuan itu menjadi mutlak.

Macam-macam rencana

Dari segi ruang lingkup

Rencana kebijakan

Rencana program atau proyek

Rencana operasional

150

Pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang

diuraikan di atas diperlukan dengan perhitungan kantor tempat kerjanya

adalah kantor pemerintahan maupun kantor swasta secara umum.

Jiks kita mempersempit permasalahan menjadi macam-macam

rencana yang ada di dalam satu kantor perusahaan bisnis sebagai

contoh, maka hasil pembahasan yang menjadi pengetahuan itu adalah

sebagai berikut :

Macam-macam rencana di dalam kantor perusahaan bisnis sebagai

contoh yang ditinjau dari segi.

a) Ruang lingkup

b) Jangka waktu

c) Materi

d) Keseluruhan masalah

• Ruang lingkup

1) Rencana kebijaksanaan

2) Rencana program

3) Rencana operasional

• Jangka waktu

1) Rencana panjang

2) Rencana pendek

Dari segi jangka waktu

Dari segi materi

Dari segi administrasi

pemerintahan

Dari segi kemasyarakatan

/ keseluruhan masalah

Rencana panjang

Rencana pendek

Rencana sedang

Rencana finansial

Rencana pendidikan

Rencana produksi

Rencana penjualan

Rencana nasional

Rencana daerah

Rencana perkotaan

Rencana pedesaan

Rencana umum

Rencana khusus

151

• Materi

Ada banyak macam-macam rencana yang ditemukan, antara lain

adalah :

1) Rencana produksi

2) Rencana penjualan

3) Rencana perekrutan pegawai

4) Rencana peningkatan mutu

5) Rencana pengembangan usaha

6) Rencana perbaikan pabrik

• Keseluruhan masalah

1) Rencana umun

2) Rencana khusus

Dari segi ruang lingkup, rencana kebijaksanaan yang dimaksud

adalah rencana kebijaksanaan perusahaan yang hanya memuat pokokpokok

pemikiran dari pimpinan perusahaan mengenai sesuatu masalah di

dalam perusahaan. Rencana program adalah rencana yang sudah diisi

dengan pemikiran-pemikiran lebih kongkrit mengenai apa yang hendak

dicapai di dalam program dan juga sudah diberi perhitungan

pembiayaannya. Pelaksanaan dari rencana program itu adalah rencana

operasionalnya.

Dari segi jangka waktu, biasanya di perusahaan hanya membuat

rencana yang pendek dalam arti langsung dilaksanakan dan

membuahkan hasil.

Dari segi materi, di dalam perusahaan bisnis ada cukup banyak

rencananya, antara lain adalah rencana produksi tentang pembuatan

barang, rencana penjualan tentang pemasaran barang, rencana

perekrutan pegawai tentang usaha mengambil tenaga kerja sebagai

pegawai, rencana peningkatan mutu usaha tentang usaha meningkatkan

mutu barang produksi, rencana pengembangan usaha tentang upaya

mengembangkan kegiatan usaha perusahaan, rencana perbaikan pabrik

tentang upaya melakukan perbaikan sarana produksi seperti mesinmesin.

Dari segi keseluruhan masalah, ada yang merupakan rencana umum

yang bersifat menyeluruh dan ada yang hanya mengenai sebagian dari

perusahaan saja yang merupakan rencana khusus.

Macam rencana dari

segi materi di dalam

perusahaan bisnis

Rencana produksi

Rencana penjualan

Rencana perekrutan pegawai

Rencana peningkatan mutu

Rencana pengembangan usaha

Rencana perbaikan pabrik

152

5.5 Cara mendapatkan persetujuan rencana

Sebuah rencana yang sudah disusun dengan bersusah payah

perlu mendapatkan persetujuan dari pihak pimpinan kantor atau pihak

lain yang berwenang.Tanpa persetujuan itu, rencana tersebut akan

menjadi mubajir atau percuma, sebab tidak bisa dilaksanakan. Dalam hal

ini diumpamakan gagasan tentang penyusunan rencana berikut

pembuatan rencana itu bukan datang dari pihak pimpinan yang

berwenang, melainkan dari pihak lain yang tidak memiliki wewenang

memutuskan, misalnya adalah manajer kantor dan bawahannya atau

sekretaris perusahaan dan kawan-kawannya. Maka, dalam kasus ini,

pengesahan rencana harus dimintakan kepada pimpinan yang

berwenang supaya rencanaitu dapat dilaksanakan.

Pada waktu rencana bersangkutan hendak dimintakan kepada

pimpinan yang berwenang, maka sebaiknya rencana itu dilengkapi

dengan beberapa sarana pendukung sebagai berikut :

(i) Waktu penyerahan

Rencana diserahkan pada waktu yang tepat, misalnya pada saat

masalah yang dipersoalkan masih belum reda.

(ii) Rekomendasi dari orang penting

Rencana terlebih dahulu dikinsultasikan kepada orang penting yang

punya relasi dengan pimpinan berwenang. Setelah itu meminta

persetujuan sekaligus rekomendasinya kepada pimpinan berwenang.

(iii) Penulisan rencana yang pandai

Rencana yang hendak dimintakan pengesahan itu sebaiknya ditulis

mengikuti ketentuan berikut ini:

a) Bahasa yang mudah dibaca

Kata-kata, tata bahasa maupun gaya bahasanya dipilih yang

mudah-mudah.

b) Tidak banyak uraian panjang, melainkan dilengkapi dengan

gambar, grafik, diagram dan lain-lain yang mudah dibaca.

c) Data yang cukup dan jelas

Rencana dilengkapi dengan data berjumlah cukup dan jelas serta

mudah diperiksa

d) Kesimpulan dan argumentasi tidak rewel.

Kesimpulan dirumuskan secara sederhana, dan argumentasi

(alasan yang diajukan sebagai bukti) dimuat secukupnya saja.

(iv) Pembiayaan yang rasional

Rencana dalam pelaksanaan pasti membutuhkan biaya dan biaya ini

sudah tentu selesai dihitung pada waktu rencana diajukan. Dengan

pengertian ini, jumlah pembiayaan itu sedapat mungkin dikemukakan

secara rasional dan dapat dipertanggungjawabkan.

153

5.6 Efesiensi pekerjaan kantor

Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”.

Secara singkat efesiensi adalah usaha menghemat materi,

tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk

mencapai tujuan tertentu.

Efesiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara

tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling

mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit

tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya.

Di dalam kantor,seorang pegawai yang bekerja efesien pasti

memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin

menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa

meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan

efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti

kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi

malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat

diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang

besar maupun yang kecil.

Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target

yang telah digariskan dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari

itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut agar bekerja dengan efisien

dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara

kolektif.

Cara meminta

persetujuan rencana

Penulisan rencana

yang pandai

Waktu yang tepat

Ada rekomendasi

Penulisan yang pandai

Pembiayaan yang

rasional

Bahasa yang mudah

Dilengkapi gambar,

diagram dll

Data cukup dan jelas

Kesimpulan sederhana

Alas an masuk akal

154

Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor, tidak boleh

punya pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh punya pikiran

bekerja lamban, tidak boleh punya pikiran semaunya, karena semua itu

akan mempengaruhi hasil kerjanya. Seorang pegawai yang hasil kerjanya

jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari pimpinannya, bahkan bisa

diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah. Pegawai

macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki

efisiensi kerja rendah. Efisiensi pekerjaan harus yang tinggi.

Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan

bekerja dengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh

walaupun banyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak

efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan

sedikit banyak saja ia sudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah

yang malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan.

Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien harus terus menerus

dipraktekandan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa

melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor menjadi

berpotensi (memiliki tenaga) besar.

Tujuan dan target

tidak berubah

Paling mudah

mengerjakannya

Paling murah biayanya

Paling sedikit tenaganya

Paling ringan bebannya

Paling singkat waktunya

Biaya jadi murah

Tenaga jadi sedikit

Beban jadi ringan

Waktu jadi singkat

Jarak jadi pendek

Efisiensi pekerjaan

Bekerja dengan efisien

Bekerja tidak efisien

Biaya jadi mahal-boros

Tenaga jadi banyak-cape

Beban jadi berat-payah

Waktu jadi lama-panjang

Jarak jadi panjang-jauh

155

Pengertian efisien

Efisien tidaknya suatu kegiatan kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi

usaha dan segi hasil.

Dari segi usaha : suatu hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau

sedikit.

Dari segi hasil : dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak.

Dengan demikian, sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan

usaha yang kecil diperoleh hasil yang banyak.

Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor

Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar suoaya

sesuatu dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada

beberapa azas yang perlu diterapkan.

Asas-asas yang perlu diterapkan sebagai berikut :

(i) Asas perencanaan

Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bisa

dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat

dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesarbesarnya)

(ii) Asas penghematan

Penyerderhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan

menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan.

(iii) Asas penghematan

Pemakaian biaya, bahan, benda sedapat mungkin diusahakan tidak

berlebihan, cukupkan sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan.

(iv) Asas penghapusan

Pegawai yang efisien Pegawai yang rajin & teladan

Pegawai yang tidak

efisien

Pegawai yang malas & tidak

boleh dicontoh

Usaha kecil Hasil banyak

efisien

156

Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap

kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya hubungan dengan hasil

yang hendak dicapai

(v) Asas penggabungan

Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki

persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau

bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.

Syarat-syarat efisiensi kerja :

Pelaksanaan pekerjaan yang disebut efisiensi kerja ada syarat-syaratnya.

Syarat-syarat itu harus dipenuhi agar supaya efisiensi kerja bisa tercapai.

Syarat-syarat efisiensi kerja adalah :

(1) Pekerjaan yang dikerjakan berguna

Target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan

(2) Dalam pelaksanaan harus ekonomis

Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu,

peralatan, ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepattepatnya.

Tidak terjadi pemborosan.

(3) Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan

Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak

akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan.

(4) Ada pembagian kerja yang jelas

Dengan perhitungan tidak mungkin pekerjaan hanya dikerjakan oleh

seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan.

(5) Wewenang dan tanggung jawab harus sama

Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan

bersangkutan

(6) Prosedur kerja harus praktis

Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan

lancardan tidak sulit.

Pekerjaan yang efisien

Direncanakan lebih dulu

Disederhanakan jika bisa

Dihemat segalanya

Dihapus yang tidak perlu

Digabung jadi satu

157

5.7 efisiensi Dalam Kantor

Secara singkat dapat dikatakan bahwa efisiensi yang dimaksud

adalah upaya penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja.

Semua pegawai yang ada di dalam kantor harus menyadari bahwa

melakukan upaya efisiensi di dalam kantor adalah kewajiban semua

orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari kantor itu, yang

berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga perlu

dipelihara dan dpertahankan sebagaimana mestinya. Seandainya bisa

diupayakan menjadi lebih baik, mengapa tidak dilakukan?

Justru untuk menjawab pertanyaan iyu, efisiensi dalam kantor menjadi

perlu dibicarakan.

Berbicara tentang efesiensi dalam kantor, berarti melakukan

segala upaya penghematan untuk keperluan kantor, yang bertujuan

supaya beban perongkosan yang ditanggung kantor menjadi bisa

berkurang, sehingga kantor bisa tumbuh menjadi sehat. Efisiensi dalam

kantor bisa dilakukan mengenai segala hal mulai dari alat-alat tulis.

Melakukan penghematan tentang alat-alat tulis kantor merupakan

salah satu upaya efisiensi dalam kantor. Misalkan kertas.kertas yang

dipakai untuk naskah konsep mestinya dipakai secara bolak-balik dua

muka. Kalau dipakai hanya satu muka, berarti tidak bekerja dengan

efisien, yang juga berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor.

Bolpen harus dipakai sampai habis, baru dibuang. Pensil harus dipakai

sampai pendek tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata, pemakaian semua

alat tulis, tidak ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor.

Tindakan efisiensi dalam kantor juga mencangkup peralatan

mesin. Mesin-mesin kantor yang sehari-harinya berfungsi sebagai alat

penunjang pekerjaan kantor harus dipelihara dengan baik. Tanpa

mereka, pekerjaan kantor akan macet. Maka, pemeliharaan dan

perawatannya perlu dilakukan secara rutin. Perawatan harus dilakukan

sendiri, kecuali terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan

kemampuan karyawan kantor, baru diserahkan kepada tukang servis dari

luar.

Syarat Efisiensi kerja

Berguna

Ekonomis

Dapat dipertanggungjawabkan

Ada pembagian kerja

Wewenang dan tanggungjawab sama

Prosedur kerja praktis

158

Dalam hal penggandaan, selain mesin foto kopinya perlu dirawat,

kalau melakukan penggandaan pun secukupnya saja, jangan sampai

terjadi penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan.

Selain alat-alat tulis dan perlatan kantor, efisiensi dalam kantor

juga menjangkau barang-barang lain milik kantor baik yang bergerak

maupun tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti tanahdan

bangunan lebih mudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Seperti

bangunan,kalau tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan

sebagainya, lebih mudah untuk dipertahankan. Tetapi, bendabendabergterak

seperti mobil juga tidak luput dari pemeliharaan da

perawatan. Tanpa pemeliharaan dan perawatan, benda-benda

bergerakitu sulit untuk dipertahankan.

Sejumlah kelemahan atau perbuatan yang bisa menimbulkan

pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor,

dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebutkan

antara lain seperti berikut ini :

1) Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi

kerusakan atau kadaluarsa.

Jikalau di pabrik, ada banyak bahan-bahan mentah yang harusterus

menerus diawasi dan dipantau serta diperiksa, sebab kalau sedikit

lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu menjadi rusak

misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya),

khususnya adalah bahan-bahan kimiawi.

2) Kelengahan menangani peralatan produksi

Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa

kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya

minyak pelumasnya apakah masih bagus, rantai penghubungnya

apakah masih kuat, suku cadang kollagernya apakah masih berfungsi

normal, tidak oblak dan sebagainya. Semua ini kalau lengah, bisa

menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu

akan membawa akibat terjadinya pemborosan yang tidak perlu.

3) Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut

Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh karena itu,

pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut in bisa

menyebabkan timbul kerusakan pada alat angkut itu.

4) Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke

tempat asal.

Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang

sehingga tidak dipakai. Barang-barang yang kelebihan ini mestinya

langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan misalnya

gudang, jikalau tidak langsung, ada kemungkinan barang-barang itu

menjadi hilang atau rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan.

5) Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat.

159

Semua alat ada cara pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan

dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara pengoperasian ini tidak ditaati,

bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu.

6) Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan

tujuannya.

Semua barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri.

Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang

memproduksinya, maka jikalau kita memakai barang atau peralatan

itu tidak sesuai dengan tujuan semula, ada kemungkinan akan timbul

kerusakan atau kejadian buruk yang lain.

7) Kerusakan kecil dibiarkan.

Peralatan seperti alat angkut, jikalau dipakai terus, pada suatu saat

pasti akan timbul kerusakan; ada kemungkinan kerusakan itu pasa

mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung

ditangani, sebab jikalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu

bisa berkembang menjadi kerusakan besar bahkan adalah kerusakan

yang fatal sehingga terjadi pemborosan besar.

8) memakai barang berlebihan.

Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya

dipakai dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan.

Misalnya foto kopi. Penggandaan yang dilakukan hanya berjumlah

yang dibutuhkan saja, sebab kalau dilebihkan ada kemungkinan

menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan

adalah suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi

dalam kantor.

9) Kelambatan dalam laporan

Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan bersangkutan semestinya

dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar supaya bisa

diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian

itu.pembuatan dan penyerahan laporan ini jikalau terlambat, maka

akan ada kemungkinan kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi

sehingga banyak merugikan kantor.

Delapan butir uraian diatas hanya merupakan contoh dari yang sudah

terjadi. Selain, sudah tentu masih ada banyak lagi yang belum sempat

dibahas di sini. Pendek kata, semua kejadian buruk itu adalah musuh dari

upaya efisiensi dalam kantor.

Inti dari upaya Efisiensi

Dalam Kantor

Penghematan dalam

segala hal dan segala

bidang di dalam Kantor

160

Penghematan yang dimaksud adalah sudah tentu dalam arti tindakantindakan

ke arah berhemat, tidak memakai barang secara sembarangan.

Di sini ada perbedaan antara pengertian ‘hemat’ dan ‘pelit’. Hemat adalah

moral baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri memakai

barangsecukupnya saja, tetapi ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang

betindak tidak mau berbagi sebagian rejekinya kepada orang lain

Contoh perbuatan tidak efisien pada efisiensi dalam kantor:

5.8 Perencanaan kerja, efisiensi kerja dan pekerjaan kantor

Sebuah kantor atau perusahaan, agar supaya bisa berkembang

secara sehat ke arah tujuan dan target yang telah ditentukan, semua

karyawannya termasuk sekretaris pimpinan, manajer kantor dan pegawai

administrasinya perlu mengetahui dan menyadari misi dan tujuan kantor

yang menjadi tempat kerjanya.

Untuk mencapai tujuan itu, pekerjaan perkantoran yang

kelihatannya tidak berat tidak bisa diremehkan begitu saja, karena

kegiatan perkantoran itulah yang mengatur dan mengawasi seluruh

kegiatan kantor atau perusahaan.

Semua pekerjaan harus dikerjakan dengan perencanaan yang

matang dan sebuah perencanan harus disusun berdasarkan kenyataan

yang ada di depan mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang

sudah digariskan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang, dengan satu

tujuan supaya bisa mencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan

cita-cita kantor.

Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka

rencana kerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin.

Dengan perkataan lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada

pelaksanaan darirencana kerja itu. Dengan cara kerja yang sistematis

seperti itu, tujuan dan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai.

Dengan demikian, perencanaan kerja harus disusun dengan

efisiensi kerja yang memadai untuk mencapai tujuan dan target yang

Perbuatan yang

perlu diperbaiki

untuk Efisiensi

Dalam Kantor

Tidak memperhatikan bahan baku

Tidak memperhatikan peralatan

Pemuatan barang kelebihan

Barang tidak dikembalikan ke tempat asal

Cara pakai yang tidak sesuai

Membiarkan kerusakan kecil

Pemakaian barang berlebihan

Terlambat dalam laporan

161

sudah ditentukan. Semua ini harus bisa terkontrol dengan pekerjaan

kantor yang dilakukan sehari-hari.

Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa

langsung dijadikan sebagai sebuah rencana yang kongkrit. Ide itu harus

dijadikan dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu beru bisa dibuat

menjadi sebuah rencana kerja yang kongkrit.

Perencanan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus

mendapat pengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang.

Sesudah mendapat persetujuan, perencanaan kerja yang mengambil

bentuk kongkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan.

5.9 Kerja sama

Salah satu kompetensi di dalam kurikulum disebutkan: ‘Bekerja

sama dengan kolega dan pelanggan’, berarti selain perencanaan kerja

dan efisiensi pekerjaan, betapa pentingnya ‘bekerja sama’.

Bagi profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai

administrasi, bekerja sama di dalam kantor merupakan suatu usaha dan

upaya yang bersifat mutlak, karena siapapun di dalam kantor itu tidak

mungkin bekerja sendiri untuk mencapai tujuan bersama yang sudah

ditentukan. Bagi ketiga profesi itu, kerja sama di dalam kantor ada tiga

macam,yaitu:

(i)Kerja sama dengan pimpinan.

(ii)Kerja sama dengan kolega.

(iii)Kerja samadengan pelanggan.

(i)Kerja sama dengan pimpinan.

Profesi sekretaris dan pegawai administrasi sudah pasti punya

atasan, dan profesi manajer kantor pun masih ada atasannya. Hubungan

antara sekretaris, pegawai administrasi maupun manajer kantor di dalam

kantor adalah hubungan yang bersifat vertikal struktural. Vertikal dalam

arti hubungan atas-bawah antara atasan dan bawahan; struktural dalam

arti menurut organisasinya. Dengan demikian, kerjasama dengan

pimpinan di dalam kantor harus ditangkap menjadi kepatuhan dan

ketaatan kepada pimpinan atau atasan itu. Jikalau tidak ada aturan kerja

yang tertulis, profesi sekretaris manajer kantor dan pegawai administrasi

harus bekerja mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau

atasannya. Kepatuhan dan ketaatan mengikuti petunjuk dan perintah dari

pimpinan atau atasan itulah yang bernilai bekerja sama dengan pimpinan

atau atasan. Segala penyimpangan dari petunjuk dan perintah pimpinan

atau atasan tidak dibenarkan , tidak diizinkan sampai terjadi mskipun

162

menurut hemat yang bersangkutan barangkali dia lebih benar. Inilah yang

diartikan menjadi hubungan vertikal struktural.

(ii) Kerjasama dengan kolega

(iii)

Seperti yang dijabarkan di dalam kurikulum, salah satu kompetensi

bekerja sama adalah kerja sama dengan kolega di dalam kantor. Kolega

memiliki arti ”rekan kerja sederajat” dalam arti orang yang statusnya di

dalam kantor tidak berada pada garis vertikal struktural. Sudah jelas

rekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuat

untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainya

tujuan bersama.

Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaitu

hubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu, oleh

karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerja

sendiri untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolega

menjadi amat diperlukan.

Kolega ada dua macam:

• kolega satu bagian atau satu bidang.

kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yang

sama atau mengenai bidang kerja yang sama.]

• kolega lain bidang atau lain bidang tapi berkaitan.

Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak

berada di bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang

sama, namun masih berkaitan.

(iv) Kerja sama dengan pelanggan

(v)

Salah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu

kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukan

pelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggeris

yang boleh kita ingat, yaitu ’customer is a king’ (”pelanggan adalah raja”).

Pepatah Inggeris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha atau

dunia bisnis, pelanggan harus di istimewakan, harus diberi prioritas (hak

didahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usaha

yang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisa

tercapai melalui kerja sama yang baik dengan pelanggan itu. Tentang hal

ini, orang Jepang mempraktekkan sebaik-baiknya sehingga sehingga

mereka bisa mencapai kemjuan ekonomi seperti yang bisa kita lihat

saksikan bersama.

Dari sudut pengelolaan, kantor hidup dari para pelanggan, tanpa

pelanggan itu, kantor akan menjadi sulit untuk mempertahankan

kelangsungan hidupnya, yang berarti juga merupakan kelangsungan

hidup dari para pegawainya, karena jikalau kantor mengalami kesusahan,

163

para pegawainya pun akan ikut terbawa dan dalam keadaan yang para

bisa menjadi timbulnya PHK (pemutusan hubungan kerja) yang amat

merugikan para pegawainya.

Dengan demikian, kerjasama dengan para pelanggan sudah bukan

lagi merupakan hal yang suka-tidak suka, tetapi merupakan kewajiban

dari setiap karyawan di dalam kantor itu.

Secara garis besar ada tiga macam pelanggan :

a) Pelanggan perorangan.

Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan

kantor pun secara pribadi.

b) Pelanggan kolektif

Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga

hukum yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang

mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian

secara kelompok atau ramai-ramai.

c) Pelanggan kantoran

Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti

perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga

swasta yang lain.

Kerjasama yang

benar

.. Dengan pimpinan .. Mematuhi/mentaati

.. Dengan kolega .. Bantu membantu

.. Dengan pelanggan .. Memberi servis

Pelanggan ‘ Customer is a king ‘

Pelanggan

Perorangan

Kolektif

Kantoran

164

Bab VI

Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan

sistem kerja yang mencakup pengertiannya, azas-azas, prinsip-prinsip

dan teknik penyusunannya; pengetahuan tentang hubungan kerja atasan

dan bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,

tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti

manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan.

Kompetensi Inti dari Bab VI

1. Bekerj sama dengan

kolega (dan pimpinan

kantor)

2. Menjaga dan melindungi

budaya kerja.

3. Menghasilkan dokumen

sederhana.

4. Mengatur perjalanan

bisnis. (pimpinan dan

kolega)

Pengetahuan tentang tata

kerja, prosedur kerja, sistem

kerja, hubungan kerja

atasan-bawahan, komunikasi

pimpinan dan staf,

pendelegasian wewenang,

tanggung jawab dan

pembagian tugas,

kepemimpinan sebagai inti

manajemen, dan hubungan

antara kepemimpinan dan

kepengikutan serta

pelanggan.

165

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan,

komunikasi pimpinan dan staf, dan hubungan antara

kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi

bekerja sama dengan kolega dan pimpinan kantor.

2. Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem

kerja membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya

kerja.

3. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan,

komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,

tanggung jawab dan pembagian tugas membentuk kompetensi

menghasilkan dokumen sederhana (notulen dan laporan).

4. Pengetahuan tentang kepemimpinan sebagai inti manajemen

dan hubungan antara kepemimpinan sebagai inti manajemen

dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan

membentuk kompetensi mengatur perjalanan bisnis untuk

pimpinan dan kolega.

Kata-Kata Kunci

kerja, tata, prosedur, sistem, azas, prinsip, teknik, hubungan, atasan,

bawahan, komunikasi, pimpinan, staf, manajemen, kepemimpinan,

kepengikutan.

166

BAB VI

Tata kerja, Sistem Kerja, Hubungan kerja

dan

Kepemimpinan

6.1 Pengertian

Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien

mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan

tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan

sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang

harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.

Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang

membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu

pekerjaan.

Tata kerja

Prosedur kerja

Sistem kerja

aturan-aturan kerja

tahapan kerja

pola keseluruhan kerja

167

6.2 Manfaat dan asas-asas

Manfaat dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja:

(i) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan

penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lain-lain ke

dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.

(ii) Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang

bagus, dapat dilakukan pengendalian kerja dengan sebaikbaiknya.

(iii) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan

sebagai pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat.

Manfaatnya adalah:

- menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata;

- pengendalian kerja bisa dilakukan;

- menjadi pedoman kerja.

- Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan

perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit.

- Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat bagus, pengendalian

kerja menjadi bisa dilakukan.

- Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat

dijadikan sebagai pedoman kerja.

Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja:

(i) Harus disusun secara sistematis (teratur).

(ii) Harus diberitahukan kepada semua pihak yang bersangkutan.

(iii) Harus sejalan dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.

(iv) Harus dapat mendorong pelaksanaan pekerjaan menjadi

efisien.

(v) Harus bisa ditinjau dan dievaluasi.

(vi) Harus bisa direvisi untuk disesuaikan dengan keadaan.

Tata kerja

Prosedur kerja

Sistem kerja

pelaksanaan kerja menjadi kongkrit

Pengendalian kerja menjadi memungkinkan

Menjadi pedoman kerja

168

(i) Sistematis dalam arti segalanya tersusun dengan teratur dan

rapi.

(ii) Semua pihak dan semua orang yang dimaksud harus

diberitahu sehingga menjadi tahu dan memahami.

(iii) Harus dibuat sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah ada

dan digariskan oleh pimpinan.

(iv) Harus dibuat menjadi sesuatu yang dapat mendorong

pelaksanaan kerja menjadi efisien.

(v) Harus bisa diperiksa, kemudian dinilai, apakah benar-benar

baik atau belum baik.

(vi) Setelah dinilai ternyata masih ada yang kurang, harus bisa

diperbaiki menjadi sesuatu yang lebih baik dan cocok.

6.3 Pengaturan pokok

Pada umumnya pengaturan pokok untuk tata kerja, prosedur kerja

dan system kerja di dalam organisasi adalah sebagai berikut.

(i) Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam

tempat kerja masing-masing.

Dalam bentuk kongkritnya adalah pemberian petunjuk,

perintah dan instruksi kepada bawahan masing-masing yang

bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan system kerja

yang sedang dilaksanakan.

(ii) Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan

masing-masing.

Laporan itu sudah tentu mengenai pelaksanaan kerja beserta

hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja

dan system kerja yang sedang dilaksanakan.

(iii) Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan.

Laporan yang masuk wajib dipelajari oleh setiap pimpinan,

kemudian dijadikan bahan pertimbangan untuk pengambilan

keputusan berikutnya.

(iv) Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau

lembaga yang berkaitan.

Azas penyusunan

Sistematis

Semua pihak tahu

Sejalan dengan kebijaksanaan

Mendorong efisiensi pelaksanaan

Bisa dievaluasi

Bisa direvisi

169

Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada

semua bagian dan/atau lembaga lain yang mempunyai

hubungan kerja.

Pengaturan pokoknya amat sederhana, hanya antara atasan dan

bawahan.

6.4 Prinsip-prinsip dan cara penyusunan

Cara-cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja

mestinya mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut.

(i) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun

dengan memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang

tersedia.

(ii) Tata kerja, prosedur kerja system kerja harus disusun dengan

memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.

(iii) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun

dengan memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan.

(iv) Tujuan pokok organisasi, susunan organisasi, dan klasifikasi

jabatan harus dijelaskan terlebih dahulu.

(v) Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu

dengan tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat

erat dan berkesinambungan.

(vi) Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata.

(vii) Perlu ditetapkan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja

yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang

bersangkutan.

(viii) Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus

selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

(ix) Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja,

prosedur kerja dan system kerja yang dimaksud

Wajib mengkoordinasi

Wajib mempelajari laporan

Wajib memanfaatkan laporan

Atasan

Bawahan

Wajib membuat laporan

Wajib menyampaikan tembusan

170

Prinsip-prinsip pada cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan

system kerja:

6.5 Hubungan kerja dan kepemimpinan

Manajemen perkantoran adalah usaha memanfaatkan manusia

yang bekerja di dalam kantor sebaik-baiknya termasuk pembinaan. Yang

memanfaatkan dan melakukan pembinaan adalah pemimpin kantor.

Berarti kepemimpinan ikut menentukan keberhasilan satu kantor.

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk

mengarahkan orang lain sampai orang itu bersedia mengikuti apa yang

diarahkan dengan kesadaran penuh. Pimpinan yang efektif adalah

seorang yang memiliki kemampuan tersebut.

Seseorang yang memiliki bakat kepemimpinan akan dengan

mudah melakukan tindakan-tindakan kepemimpinan seperti memberikan

perintah, memberikan teguran, memberikan anjuran, memberikan

pengertian, menanamkan rasa disiplin di kalangan bawahan,

memperkuat identitas kelompok yang dipimpin, membasmi berita yang

tidak benar dan sebagainya.

Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban

mengarahkan orang-orang yang di bawahnya agar mereka tetap

melaksanakan tugas dengan baik, untuk mencapai tujuan organisasi

secara sadar. Berarti keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh

efektifitas kepemimpinan dari pimpinan kantor. Maka dari itu,

kepempimpinan dapat dikatakan menjadi inti dari manajemen

perkantoran.

Memperhatikan tujuan, biaya, waktu yang tersedia

Memperhatikan fasilitas, bahan yang tersedia

Memperhatikan sifat dari pekerjaan

Tujuan organisasi dll harus dijelaskan

Pentahapan harus berkesinambungan

Setiap tahap adalah kerja nyata

Kecakapan dan ketrampilan perlu ditetapkan

Perkembangan teknologi perlu diterapkan

Harus punya buku pedoman

171

Ada 8 ciri kepempimpinan menurut seorang akhli, yaitu:

(i) Kesehatan yang baik dan ketahanan fisik.

(ii) Memahami tugas pokok dan tujuan bersama serta percaya

diri.

(iii) Memiliki perhatian kepada orang lain terutama bawahan dan

ramah tamah.

(iv) Memiliki inteligansi yang baik, yaitu pengetahuan umum yang

baik dan kemampuan yang siap dan cepat untuk memahami

informasi yang masuk.

(v) Memahami kewajiban moral dan jujur, punya kemauan untuk

menjadikan pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama dan

punya kharisma sampai bisa menimbulkan rasa hormat dari

orang lain.

(vi) Punya kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima

keputusannya.

(vii) Bersikap kritis, dan punya kemampuan untuk melihat

kelebihan dan kekurangan dari bawahannya sehingga dia bisa

memanfaatkan bawahannya itu secara maksimal.

(viii) Punya perhatian penuh kepada kegiatan bersama dan mampu

mempertahankan kelompoknya terhadap serangan dari luar.

Setiap pemimpin dituntut memiliki dua macam ketrampilan

sebagai berikut:

(a) Ketrampilan teknik.

(b) Ketrampilan manajemen.

dan ketrampilan di bidang teknik tertentu misalnya bidang elektro

arus lemah.

(d) Yang dimaksud dengan ketrampilan manajemen adalah

pengetahuan dan ketrampilan dalam pengelolaan organisasi atau

kantor. Berarti intinya adalah masalah pengendalian dan

pemanfaatan orang yang ada di dalam organisasi atau kantor.

Pada umumnya, semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam

organisasi atau kantor, semakin kurang ketrampilan teknik yang

diperlukan. Berarti semakin banyak ketrampilan manajemen yang dituntut

kepadanya, yang juga berarti dia harus semakin pintar dan tangkas

dalam mengendalikan bawahannya.

Selain itu, seorang pemimpin organisasi atau kantor termasuk

manajer kantor masih dituntut memiliki pengetahuan tentang organisasi

atau kantor yang dipimpinnya.

172

Pengetahuan tentang kantor itu meliputi hal-hal sebagai berikut:

(i) Sejarah kantor beserta pimpinannya.

(ii) Masalah-masalah yang dihadapi kantor.

(iii) Tujuan kantor.

(iv) Kebijaksanaan kantor.

(v) Susunan organisasi kantor.

(vi) Kekuatan dan kelemahan kantor.

(vii) Posisinya di dalam kantor.

Dengan demikian, setiap manajer kantor atau pimpinan kantor

yang lain misalnya sekretaris yang diserahi tanggungjawab sebagai

pimpinan kantor, secara keseluruhan dituntut memiliki empat macam

pengetahuan dan ketrampilan sebagai berikut.

(i) Memahami dan mampu melakukan fungsi-fungsi manajemen.

(ii) Memahami dan mampu memanfaatkan perilaku dan watak

orang-orang bewahannya untuk mencapai tujuandan target

kantor.

(iii) Memiliki pengetahuan dan ketrampilan bidang teknik tertentu.

(iv) Memiliki pengetahuan tentang kantornya.

(v) Berarti dia harus bisa mengendalikan dan memakai orangorang

bawahannya untuk bekerja secara tepat demi

pencapaian tujuan kantor.

(vi) Sejalan dengan butir satu, dia harus bisa memahami dan

memanfaatkan bawahannya dengan berbagai watak dan

perilaku yang berbeda.

(vii) Dia juga dituntut paling sedikit memiliki pengetahuan tertentu

di bidang teknik yang ada kaitan dengan pekerjaan kantornya.

Jikalau bisa, dia termasuk harus trampil.

(viii) Dia juga dituntut tahu tentang hal-hal kantornya sebanyak

tujuh butir seperti yang dijabarkan di atas.

Empat macam pengetahuan dan ketrampilan manajer/pemimpin kantor:

Manajer/pemimpin

kantor

Mampu menjalankan manajemen

Bisa memanfaatkan bawahan

Punya pengetahuan teknik tertentu

Tahu hal-hal tentang kantornya

173

6.6 Kepemimpinan dan kepengikutan

Seorang pemimpin kantor yang diangkat secara resmi memiliki

wewenang formal. Tetapi, kalau cuma wewenang formal ini masih belum

cukup. Dia pun harus memiliki bakat kemampuan pribadi perorangan

untuk mengendalikan bawahannya, sehingga bawahannya memiliki sifatsifat

kepengikutan terhadap dia sebagai atasan (yaitu tunduk dan mau

menurut kepadanya). Pemimpin kantor yang memiliki kemampuan

dimaksud akan mendapat pengakuan dari bawahannya sebagai

pemimpin, sehingga bawahan itu dengan sepenuh hati mau menerima

perintah, petunjuk, pengarahan dan sebagainya. Secara formal sang

anak buah merasa bawahan sekaligus dalam hati mereka merasa

sebagai pengikut.

Bawahan yang tidak serasi dengan pimpinannya akan

mengakibatkan kepemimpinan itu menjadi kurang efektif karena dalam

hati para bawahan tidak ada perasaan sebagai pengikut.

Menurut akhlinya, ada beberapa hal yang bisa menyebabkan

seseorang mau dan bersedia menjadi pengikut, yaitu hal-hal sebagai

berikut. Antara lain adalah naluri sejak lahir; agama dan hati nurani;

tradisi dan adapt; peraturan hokum; dan pikiran sehat. Sejak lahir

manusia sudah mau mengikuti orang tuanya. Kepercayaan agama

menyebabkan orang menjadi mau mengikuti apa yang dipercayainya.

Ada juga karena adat, orang menjadi mau mengikuti apa yang disebutkan

di dalam adapt. Ada lagi karena hokum yang berlaku menyebabkan mau

mengikuti. Terakhir karena pikiran yang sehat menyebabkan orang bisa

menentukan mana yang benar dan mana yang salah, mana yang baik

dan mana yang buruk, mana yang untung dan mana yang rugi. Dalam hal

ini, orang akan mengikuti yang benar, baik dan menguntungkan.

6.7 Hubungan atasan dan bawahan

6.7.1 Hanya ada satu atasan

Di dalam kantor atau organisasi, hanya boleh ada atasan yang

memberi perintah. Atasan atau pimpinan di sini adalah orang yang

berkedudukan sebagai pimpinan langsung, dari seorang anggota yang

akan menerima perintah atau instruksi dan kepada siapa bawahan itu

harus bertanggungjawab.

Dalam keadaan yang mendesak, ada kemungkinan atasan dari

seorang atasan langsung (misalnya kepala bagian dari kepala seksi)

memberi perintah kepada seorang bawahan. Dalam hal ini, bawahan itu

menerima perintah itu sama dengan perintah dari atasan langsungnya.

Akan tetapi, dalam kondisi ini, ada dua langkah tambahan yang perlu

ditempuh oleh pihak atasan maupun bawahan.

174

Dua langkah itu adalah:

(a) Atasan yang memberi perintah (misalnya kepala bagian) harus

segera memberitahukan kepada atasan langsung (misalnya kepala

seksi) dari bawahan yang menerima perintah, bahwa dia telah

memberi perintah kepada bawahannya bernama Ali. Lalu, atasan

yang memberi perintah harus menjelaskan alas an mengapa ia

memberi perintah secara langsung. Dalam hal ini, sama sekali tidak

boleh ada faktor pribadi yang melatar belakangi pemberian perintah

tersebut.

(b) Bawahan yang menerima perintah harus segera melaporkan

kepada atasan langsungnya tentang perintah yang diterima dan

tindakan atau langkah atau usaha yang dilakukannya berkenaan

dengan perintah tersebut.

Dengan dua langkah tambahan itu, maka sekalipun terjadi

pemberian perintah yang bukan berasal dari atasan langsung, tidak akan

terjadi kekacauan pada garis koordinasi di dalam kantor. Singkatnya

atasan dari seseorang bawahan benar-benar harus satu, sama dengan

dalam ketentaraan bahwa komandan pemberi perintah hanya boleh ada

satu.

6.7.2 Pendelegasian wewenang dan tanggungjawab

Pendelegasian wewenang artinya adalah “penurunan wewenang

atau pemindahan wewenang dari yang satu kepada yang lain menurut

garis koordinasi yang ada”.

Di dalam kantor ada kalanya terjadi pendelegasian wewenang

dari yang atas kepada pihak tertentu yang di bawah. Pendelegasian

wewenang ini harus dilakukan sepraktis mungkin dan wewenang

didelegasikan oleh pimpinan yang lebih tinggi kepada pimpinan yang

lebih rendah, sehingga pihak yang mendapat pendelegasian wewenang

itu dapat bertindak secara lebih efisien tanpa perlu selalu minta petunjuk

kepada atasan dalam pelaksanaan kerjanya.

Dalam hal pendelegasian wewenang, harus ada keseimbangan

antara wewenang dan tanggungjawab. Bila terjadi kasus wewenang lebih

besar daripada tanggungjawabnya, maka ada kemungkinan terjadi

penyalahgunaan wewenang itu yang merugikan kantor. Sebaliknya bila

terjadi tanggungjawab yang lebih besar daripada wewenangnya, maka

dalam pelaksanaan pekerjaan, kemungkinan akan timbul kemacetankemacetan.

Oleh karena itu, pertama-tama semua pihak harus

memahami terlebih dahulu apa yang disebut dengan ‘wewenang’ dan

‘tanggungjawab’ di sini.

Wewenang adalah hak seseorang untuk menyuruh atau

melarang orang lain dalam menggunakan sesuatu alat yang lain.

175

Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melakukan tugas serta

menggunakan suatu alat atau yang lain yang telah dipercayakan

kepadanya, atau memikul suatu beban akibat dari pelaksanaan suatu

tugas atau pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.

Dalam hubungan antara wewenang dan tanggungjawab, hanya

pimpinan yang bertanggungjawab terhadap segala yang terjadi di dalam

kantornya. Dalam manajemen perkantoran, pimpinan adalah orang yang

bertanggungjawab terhadap berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan

kantor. Oleh karena itu, pimpinan boleh mendelegasikan wewenangnya,

bahkan mungkin memang perlu mendelegasikan wewenangnya agar

supaya pencapaian tujuan kantor bisa lebih mudah, tetapi dia sama

sekali tidak boleh mendelegasikan tanggungjawabnya.

6.7.3 Pembagian tugas

Dalam setiap kantor yang besar, pada dasarnya terdapat tiga

kelompok tenaga kerja,yaitu:

(a) Kelompok pimpinan

Kelompok ini bertugas mengendalikan semua kegiatan kantor dan

mengkoordinasikan semua perkerjaan dan kegiatan bawahan.

(b) Kelompok pembantu pimpinan

Kelompok ini merupakan pembantu pimpinan yang bertugas

memberikan saran dan pertimbangan pelaksana.

Kelompok ini adalah unsur tenaga kerja yang operasional sehingga

setiap kegiatannya berhubungan langsung dengan pencapaian

tujuan.

Dengan demikian, pembagian pekerjaan atau pembagian tugas

secara jelas dan tegas dilakukan sehingga tidak seorangpun di dalam

kantor yang tidak mempunyai pekerjaan atau tugas. Atau, bentrokan

pekerjaan atau tugas, bisa juga tumpang tindih pekerjaan atau tugas

menjadi bisa dihindari.

Profesi manajer kantor berada pada kelompok (a) atau (b), dan

profesi sekretaris pada umumnya masuk ke dalam kelompok (b), tetapi

ada juga sekretaris yang masuk ke dalam kelompok (a). profesi pegawai

administrasi sudah jelas masuk dalam kelompok (c).

176

Bab VII

Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang pengamatan, keselamatan,

dan kesehatan kerja, mencakupi kecelakaan kerja, kebersihan air minum

dan makanan ransum yang disediakan oleh kantor; ventilasi dan

pendinginan udara untuk kerja.

Kompetensi Inti dari Bab VII

1. Mengikuti prosedur

keamanan, dan

keselamatan kerja.

2. Menggunakan peralatan

kantor.

Pengetahuan tentang

pengamanan keselamatan,

dan kesehatan kerja;

peralatan ventilasi dan

pendinginan udara untuk

ruang kerja.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang pengamanan dan kesehatan kerja

membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti prosedur

kemanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.

2. Pengetahuan dan keterampilan tentang peralatan ventilasi dan

pendinginan udara untuk ruang kerja membentuk kompetensi

menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.

Kata-Kata Kunci

pengamanan, keamanan, keselamatan, kesehatan, kecelakaan,

kebersihan, ventilasi, pendingin udara.

177

BAB VII

Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja

7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Keselamatan dan kesehatan kerja perlu diperhatikan dalam

lingkungan kerja , karena kesehatan merupakan keadaan atau situasi

sehat seseorang baik jasmani maupun rohani sedangkan keselamatan

kerja suatu keadaan dimana para pekerja terjamin keselamatann pada

saat bekerja baik itu dalam menggunakan mesin, pesawat, alat kerja,

proses pengolahan juga tempat kerja dan lingkungannya juga terjamin

Apabila para pekerja dalam kondisi sehat jasmani maupun rohani

dan didukung oleh sarana dan prasarana yang terjamin keselamatannya

maka produktivitas kerja akan dapat ditingkatkan.

7.1.1. Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan

mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan

tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan

Istilah kesehatan mencakup kedua istilah, yaitu resiko

keselamatan dan resiko kesehatan. Keselamatan kerja menunjukan

kondisi yang aman atau selamat dari resiko penderitaan, kerusakan atau

kerugian di tempat kerja. Resiko keselamatan merupakan aspek-aspek

dari lingkungan kerja yang dapat menyebabkan kebakaran, ketakutan

aliran listrik, terpotong, lluka memar, keseleo dan lain sebagainya. Semua

itu sering dihubungkan dengan perlengkapan perusahaan atau

lingkungan fisik dan mencakup tugas-tugas kerja yang membutuhkan

pemeliharaan dan latihan.

Sasaran utama keselamatan kerja adalah tempat kerja.

Tujuan keselamatan kerja adalah :

1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam

melakukan pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan

meningkatkan produksi serta produktifitas nasional.

2. Menjamin keselamatan setiap orang yang berada di tempat kerja.

3. Sumber produksi dipelihara dan dipergunakan secara aman dan

efesien.

Syarat-syarat keselamatan kerja adalah :

1. Mencegah dan mengurangi kecelakan

2. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran

178

3. Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan

4. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri dari wasktu

kebakaran

5. memberikan pertolongan pada kecelakaan

6. Memberi alat-alat perlindungan dari pada para pekerja.

Kesehatan kerja adalah Suatu keadaan para pekerja/masyarakat

pekerja dimana kondisi jasmani dan rohani dalam keadaan bebas dari

berbagai macam penyakit yang diakibatkan oleh berbagai macam faktor

pekerjaan dan lingkungan kerja.

Masalah kesehatan adalah suatu masalah yang kompleks, yang

saling berkaitan dengan masalah-masalah lain di luar kesehatan itu

sendiri. Banyak factor yang mempengaruhi kesehatan, baik kesehatan

individu maupun kesehatan masyarakat, antara lain : Keturunan,

lingkungan, prilaku, dan pelayanan kesehatan. Keempat factor tersebut

saling berpengaruh satu sama lainnya, bilamana keempat factor tersebut

secara bersama-sama mempunyai kondisi yang optimal, maka status

kesehatan akan tercapai secara optimal.

Dalam dunia industri, kesehatan juga sangat berpengaruh sekali

terhadap pencapaian tujuan/hasil. Karena hasil kerja seseorang akan

ditentukan oleh kondisi kesehatan tiap-tiap individu (masyarakta) itu

sendiri. Kesehatan kerja adalah merupakan aplikasi kesehatan

masyarakat di dalam suatu tempat kerja (perusahaan, pabrik, kantor dan

sebagainya) dan menjadi pasien dari kesehatan kerja ialah masyarakat

pekerja dan masyarakat sekitar perusahaan tersebut. Ciri pokok dalam

kesehatan kerja adalah upaya preventif dan promotif.

Pedoman dalam kesehatan kerja adalah “Penyakit dan

kecelakaan akibat kerja dapat dicegah”. Maka upaya pokok kesehatan

kerja ialah pencegahan kecelakaan akibat kerja. Kesehatan kerja juga

mengupayakan agar perusahaan tersebut dapat mencegah timbulnya

penyakit yang diakibatkan oleh limbah atau produksi perusahaan

tersebut. Upaya promotif berpedoman dengan meningkatkan kesehatan

pekerja akan meningkatkan juga produktivitas kerja.

Hakekat kesehatan kerja menjadi dua hal, yaitu :

1. Sebagai alat untuk mencegah derajat kesehatan, derajat kerja

setinggi-tingginya ( tenaga kerja disini mencakup : buruh,

karyawan, petani, nelayan, pekerja sector nonformal, pegawai

negeri dan sebagainya.

2. Alat untuk meningkatkan produksi yang berlandaskan kepada

peningkatan efesiensi dan produktifitas.

179

Tujuan dari kesehatan kerja adalah:

1. Agar para pekerja/masyarakat pekerja memperoleh derajat

kesehataan setinggi tingginya, baik fisik maupun mental, baik

idividual maupun social dengan usaha-usaha preventif dan

kuratif terhadap penyakit-penyakit / ganguan-ganguan kesehatan

yang diakibatkan oleh faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan

kerja serta terhadap penyakit umum.

2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan dan gizi tenaga kerja

3. perawatan dan mempertinggi efesiensi dan produktifitas tenaga

kerja

4. Pemberantasan kelelahan kerja dan meningkatkan kegairahan

serta kenikmatan kerja

5. Perlindungan masyarakat luas dari bahaya-bahaya yang

mungkin ditimbulkan oleh produk-produk perusahaan.

Dalam hubungan kondisi-kondisi dan situasi di Indonesia,

keselamatan kerja dinilai sebagai sarana utama untuk mencegah

kecelakaan, cacat dan kematian sebagai akibat kerja. Keselamatan kerja

yang baik merupakan pintu gerbang bagi keamanan tenaga kerja.

Untuk memperoleh kesehatan yang baik, usaha-usaha yang harus

diperhatikan adalah :

1. Pekerja yang pekerjaannya menhadapi bahaya harus diperiksa

kesehatannya setiap 6 bulan sampai 1 tahun sekali.

2. Alat-alat harus diperiksa tiap-tiap minggu atau bulan untuk menilai

bahaya-bahaya yang mungkin timbul (antara lain harus dilakukan

pengambilan sample udara dan juga pemeriksaannya di

laboratorium).

3. Pemeriksaan kesehatan sebelum kerja untuk mengetahui

kemungkinkan sakit pernapasan menahun, ginjal dn sebagainya.

Kondisi-konsdisi kesehatan yang menyebabkan rendahnya produktivitas

kerja antara lain adalah sebagai berikut :

1. Penyakit umum, penyakit yang paling banyak adalah penyakit

infeksi, penyakit endemic (cacar, kolera) dan penyakit parasit

(disebabkan karena cacing), penyakit alat pernapasan seperti flu

dan bronchitis.

2. Penyakit akibat kerja, penyakit seperti keracunan bahan kimia,

gangguan mental psikologis akibat kerja.

3. Keadaan gizi buruk pada buruh, yang dikarenakan penyakit

endemis dan parasit, kurangnya pengertian tentang gizi,

kemampuan pengupahan yang rendah dan beban kerja terlalu

besar.

4. Lingkungan kerja yang kurang membantu untuk produkuktivitas

optimal tenaga kerja, seperti keadaan suhu, kelembaban dan

gerak udara yang memberikan suhu efektif di luar kenikmatan

kerja

180

5. Kesejahteraan tenaga kerja yang kurang baik di karenakan

pengupahan yang rendah

6. Fasilitas yang ada diperusahaan belum memenuhi standar.

Syarat-syarat kesehatan kerja (menurut UU Nomor 1 Tahun 1970)

antara lain adalah sebagai berikut :

1. Mencegah dan mengurangi kebakaran.

2. Mencegah dan mengurang dan memadamkan kebakaran

3. Mencegah dan mengurangi peledakan.

4. Memberikan kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada

waktu kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya

5. Memberi pertolongan pada kecelakaan

6. Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja

7. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja,

baik fisik maupun psikis, keracunan, infeksi dan penularan

8. Memperoleh penerangan yang cukup dan sesuai

9. Menyelenggarakan suhu dan lembaban udara yang baik

10. Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup

11. Memelihara kesehatan dan ketertiban

12. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja,

lingkungan, cara dan proses kerjanya

13. Mengamankan dan memperlancar pengangkutan orang, binatang,

tanaman atau barang

14. Mengamankan dan memeilhara segala jenis bangunan

15. Mengamankan dan memperlancar pekerjaan bongkar muat,

perlakuan dan penyimpanan barang

16. Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya

7.1.2. Kecelakaan Kerja

Kecelakaan kerja adalah suatu kecelakaan yang terjadi pada saat

seseoranag melakukan pekerjaan. Kecelakaan kerja merupakan

peristiwa yang tidak direncanakan yang disebabkan oleh suatu tindakan

yang tidak berhati-hati atau suatu keadaan yang tidak aman atau keduaduanya.

Kecelakaan kerja terjadi pada seseorang karena pegawai

bertindak tidak hati-hati dan sering membuat keadaan yang tidak aman.

Jika seorang pekerja mendapat kecelakaan kerja biasanya kemampuan

untuk mencari nafkah hilang untuk sementara waktu. Kecelakaan kerja

dapat mengakibatkan seseorang menjadi cacat atau luka.

Sebab-sebab yang memungkinkan terjadinya kecelakaan dan gangguan

kesehatan pegawai, diantaranya adalah :

1. Keadaan tempat dilingkungan kerja

a. Ruang kerja yang terlalu padat dan sesak

181

b. Penyusunan dan penyimpanan barang-barang yang

berbahaya kurang diperhatikan keamanannya.

c. Pembuangan kotoran dan limbah yang tidak pada

tempatnya

2. Pengaturan udara

a. Penggantian udara yang tidak baik (ruang kerja yang

kotor, debu dan bau tidak enak).

b. Suhu yang tidak dikondisikan pengaturannya.

3. Pengaturan penerangan

a. Pengaturan dan penggunaan sumber cahaya yang tidak

tepat

b. Ruang kerja yang kurang cahaya, remang-remang.

4. Pemakaian peralatan kerja

a. Pengamanan peralatan kerja yang sudah usang atau

rusak

b. Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa pengaman yang

baik.

5. Kondisi fisik dan mental pegawai

a. Kerusakan alat indra, stamina pegawai yang tidak stabil.

b. Emosi pegawai yang tidak stabil, kepribadian pegawai

yang rapuh, cara berpikir dan kemampuan persepsi yang

lemah, motivasi kerja rendah, sikap pegawai yang

ceroboh, kurang cermat dan kurang pengetahuan dalam

menggunakan fasilitas kerja terutama fasilitas kerja yang

membawa resiko berbahaya

Kecelakaan adalah kejadian yang tak terduga dan tidak diharapkan. Tak

terduga, oleh karena di belakang peristiwa itu tidak terdapat unsur

kesengajaan, lebih-lebih dalam bentuk perencanaan.

Kecelakaan akibat kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan

hubungan kerja pada perusahaan. Hubungan kerja disini dapat berarti,

bahwa kecelakaan terjadi karena oleh pekerjaan atau pada waktu

melaksanakan pekerjaan.

Bahaya pekerjaan adalah factor-faktor dalam hubungan pekerjaan

yang dapat mendatangkan kecelakaan. Bahaya tersebut disebut

potensial, jika factor-faktor tersebut belum mendatangkan kecelakaan.

Jika kecelakaan telah terjadi, maka bahaya tersebut sebgai bahaya

nyata.

Dengan adanya kecelakaan/bahaya akibat kerja dapat

menyebabkan kerugian-kerugian. Ada 5 jenis yang disebabkan oleh

kecelakaan akibat kerja, yaitu :

1. Kerusakan

2. kekacauan organisasi

3. Keluhan dan kesedihan

182

4. kelainnan dan cacat

5. kematian

Kasifikasi kecelakaan akibat kerja menurut Organisasi Perburuan

Internasional tahun 1962, adalah sebagai berikut :

1. Klasifiksi menurut jenis kecelakaan seperti :

a. terjatuh

b. tertimpa benda jatuh

c. tertumbuk atau terkena benda-benda

d. terjepit oleh benda

e. pengaruh suku tinggi

2. Klasifikasi menurut penyebab

a. Mesin, seperti :

1) pembangkit tenaga

2) mesin-mesin penyalur

3) mesin-mesin untuk mengerjakan logam

4) mesin-mesin untuk mengolah kayu

b. Alat angkut dan alat angkat

1) mesin angkat dan peralatannya

2) alat angkutan diatas rel

3) alat angkutan udara

c. Peralatan lain

1) Bejana bertekanan

2) Instalasi pendingin

3) Alat-alat listrik

3. Klasifikasi menurut sifat luka atau kelainan, seperti :

a. patah tulang

b. dislokasi/keseleo

c. rengang otot

d. amputasi

e. luka baker

4. Kecelakaan-kecelakaan diselidiki dengan maksud sebagai berikut:

a. Menentukan siapa yang bertanggungjawab atas kejadian

kecelakaan

b. Mencegah berulangnya peristiwa serupa

7.1.3. Kebersihan

Kebersiahan perusahaan meliputi kebersihan luar dan dalam

gedung. Bagian luar gedung mencakup seluruh area ruangan terbuka di

luar gedung, terutama halaman-halaman dan jalanan. Semenatra bagian

dalam gedung meliputi lantai dinding, atap gedung dan mesin-mesin

183

serta alat-alat untk bekrja, juga gudang-gudang untuk menimbun bahan

baku. Secara rinci, segi-segi kebersihan meliputi sebagai berikut :

1. Persediaan air yang baik sesuai dengan syarat-syarat

kegunaanya, yaitu air minum, untuk mandi, untuk proses produksi

dan air untuk mengalirkan kotoran-kotoran atau sampah-sampah

industri.

2. Keadaan WC (Water Closet) yang baik

3. Pembuangan sampah dan air sampah yang baik

4. Keadaan gedung dan halaman yang tidak menyebabkan

kecelakaan dan ledakan-ledakan

5. Keadaan yang tidak menimbulkan bersarangnya nyamuk dan lalat

Derajat kesehatan yang tinggi tidak cukup hanya dicapai dengan

usaha khusus medis saja, tapi titik berat justru dibidang lain, yaitu

pangan, pakaian dan perumahan. Terutama dalammenjaga

kebersihannya. Oleh karena itulah harus selalu menjaga kebesihan dan

kesehatan seperti dalam pepatah bahwa “ Kebersihat adalah pangkal

pandai”.

Kebersihan meupakan syarat utama bagi pekerja agar tetap sehat

dan dalam pelaksanannya tidak banyak memerlukan biaya, untuk

menjaga kesehatan semua aruangan hendaknya tetap dalam keadaan

bersih. Peneumpukan abu dan kotoran tidak boleh terjadi. Oleh karena itu

semua ruangan kerja, gang dan tangga harus selalu dibersihkan setiap

hari. Karena kototan-kotoran yang menumpuk akan menimbulkan

berbagai penyakit yang akan menggangu kesehatan pribadi kita.

Untuk menjaga kebersihan dalam suatu ruangan/lingkungan

kantor harus selalu disediakan tempat sampah dalam jumlah yang cukup,

bersih dan bebas hama, tidak bocor dan dibersihkan dengan mudah.

Bahkan buangan dan sisa diupayakan disingkirkan di luar jam kerja untuk

menghindari resiko terhadap kesehatan. Ruangan kerja harus bebas dan

bersih dari tikus, serangga dan binatang lainnya. Karena binatang

tersebut merupakan penyebab penyakit. Semua tempat kerja sedapat

mungkin harus dibersihkan dan dituup untuk mencegah datangnya

seranggan dan nyamuk. Terutama apabila ada kaleng-kaleng bekas

harus selalu dibuang untuk mencegah penyakit.

7.1.3.1 Air Minum

Pada semua tempat kerja harus disediakan air bersirh yang

sumber dan cara pengalirannya disahkan oleh instansi yang ditunjuk

untuk mengesahkannya.

Tempat minum harus disediakan untuk pekerja-pekerja menurut

bentuk yang telah ditentukan oleh yang berwenang dalam perbandingan

184

untuk tiap-tiap 100 pekerja. Kalau dipakai wadah air minum, maka wadah

itu harus tertutup rapat dan tidak diperbolehkan memakai gelas yang

sama.

Air minum harus dijaga kebersihannya, air minum yang besih dari

sumber yang sehat secara teratur hendaknya diperiksa dan disediakan

secara Cuma-cum dekat dengan tempat kerja. Air yang bersih

menjadikan kita tetap sehat. Terutama air putih, air yang kotor akan

menyebabkan berbagai macam penyakit.

7.1.3.2. Makanan

Pada saat istirahat para karyawan harus makan siang di

lingkungan pekerjaan, maka harus disediakan ruang makan yang cukup

luas sehingga semua pekerja dapat makan sekaligus atau bergelombang.

Pekerja-pekerja tidak diperbolehkan makan dalam ruangan kerja, sebab

di tempat-tempat itulah biasanya terdapat bahan-bahan beracun atu

bahan-bahan yang dapat membahayakan kesehatan.

Kalau dalam tempat kerja diadakan kantin makan, kantin itu

harus dibuat, dirawat dan dijalankan sesuai dengan peaturan-peaturan

kebersihan. Dapur, tempat makan dan alat-alt untuk keperluan makan

harus bersih dan memenuhi syarat kesehatan. Air minum dan makanan

yang dihidangkan harus bersih dan sehat. Semua pegawai yang

melayani makanan dan minuman harus bebas dari penyakit-penyakit

menular dan keshatannya harus diperiksa pada waktu-waktu tertentu

menurut peraturan Departemen Kesehatan.

Untuk menjaga kebersihan makanan yang kita makan, hal-hal

yang haus diperhatikan, yitu :

1. Biasanya untuk mengkonsumsi makanan yang bersih, bervariasi

dan bernilai gizi tinggi

2. Biasanya makan teratur

3. Makan makanan yang banyak mengandung selulosa atau

sayuran yang berserat tinggi

4. simpanlah makan dengan baik, hindari dari serangga, kotoran dan

binatang pengerat

5. Cusilah tangan sebelum makan

6. Cusilah alat masak atau alat makan serta alat minum sebersih

mungkin

Laksanakan persiapan dan pengolahan makanan dengan baik dan benar

Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan

beberapa hal berikut ini :

1. Lingkungan kerja

a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat

lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya,

sanitasi dan suhu udara).

185

b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan,

pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain)

c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja

terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar

darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik)

d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan

operasi, pengaturan tempat untuk mesin,

e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup,

pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan

kerja).

2. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja

Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja

sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam

keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesinmesin

disel).

3. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan

pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan,

memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan,

mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan

keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja

atau alat yang digunakan

4. Menggunakan alat pelindung

Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk

memai alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah

helm kerja, pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain.

5. Membatasi makanan yang terlalu merangsang bau badan, seperti

bawang merah, bawang putih. Keju, minuman beralkohol dan

daging kambing

7.1.4.Ventilasi dan Pendinginan

Dalam menata ruangan kantor perlu pula memperhatikan

keadaan udara, bagaimana seorang pegawai selalu mendpatkan atau

menghirup udara segar. Yang penting dalam factor udara adalah suhu

udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Udara panas dan lembab

menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang.

Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran hingga kesegaran udara

harus mendapat perhatian, bila tidak orang akan lebih mudah pusing dan

produktivitasnya menurun, karena udara panas membuat orang mudah

mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat.

Menurut Prof Soetarman, bahwa “beban panas” yang berlebihan

dapat menurunkan prestasi kerja”. Untuk itu maka yang paling mendekati

kondisi bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25,6

derajat celcius.

186

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu

diperhatikan hal berikut :

1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air

Conditioning), terutama bagi pekerja yang menhendaki ketelitian,

alat ini merupakan keharusan apabila dikehendaki mutu

pekerjaan yang tinggi.

2. Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini

dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara (ventilasi)

yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula

sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin.

3. Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oelh para

pekerja.

Dengan mengatur udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh

keuntungan-keuntungan di antaranya :

1. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

2. produktivitas kerja yang lebih tinggi

3. kualitas pekerjaan yang lebih baik

4. semangat kerja yang tinggi

5. kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

6. kesan yang lebih baik dari tamu.

Ventilasi yang menyeluruh perlu untuk kesehatan dan rasa

keserasian para pekerja, oleh karenanya merupakan factor yang

mempengaruhi efesiensi kerja. Pengaruh udara panas dan akibatnya

dapat menyebabkan banyak waktu yang hilang karena pegawai tiap kali

pergi keluar akibat keadaan kerja yang tidak nyaman. Dengan adanya AC

(pendingin) akan lebih efesien dalam bekerja.

Suhu efektif atau dengan pendingin udara tergantung dari :

1. Lajunya perbaikan udara

2. suhu udara

3. kelembaban

Ketiga factor dan radiasi memungkinkan untuk menghitung suhu

efektif + ventilasi dapat bersifat alamiah, berupa ventilasi buatan maupun

ventilasi yang merupakan kombinasi. Air condition diadakan untuk

menolak suhu yang ekstrim atau suhu diatas di bawah rata-rata.

Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan, maka udara segar dan

bersih harus disalurkan ke tempat kerja, sehingga terjadi pergantian

udara beberapa kali, tiap jam pergantian udara berkisar antara 6 kali

untuk pegawai sambil duduk dan 10 kali untuk pegawai yang bergerak.

Untuk tiap pegawai yang bekerja disuatu ruangan, sedikitnya harus

mendapat 11,5 m ruang udara. Abu, asap, gas, uap atau kabut yang

timbul dan disebarkan oleh proses industri harus segera disingkirkan dan

jangan dibiarkan menyebar dalam udara di tempat kerja. Karena akan

menimbulkan penyakit, seperti : sesak napas, gangguan pada paru-paru.

187

7.2. Keamanan

Keamanan kerja adalah keadaan atau situasi aman yang

dirasakan oleh seseorang pada saat melakuakan pekerjaan.

7.2.1 Keamanan Kerja

Keadaan yang tidak aman yang dapat menimbulkan kecelakaankecelakaan

dan luka-luka dalam hubungan kerja antara lain :

1. Tidak adanya penjagaan, yang dimaksud adalah tempat-tempat

yang berbahayam seperti jalan-jalan sempit, tanggal-tanggal yang

tidak diberi ril-ril penjagaan, kawat-kawat listrik atau bahan-bahan

peledak yang tidak di lingungi atau dituupi dengan cara tertentu.

2. Penjagaan yang tidak cukup terhadap barang-barang yang

berbahaya

3. Model atau konstruksi yang tidak aman, disini termasuk mesinmesin,

perlengkapan perlengkapan, bangunan-bangunan

perusahaan atau fasilitas-fasilitas yang mempunyai struktur yang

tidak aman karena adanya suatu kesalahan lahan dalam

rancangan atau kstruksi semula

4. aturan yang berbahaya lazimnya dikenal sebagai “pemeliharaan

buruk” dalam jenis keadaan tidak aman, termasuk tempat-tempat

kerja dan lapangan-lapangan kerja yang tidak teratur,

pemasangan mesin-mesin dan fasilitas-fasilitas produksi lainnya

yang tidak tepat.

5. Penerangan yang tidak tepat, penerangan yang tidak cukup,

terlalu banyak penerangan, cahaya yang berwarna salah (cahaya

yang silau atau cara mengatur system penerangan yang

menimbulkan adanya tempat-tempat remang atau terlalu banyak

berbedaan)

6. Penganginan yang tidak aman, kumpulan uap, debu, gas-gas

atau asap, system penganginan yang kapasitasnya tidak sesuai,

tempatnya tidak tepat atau mengaturnya tidak cocok atau

dpergunakannya udara kotor untuk pertukaran hawa, keadaan

panas dan kelembaban yang tidak biasa

7. Pakaian yang tidak aman, disini termasuk sepatu-sepatu tua,

pakaian yang robek/penuh minyak, kacamata pengaman, ikat

pinggang pengaman dan alat-alata pengaman perorangan lainnya

yang tidak tersedia.

Yang harus diperbuat terhadap keadaan yang tidak aman adalah :

1. Menyingkirkan segala bahaya

Bila ada alat pengangkut yang berat terletak pada suatu

panggung kerja dan alat itu mudah jatuh dan melukai seseorang,

maka sebaiknya kita memindahkan alat itu dan meletakkannya di

tempat yang seharusnya.

188

2. Peringatan

Bila tidak mungkin menggunakan alat penjagaan, berilah

peringatan tentang keadaan yang tidak aman itu. Hal ini dapat

dilakukan dengan memberikan tugas kepada seseorang di tempat

yang tidak aman tersebut atau dengan cara menempatkan tanda

bahaya. Alat Bantu yang dapat dipergunakan untuk memberi

peringatan tentang keadaan yang tidak aman, misalnya terompet,

lonceng, peluit, lampu-lampu sinyal, garis bercat, benderabendera

merah atau tanda yang perkataan “bahaya”

3. Anjuran

Kita harus membuat anjuran-anjuran tertentu tentang cara untuk

mengilangkan keadaan-keadaan yang tidak aman itu

Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan

beberapa hal berikut ini :

1. Lingkungan kerja

a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat

lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya,

sanitasi dan suhu udara).

b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan,

pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain)

c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja

terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar

darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik)

d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan

operasi, pengaturan tempat untuk mesin,

e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup,

pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan

kerja).

2. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja

Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja

sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam

keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesinmesin

disel).

3. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan

pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan,

memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan,

mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan

keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja

atau alat yang digunakan

4. Menggunakan alaty pelindung

Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk memai

alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah helm kerja,

pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain.

189

7.2.2.Pencegahan Kebakaran

Kebakaran yang tidak terduga, kemungkinan terjadi di daerah

beriklim panas dan kering, dilingkungan kumuh, bahkan diperkantoran

akibat dari arus pendek. Pencegahan kebakaran merupakan salah satu

masalah untuk semua yang bersangkutan dan perlu dilaksanakan

dengan cepat.

Pencegahan senantiasa lebih baik daripada memadamkan

kebakaran, tetapi harus ditekan pada pentingnya peralatan dan

perlengkapan lainnya untuk pemadaman kebakaran harus dipelihara

dalam keadaan baik. Pihak manajemen dan pengawasan hendaknya

diberitahukan tentang apa yang seharusnya dilakukan pegawai jika timbul

kebakaran.

Kebakaran perusahaan adalah suatu hal yang tidak diinginkan.

Bagi tenaga kerja , karena kebakaran perusahaan penderitaan dan

malpetaka, khususnya terhadap mereka yang tertimpa kecelakaan dan

dapat berakibat kehilangan pekerjaan, sekalipun mereka tidak cedera.

Kebakaran dapat terjadi di luar jam kerja ataupun pada jam kerja.

Kebakaran di luar jam kerja berpengaruh pada social/ekonomi yang

besar.

Bahaya-bahaya kebakaran umum terjadi karena hal-hal sebagai berikut :

1. Merokok

2. Nyala api terbuka.

3. Zat cair yang mudah terbakar

4. Ketatarumahtanggaan yang buruk

5. mesin-mesin yang tidak terawat dan menjadi panas

6. kabel-kabel listrik

Peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan terjadinya kebakaran adalah

sebagai berikut :

1. Nyala api dan bahan-bahan yang pijar

2. penyinaran

3. peledakan uap dan gas

4. peledakan debu atau noktah-noktah cair

5. percikan api

6. terbakar sendiri

7. reaksi kimiawi

Pencegahan dan penanggulangan kebakaran adalah semua tindakan

yang berhubungan dengan pengamatan, pencegahan dan pemadaman

kebakaran dan meliputi pelindungan jiwa dan keselamatan manusia serta

perlindungan harta kekayaan.

Pencegahan kebakaran dan penanggulangan korban kebakaran dari lima

prinsif pokok, yaitu :

190

1. Pencegahan kecelkaan sebagai akibat kecelakaan atau keadaan

panik

2. pembuatan bangunan yang tahan api

3. pengawasan ayng teratur dan berkala

4. Penemuan kebakaran pada tingkat awal dan pemadamannya

5. pengendalian kerusakan untuk membatasi kerusakan sebagai

akibat kebakaran.

Apabila kita mendengar alarm kebakaran berbunyi, maka prosedur

yang harus diambil untuk mengatasi masalah secara umum adalah :

1. Tenangkan diri

2. Ambil alat pemadam kebakaran tersedia, semprotkan kesumber

api

3. bila belum dapat membantu, maka mataikan listrik

4. mintalah orang-orang untuk tidak panik dan secara teratur untuk

menyelamatkan diri dan membantu

5. selamatkan dokumen-dokumen ataupun barang-barang yang

memiliki nilai tinggi

6. laporkan kepada instansi terkait untuk meminta pertolongan

melalui telepon

7. selamatkan diri.

7.2.3. Pencegahan Kecelakaan

Seorang tenaga kerja harus lebih waspada mengapa penting

untuk mencegah kecelakaan. Karena pencegahan kecelakaan sangat

penting dilakukan untuk menjaga keselamatan dan keamanan. Kita harus

belajar bagaimana melakukan pekerjaan dengan selamat,

mengembangkan sejumlah kontrol naluri atas tidakann kita, sehingga

tidak membiarkan diri kita atau orang lain kerugian atau kecelakaan.

Dalam melaksanakan pekerjaan seorang pekerja perlu

mempunyai kesadaran dalam bersikap waspada untuk mencegah

terjadinya kecelakaan. Kesehatan, keselamatan dan Keamanan dalam

bekerja sangat penting sekali bagi para pekerja. Oleh karena itu sebelum

melakukan pekerjaan harus memperhatikan prosedur keselamatan dan

keamanan kerja. Untuk dapat bekerja dengan selamat/aman, maka perlu

diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. perlu adanya pelatihan dalam menggunakan berbagai peralatan

kerja dan cara menggunakannya

2. menggunakan pealatan dan perlengkapan dengan benar

3. mengunakan peralatan pelindung diri

4. dalam bekerja harus selalu memperhatikan apa yang dikerjakan

5. bersikap tenang dan tidak terburu-buru dalam melakukan

pekerjaan

6. menghindari sikap ceroboh

7. gunakan pakaian sesuai dengan jenis pekerjaan

191

Kerja sama pekerja sangat penting dalam pencegahan

pengembangan kondisi tidak aman. Kondisi pekerjaan yang tidak aman

tidak hanya dengan peralatan yang baik, tetapi semua tergantung pada

kerjasama setiap orang dalam tempat kerja yang bersih dan rapi. Anda

harus memperhatikan keselamatan diri. Beberapa hal yang harus

dilakukan untuk menjaga kerja dan wilayah kerja agar selalu aman.

Pikiran beberpa contoh kondisi tidak aman di tempat kerja.

1. lantai licin

2. penerangan buruk

3. tempat kerja kotor dan tidak rapih

4. kerusakan peralatan tangan, dll

Kecelakaan dapat dicegah atau diantisipasi dengan menghapus

kemungkinan penyebabnya. Orang-orang yang bai akan bekerja dengan

orang yang memperhatikan dan menjaga-jaga, hati-hati dan bertanggung

jawab. Berikut ini adalah ahl-hal yang akan membantu seorang pekerja

dalam pelatihan untuk mencegah kecelakaan, diantaranya :

1. membuat kebiasaan secara umum agar seorang bekerja aman

2. mencegah perkembangan kondisi tidak aman

3. laporkan semua kecelakaan atau kerusakan perlengkapan pada

atasan

4. mengetahui apa yang harus dilakukan pada pertolongan pertama

5. memberi tanda atau memasang rintangn untuk menandai wilayah

yang tidak aman

6. jangan menganggu siapa saja yang dalam keadaan sedang

berkonsentrasi pada pekerjaan

7. pakailah perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang

dikerjakan serta memakai perlindungan diri.

Pada prissifnya dasar-dasar keselamatan dan kesehatan kerja

menekankan beberapa hal, yaitu :

a. setiap pekerja berhak memperoleh jaminan atas

keselamatan kerja agar terhindar dari kecelakaan

b. setiap orang ang berada di tempat kerja harus dijamin

keselamatnnya

c. tempat kerja dijamin selalu dalam keadaan aman

Agar dapat bekerja dengan aman, perlu adanya pembinaan kepada

tenaga kerja, pembinaan itu diantaranya adalah :

1. menunjukan dan menjelaskan pada tiap tenaga kerja baru tentang

a. kondisi-kondisi dan bahaya-bahaya serta yang timbul

dalam tenaga kerja

b. semua pengamanan dan alat-alat perlindungan yang

diharuskan dalam tempat kerjanya

c. alat-alat perlindungan diri bagi tenga kerja yang

bersangkutan

d. cara-cara dan sikap yang aman dalam melaksanakan

pekerjaannya.

192

2. Menyelengarakan pembinaan bagi semua tenaga kerja yang

berada di bawah pimpinannya dalam pencegahan kecelakaan,

pemberantasan kebakaran, peningkatan keselamatan dan

kesehatan kerja.

Menurut undang-undang keselamatan kerja, kecelakaan yang terjadi

harus selalu dilaporkan dengan kerentuan sebagai berikut: pengurus

diwajibkan melaporkan tiap kecelakaan yang terjadi dalam tempat kerja

yang dipimpinnya.

Dalam melakukan tugas pekerjaannya tenaga kerja mempunyai hak dan

kewajiban , antara lain :

1. memberikan keterangan yang benar bila diminta oleh pegawai

pengawas dan atau ahli keselamatan kerja

2. memakai alat-alat perlindungan diri yang diwajibkan

3. memenuhi dan mentaati semua syarat-syarat keselamatan dan

kesehatan kerja yang diwajibkan

4. meminta pada pengurus agar dilaksanakan semua syarat

keselamatan dan kesehatan kerja yang diwajibkan

5. menyatakan keberatan bekerja pada pekerjaan yang syarat

keselamatan dan kesehatan kerja serta alat-lat perlindungan diri

yang diwajibkan olehnya tidak sesuai standart.

Pencegahan kecelakaan akibat kerja sangat di perlukan guna

tercapainya keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja pada suatu

perusahaan. Untuk mengetahui prosedur pencegahan agar tujuan K3

dapat tercapai, maka kita perlu memahami prosedur Keselamatan dan

Keamanan yang berlaku di Indonesia

Pencegahan terhadap bahaya kecelakaan ditempat kerja dapat

dilakukan dengan cara :

1. Peraturan perundangan

2. Standarisasi

3. Pengawasan

4. Penelitian bersifat teknik

5. Riset medis

6. Penelitian Psikologis.

7. asuransi.

8. Latihan-latihan

9. penelitiahan secara statistik

Pencegahan kecelakaan harus diusahakan dengan meniadakan

penyebabnya, apakah sebab itu merupakan sebab teknis atau sebab

yang datang dari manusia. Upaya kearah itu terlampau beraneka ragam

untuk dibahas yakni mencakup upaya memenuhi peraturan dan standar

teknis, antara lain meliputi :

1. Pengawasan dan pemeliharaan tingkat tinggi

2. Pemeliharaan hubungan industri yang baik

193

3. perawatan kesehatan dan kesejahteraan.

4. Pendidikan pegawai di unit kerja.

Dalam suatu kantor perlu disediakan tanda bahaya. Tanda bahaya

adalah alat yang dibunyikan/dinyalakan secara otomatis ataupun secara

manual yang digunakan untuk memberikan peringatan kepada orangorang

disekitar tentang akan terjadi bahaya atau terjadi situasi darurat.

Alat ini biasanya berbunyi keras, sehingga menarik perhatian orangorang

yang ada disekitarnya.

Ada beberapa tanda bahaya yang berlaku secara umum, baik di

tempat kerja maupun di tempat umum di antaranya adalah:

1. Alarm kebakaran

2. bunyi sirine ambulance

3. alarm kebocoran gas

4. alrm pencurian

5. suara tembakan peringatan

Sikap pekerja bila mendengar tanda bahaya :

1. tengan jangan panik

2. cepat dan tanggap

3. perduli

4. menghargai pencegahan terjadinya situasi darurat

7.3 Keselamatan dan Keamanan Kerja

Keselamatan dan keamanan kerja harus selalu dijaga dan

dipelihara. Keselamatan dan keamanan perusahaan menjadi tanggung

jawab semua orang yang bekerja di dalam perusahaan.Ada beberpa hal

yang berkaitan dengan upaya peningkatan keselamatan dan keamanan

keja di perusahaan, antara lain adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan yang baik oelh pimpinan

Pimpinan perusahaan harus mampu mengembinasikan produk

maksimum dan biaya minimum dengan tepat sehngga proses

produksi dapat berjalan dengan efektif. Keselamatan dan

keamanan kerja selam pelaksanaan proses produksi harus

mendapat perhatian khusus dan tidak boleh diabaikan

2. Penerapan cara-cara kerja yang aman dan semat oleh para

pekerja

Kebiasaan kerja yang benat harus ditanamankan dalam diri parta

pekerja. Hasl ini dapat dilaksanakan dengan mengadakan

program pelatihan kerja yang tyepat, sehingga pata pekerja tidak

menglami kesulitan pada waktu bekrja

3. Tata rumah tangga yang bai8k

Tata rumah tangga yang baik akan membatu usaha peningkatan

keselamatan dan keamanan kerja

4. Pemasangan pafar pengaman/pelindung terhadap mesin-mesin

yang berbahaya

194

Kondisi tempat kerja yang tenang dan aman akan mempengaruhi

aspek psikologi pata pekerja sehingga para pekerja akan merasa

aman dalam melakukan pekerjaan.

Secara umum, prosedur keamanan dan keselamatan kerja yang ada di

perusajaan adalah sebagai berikut :

1. Peranan pimpinan perusahaan

Pimpinan perusahaan memegang peranan yang besar dalam

usaha menciptakan keselamtan dan keamanan kerja. Seseorang

pemimpin harus mampu membentuk pandangan tentang

pentingnya keselamatan dan keamanan kerja dalam diri para

pekerja. Seorang pemimpin juga tidak boleh memperhatikan sikap

ragu-ragu mengenai perhatian dan keterlibatannya dalam usaha

menciptakan kondisi kerja yang aman dan selamat kepada

pekerja.

2. Peranan pimpinan regu/kelompok

Dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang selamat dan

aman, seorang pemimpin perusahaan tidak bekerja sendirian.

Pimpinan regu/kelompok memegang peranan yang besar dalam

mendukung usaha tersebut. Pimpinan regu/kelompok merupakan

wakil perusahaan yang bertanggung jawab untuk memimpin

sekelompok pekerja agar dapat melaksanakan kerja dengan baik.

Seorang pemimpin regu/kelompok harus mampu memberikan

contoh yang baik mengenai pelaksanaan kerja yang aman dan

selamat. Selain itu, pimpinan regu juga bertanggung jawab untuk

mengawasi para pekerja dalam bekerja untuk memastikan bahwa

para pekerja melaksanakan kerja dengan baik dan sesuai dengan

prosedur. Cara kerja yang benar dan sesuai dengn prosedur akan

membentuk lingkungan kerja yang aman dan selamat.

Daftar Pustaka

Ali A. & Tanzili, 2006, Pedoman Lengkap Menulis Surat, PT Kawan

Pustaka, Depok.

Aviana, 2007, Perbedaan Cara Berkomunikasi Antara Pekerja Jepang

dan Pekerja Indinesia Dalam Penerapan Horenso, tesis S2.

Program Pasca Sarjana Universitas Indonesia.

Billy, Betty K., 2007, Akuntansi, Arya Duta, Depok.

Depdiknas, 2004, Kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

Edisi 2004, Depdiknas, Jakarta.

2004, Standar Kompetensi Nasional Indonesia Bidang

Sekretaris/Administrasi Bisnis, Depdiknas, Jakarta.

Hamdani D. & Sutisna A., 2002, Surat Niaga & Kearsipan, CV.Yrama

Widya, Bandung.

Hendarto H. & Tulusharyono, 2002, Menjadi Sekretaris Profesional,

Penerbit PPM, Jakarta.

Katayama T., 2005,Tegami No Kakikata Jiten (Ensiklopedia

Korespondensi), Daiso, Hiroshima Japan.

Kitamura, Hiroaki dkk, 1997, Joohoo To Hyoogen (Informasi Dan

Ekspresi), Sobunsha Shuppan, Tokyo Japan.

Madiana, Gina, 2004, Pengarsipan Surat Dan Dokumen Kantor,

Cv.Armico, Bandung.

Maruyama, Keisuke dkk, 1999, Writing Business Letters in

Japanese, The Japan Times, Tokyo Japan.

Mulyana, Deddy, 2004, Komunikasi Efektif, PT Remaja Rosdakarya,

Bandung.

Nakamaki H. & Hioki K.,Ed., 1997, Keiei Jinruigaku Koto Hajime

(Antropologi Administrasi), Toho Shuppasn, Osaka Japan. .

Nugroho, Adi, 1996, Penuntun Teknis Surat Menyurat., Penerbit Indah,

Surabaya.

Ooishi, Yutaka, 1998, Komyunikeeshon Kenkyu, (Suatu Penelitian

Tentang Komunikasi), Keio Gijuku Daigaku Shuppankai, Tokyo

Japan.

Puspitasari, Devi, 2007, Menangani penerimaan dan pengiriman

Surat/Dokumen, Arya Duta, Depok.

2007, Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Arya

Duta,Depok.

2007, Bekerja Sama Dengan Kolega dan Pelanggan, Arya

Duta, Depok.

Puspitasari D. & Aulia R., 2007, Berkomunikasi Melalui Telepon, Arya

Duta,Depok.

2007, Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi, Arya

Duta, Depok.

Sato, Rieko, 2006, Sekkyaku No Kihon Ga Omoshiroi Hodo Mi Ni

Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Cara Melayani

Tamu), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.

Sedarmayanti, 2001, Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju,

Bandung.

Sukoco, Badri M., 2002, Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern, Erlangga, Jakarta.

Suma’mur, 1987, Kesehatan Kerja dan Pencegahan Kesehatan, CV. Haji

Mas Agung, Jakarta 1980, Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan

Pekerjaan Surat Menyurat, CV. Armico, Bandung.

Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat, CV.

Armico, Bandung.

Takashi, Ryuzaki, 2002, Giin Hisho (Sekretaris Anggota Parlemen),

PHP Kenkyuujo, Tokyo, Japan.

Tim Administrasi Perkantoran, 2005, Adminstrasi Perkantoran 1 A, PT

Galaxy Puspa Mega, Jakarta.

Tsubosaka, Tatsuya, 2005, Seirisuru Gijutsu Ga Omoshiroi Hodo Mi

Ni Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Teknik

Merapikan Barang), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.

UU no.1 Th 1970, Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

UU no.13 Th 2003, Ketenagakerjaan.

Woworuntu, Tony, 1991, Manajemen Untuk Sekretaris, Gramedia

Pustaka Utama, Jakarta.

Wuryantari, Sri, 2007, Melakukan Proses Administrasi Transaksi,

Arya Duta, Depok.

2007, Melakukan Prosedur Administrasi, Arya Duta, Depok.

2007, Menggunakan Peralatan Kantor, Arya Duta, Depok.

Wuryantari S. & Puspitasari D., 2007, Keamanan, Keselamatan dan

Kesehatan Kerja, Arya Duta, Depok.

Yoshihara, Yasuhiko, 2006, Fairingu No Kihon Ga Omoshiroi Hodo Mi

Ni Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Pengarsipan Dokumen), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.

Pages

About Me

Eky Darmawan

Test Dulu Kecepatan Koneksi Internet Anda Di sini

Digitaluhr

World Clock

Google+ Followers

Follow by Email

Translate

Daily Calendar

Followers

Digital clock

Cari Website Di Sini

Real-time Earth and Moon phase

Torrents Search Engine

Wednesday, February 27, 2013

E-Book (Kesekretarisan)

No comments:

Post a Comment

BBC Breaking News

CNN International

Windows Live Messenger + Facebook

Seasonal Foods

Cheeky Quotes

RadarTasikmalayaTv

Sms Gratis All Operator

Popular Posts

Blogger templates

Blog Archive

Blogger news

Blogroll

About